DESAFIOS Y SOLUCIONES
Una gran parte de las empresas de manufactura de procesos, especialmente empresas de alimentos y bebidas enfrentan la vida útil limitada de sus productos en los estantes. Estas empresas también deben enfrentar el tema estacional de la oferta y la demanda o una demanda incierta cuando depende de la capacidad para almacenar los productos.
Sin embargo, como los productos con una vida útil corta no pueden almacenarse ilimitadamente en los estantes, los stocks no pueden ser muy altos. La manera de resolver el conflicto puede ser refrigerar, pero esto resulta caro, afecta la calidad del producto y es difícil de programar y planificar adecuadamente.
Tomar las decisiones correctas, de cuándo almacenar, en qué etapa de la producción, cuándo, dónde y en qué momento puede impactar enormemente el costo, la cantidad de desperdicios y la satisfacción del cliente. Este artículo investiga la vida útil de los productos en los estantes como afecta la cadena de suministro y la mejor forma de optimizarlo.
Problemática
Analicemos un escenario típico. En caso que el producto haya expirado, y que nada se haya hecho para combatir el efecto del vencimiento, por lo que sigue su curso normal dentro de la cadena de abastecimiento. Sin embargo, ese producto nunca llegará al consumidor.
Los efectos negativos son 3:
1. A medida que avanza el producto dentro de la cadena hay muchos costos involucrados: material prima, empaques, costos de producción, de distribución etc. Y luego el costo de deshacerse del producto vencido. No existirá rentabilidad será una perdida completa.
2. Esto puede causar un faltante, que no puede reemplazarse a tiempo, y de esta manera el cliente no estará satisfecho
3. De cualquier manera, un producto vencido o que se debe reemplazar significa mayores gastos.
En el caso de que el vencimiento del producto sea con una fecha, una de las tácticas más comunes es hacer una promoción o descuento del producto. De esta manera se puede cubrir parte de los gastos. Un impacto negativo de esta táctica es que puede provocar que diminuya la demanda de otros productos.
Otra manera de manejar el vencimiento es congelar el producto, en almacenes refrigerados y distribuirlo en camiones refrigerados. Esto aumenta considerablemente la vida útil y afloja la presión. Para beneficiarse con esta opción, se debe conocer el vencimiento de antemano, mejor antes de que comience la producción, para evitar que el vencimiento se transforme en un problema. El inconveniente de esta práctica es que la calidad del producto decae, y los costos son considerablemente mayores, disminuyendo los márgenes de ganancia. Algunos clientes pueden no aceptar productos que se han refrigerado. Se deben considerar los pros y contras de la refrigeración con cuidado para poder beneficiarse de la misma.
Oportunidades
Existen varias oportunidades de mejorar por medio de un sistema de planeamiento que considere la vida útil de los productos en las góndolas:
AUMENTO DE LA SATISFACCION DEL CLIENTE — gracias a un mejor planeamiento, los productos no se vencen y no hay faltantes de stock.
INVENTARIO REDUCIDO — el vencimiento del producto limita la cantidad de productos en el inventario.
MENOR COSTO DEBIDO AL ALMACENAMIENTO – las medidas de almacenamiento alternativo como los depósitos refrigerados son muchos más caros que el deposito standard, donde también se debe considerar el manejo especial de la cadena del frío. Normalmente estos servicios se tercerizan lo que encarece aún más. Evitar el uso de depósitos alternativos puede ahorrar mucho dinero.
DISMINUCIÓN DE DESHECHOS — se planifica la producción de lo que se venderá dentro de la fecha de vencimiento, entonces los productos no se desechan. Esto evita promociones ineficientes de último momento .
MAYOR PODUCCIÓN — los materiales, la producción, distribución y capacidad de almacenamiento no se desperdician en materiales que se vencerán. Se aprovecha la capacidad para otros productos y se puede producir más con los mismos recursos, y menor cantidad de desperdicios.
AUMENTO DE LA EFICIENCIA — al seguir un plan eficiente con menos esfuerzos y cambios de último momento
PROGRAMACIÓN ESTABLE — si el plan y la programación evitan que ocurra el vencimiento, se mantiene un programa estable sin interrupciones
Complejidades - Dificultades
Es fácil ver la importancia de lo ya comentado, sin embargo no es tan común incorporar aplicaciones tecnológicas para resolver esa gestión, ya que muchas empresas no cuentan con soluciones para la gestión de la vide útil de los productos.
Conociendo la vida útil del producto, se puede calcular el inventario y la producción de acuerdo a la demanda. Considerar esto es una condición fundamental para evitar el vencimiento de los productos, y existen pocos software que consideren estas características.
Existen otros aspectos importantes a tener en cuenta, con respecto a la vida útil de los productos:
• Distintos clientes requieren distinta vida útil en sus góndolas. Algunos prefieren que la fecha de vencimiento sea lo más lejana posible.
• Distintos tipos de almacenamiento afectan la calidad del producto en forma diferente, almacenamiento en un depósito refrigerado prolonga la vida útil. Pero hay que considerar varios ítems: determinar el tiempo máximo de almacenaje, y también cuando se cambia de tipos de almacenamiento también se modifica la vida útil del producto.
• Distintas rutas de distribución tienen distintos tiempos de entrega. Los tiempos de entrega son tanto del transporte (que puede estimarse con precisión) como del inventario (algo volátil y no tan preciso de calcular).
• Los fletes no siempre adhieren a las normas FEFO, el lineamiento más común en cuanto al inventario, cuando se debe considerar la vida útil del producto. FEFO por sus siglas en inglés (FIRST IN FIRST OUT) el primero que ingresa es el primero que sale. Aunque estas normas suelen ser política de la empresa no siempre se respetan. Los transportistas frecuentemente toman el lote que está disponible más cerca en lugar del que expira primero. Esto significa que si se planifica correctamente no vencerían y de esta manera si lo hacen.
Para muchas empresas, las complejidades de la vida útil se resuelven con un buen planeamiento. Una programación con metas semanales y respetar las normas FEFO, no es algo complicado. Los efectos de la programación se deben adaptar a los cambios de último momento debido a imperfecciones en los planes a largo y mediano plazo, que es algo más molesto que complejo. Esto no aplica a empresas del mercado de agricultura, como lácteos, carnes o jugos. Este tipo de empresas tiene materia prima con vida útil mucho más corta que los productos terminados.
Apenas llega la materia prima debe ser procesada, haya o no demanda. Para limitar el riesgo de producir el producto equivocado, los productos terminados se producen pero no se etiqueta y se mantienen en stock especial. Es crucial que la herramienta de programación permita programar el producto correcto en el momento adecuado, considerando las limitaciones de la vida útil de los materiales. Esto es otro factor que se agrega a la situación compleja.
La Solución
La solución se basa en un buen planeamiento de la cadena de suministro, tanto a lo largo como a mediano plazo que tenga en cuenta la vida útil de los productos. Si los planes de producción, distribución e inventario no consideran el vencimiento de los productos, no se estarán teniendo en cuenta las consecuencias económicas. Prevenir los problemas antes que ocurran es mucho más fácil y económico que solucionarlos una vez que ocurren.
Incluso en el caso de que las empresas cuenten con pocos productos y pocos sitios, es casi imposible considerar todas las implicaciones de la vida útil de los productos sin contar con un sistema avanzado de planeamiento. Para empresas grandes este tipo de aplicaciones son una necesidad.
En el caso de empresas que han implementado aplicaciones no diseñadas especialmente pata su mercado y que no incluyen las consideraciones de la vida útil, seguramente los problemas de vencimiento no han podido resolverse y hasta pueden aumentar.
Estas soluciones de planeamiento básicamente consideran un aumento en el stock anticipando las épocas de picos, pero no consideran las fechas de vencimiento. Resulta claro que si el producto tiene fecha de vencimiento, cualquier solución de planeamiento debe poder ocuparse y considerar este tema.
De las soluciones que consideran las fechas de vencimiento no todas son buenas. Las limitaciones que impone la vida útil genera un planeamiento muy estricto que no puede dividirse en múltiples soluciones. Tener optimizaciones por separado para producción y distribución, no minimizará los costos totales y probablemente cause que los planes no sean factibles.
En otras palabras, el producto continuará expirando antes de que llegue al cliente. Si el tiempo máximo de entrega se supera considerando el tiempo de vida útil del producto cuando este se encuentra en una etapa entre la producción y la entrega al cliente.
Dividir el planeamiento entre producción y distribución requiere predeterminar una división del tiempo dispuesto para la entrega, en lugar de combinar los dos lo que genera un uso mas dinámico del tiempo que cada etapa toma, La única manera de tratar esto adecuadamente es optimizando la cadena de suministro de forma holística y como un todo considerando naturalmente la vida útil de cada producto.
Las empresas que manejan productos con alta variación de demanda estacional, y con vida útil limitada, deben también contar con una programación muy exigente para lograr la forma de que la oferta y la demanda coincidan de la forma más rápida y fácil.
Infor cuenta con la única solución para la cadena de Suministro que puede incorporar la vida útil de los productos y realizar una optimización completa de la misma. Con este software se puede lograr el equilibrio eficiente para crear stock en lugar de producir más cantidad.
También considera las necesidades de los clientes, los tiempos de transporte y entrega, las distintas fechas de vencimiento, costos de almacenaje y como esto impacta en la calidad del producto y los tipos de transporte.
Se puede de esta manera incorporar todos los temas limitantes de la cadena de abastecimiento, y los aspectos de la vida útil de cada producto y no tener en cuenta lo que no aplica.
Lo importante para recordar es que el software puede ayudar a crear los planes y programas con el menor costo maximizando la satisfacción del cliente, minimizando los desperdicios, y los cambios de último momento.
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