Las empresas de logística han siempre confiado en sus habilidades de venta y en una buena gestión del inventario para ofrecer buen servicio a sus clientes. Sin embargo, las cadenas de suministro actuales, el exceso en el inventario, los clientes cada vez más demandantes, la urgencia de las órdenes y los menores márgenes afectan a este tipo de compañías y a su distribución, especialmente a las medianas que deben diferenciarse para poder sobrevivir y ser exitosas.
Diariamente las empresas de logística inclusive las PYMES enfrentan la problemática de las distribuciones globales manteniendo una presencia local y ofreciendo un buen servicio a los clientes. Este rol expandido de su cadena de suministro significa que deben ser más eficientes en comprender y predecir la demanda de los productos.
Para ser competitivas, las empresas deben reaccionar rápidamente al menor cambio que surja en la demanda. Pero las técnicas actuales y las herramientas que las empresas usan frecuentemente no están capacitadas para una buena planeación. Es muy fácil cometer errores con las hojas de cálculo y no se integran fácilmente con los sistemas ERP.
Es por eso que las empresas se preguntan últimamente: ¿puedo a través de la planeación de la demanda tener mayores ganancias en mi negocio? La respuesta es un “SI” rotundo.
Muchas grandes empresas ya se han volcado a eficientizar la forma de pronosticar y planificar la demanda y el inventario para aumentar las ganancias. Es hora que las empresas medianas también aprovechen estos beneficios. Esta iniciativa abarca las tres principales actividades de las organizaciones: la compra de productos, almacenamiento de los productos y la venta de los mismos:
* Compra. La visibilidad de la demanda a largo plazo permite una compra más estratégica, fortalecer el relacionamiento con los proveedores y bajar el costo de los productos.
* Almacenamiento. Mayor precisión en los pronósticos significa inversiones más eficientes del inventario, logrando menores costos operativos.
* Venta. Tasas más consistentes y mejores servicios, como el inventario manejado por los proveedores pueden lograr un aumento en los márgenes y mejorar la rentabilidad.
La buena planeación de la demanda permite superar los desafíos relacionados con la estacionalidad de los productos, los eventos promocionales y el lanzamiento de nuevos productos.
Las soluciones para la planeación de la demanda y del inventario ayudan a las empresas a:
•Mejorar la precisión de los pronósticos en 20% al 40%.
•Mejorar el tiempo de entrega en un 20%.
•Bajar las inversiones del inventario y aumentar las ganancias en un 15% al 30%.
•Disminuir la obsolencia un 15%.
El software ayuda a las empresas a optimizar su planeación y a lograr mayor precisión en los pronósticos mejorando su rentabilidad, permitiendo saber dónde está su empresa ya sea grande o una Pyme hoy; y prever dónde estará en el futuro.
Dinámica de la Distribución: Creando nuevas oportunidades
Existen muchas fuerzas dinámicas que afectan y presionan el ambiente de la logística, y que las empresas deben dominar en el mercado actual. Los principales desafíos son:
•Administrar las cadenas de suministro globales y los inventarios redundantes
•Procurar mayor crecimiento, nuevos mercados, productos y modelos de negocio para adaptarse a las tendencias del mercado
•Aumento de las demandas de los clientes, tiempos de entrega más apretados y ordenes con mayor urgencia
•Márgenes más justos debido a las presiones en los precios y alza de los costos
•Control de costos y hacer más con menos
•Gestión de la problemática de las cadenas de suministro globales
El exceso en el inventario es una de las mayores amenazas para al performance financiero de las empresas, especialmente las medianas. Este exceso es resultado de la expansión global que multiplica el nivel del inventario y de las cadenas de contar con mayor stock “por las dudas”. A veces la descentralización es también una causa de inventario redundante.
Las fuerzas dinámicas de cambio influyen en el mercado de distribución. El negocio está cambiando y las empresas ya sean grandes o Pymes deben hacerlo también.1
Ahora que las empresas de distribución juegan un rol con mayor valor agregado en la cadena de suministro, deben ser más eficientes en entender, predecir y conocer la demanda de los productos. Asimismo, dada la proximidad con los clientes las empresas están en excelente posición para agregar valor a los proveedores por medio de un aumento de la visibilidad y de ahorros en la cadena. Esto beneficia a los clientes, distribuidores y empresas de manufactura por igual.
A pesar de los desafíos, también emergen nuevas oportunidades:
a) Inventario manejado por el Proveedor (VMI). En este modelo, las empresas manejan el inventario del cliente por un precio especial.
b) Colaboración de la cadena de suministro. Al compartir información con los proveedores y clientes, las empresas pueden lograr ganancias fortaleciendo las relaciones que logran performance más confiable de los proveedores.
c) Adquisiciones. En la medida que las empresas amplían su cobertura, surgen nuevas oportunidades.
Estas oportunidades incluyen optimización de los datos de demanda de los clientes, compartir información basada en la demanda, y realizar análisis en tiempo real de las órdenes para actuar conforme a la demanda.
1 Adam J. Fein, Ph.D., “Facing the Forces of Change: Lead the Way in the Supply Chain,” Material Handling Distributors Association (http://mheda.org/i4apages/index.cfm?pageID=702), 2010.3
Defectos de las técnicas actuales de pronósticos
Anteriormente se consideraba que hacer pronósticos agregaba poco valor. El negocio de las empresas de logística estaba más centrado en proveer que en actuar según la demanda. Considerando la complejidad actual de las cadenas de suministro estas necesidades han cambiado. Pero las actuales herramientas de pronósticos que se utilizan actualmente, especialmente a nivel de las empresas medianas no están preparadas para enfrentar todos estos desafíos.
El no considerar la demanda, hace difícil planificar el negocio eficientemente. Esto es especialmente importante en el caso de productos estacionales.
Muchas Pymes todavía utilizan hojas de cálculo, con miles de filas, haciendo que el control sea engorroso, sea fácil cometer errores y el proceso es manual y muy intensivo. Las hojas de cálculo también son una complicación para integrarlas a los sistemas ERP y de compras electrónicas. Las hojas de cálculo dificultan lo siguiente:
•La introducción de nuevos productos y transición de los anteriores, una tarea frecuente
•La visibilidad para que las empresas de manufactura conozcan su crecimiento futuro, o declinación de ciertos productos para hacer una planificación acorde.
•Trabajar para realizar promociones que estimulen la demanda
•Desarrollar un stock para el lanzamiento de nuevos productos o apertura de nuevos locales
•Determinar estrategia de origen de los productos
•Gestionar la demanda de un proyecto
•Identificar los productos de poco movimiento
•Convertir los pronósticos en planes financieros para mayor facturación, gastos de compras y flujo de capital
Resumiendo, las hojas de cálculo no permiten el análisis y funcionalidades de planeación necesario para planificar la demanda. Es por eso que las empresas de logística se están volcando a la planeación de la demanda para predecir la demanda de los clientes con mayor precisión y lograr mayor eficiencia.
Uso del planeación de la demanda para descubrir nuevo potencial de ganancias
Las operaciones se pueden agrupar en tres categorías principales: compra de productos, almacenamiento de productos y la venta de los mismos. La planeación de la demanda ayuda a las empresas de logística a lograr mayores ganancias en estos aspectos del negocio.
Compra: Mayor visibilidad, compras más eficientes
Todas las empresas de logística dependen de la capacidad de ventas de su equipo. La planeación de la demanda les permite lograr una mayor visibilidad y un mayor horizonte, de manera que pueden lograr mejor capacidad al contar con una visión mas completa de los costos y servicios de la cadena de suministro, permitiendo una compra más estratégica.
Técnicas de compras estratégicas y gestión de la demanda mejoran los costos de los compradores en todo volumen.2
2 Karen Prema, “Buyers leverage demand planning from distributors,” Purchasing, April 20, 2006
El planeación de la demanda es la base para compras más eficientes que ayudan a:
• Eliminar la adivinación en la toma de decisiones de compras
• Transformar a los compradores en planificadores.
• Ofrecer mayor tiempo para las negociaciones.
• Fortalecer las relaciones con los proveedores.
• Disminuir los costos de fletes.
Optimizando la planeación de la demanda, las empresas trabajan en colaboración con los proveedores por medio de internet con un horizonte mayor de la planeación. A su vez, este mayor horizonte permite mejorar la confiabilidad y la precisión en las entregas. Las compras mas estratégicas y la mejor negociación sirven para lograr un menor costo de los productos y mayores ganancias.
Otro aspecto de la gestión de la demanda es la formación de demanda, una empresa puede trabajar junto con los compradores para optimizar las órdenes según día de la semana y hora del día logrando un menor costo total de la cadena de suministro.3
3 Karen Prema, “Buyers leverage demand planning from distributors,” Purchasing, April 20, 2006.
Almacenamiento: Bajar los costos operativos con una gestión más eficiente del inventario
Optimizando la planeación de la demanda, se logra mayor precisión en los pronósticos.
Esta mayor precisión se traduce directamente en mejores inversiones en el inventario. Por medio del planeación de la demanda, las empresas de logística reducen el exceso del inventario que no agrega valor, sin sacrificar la atención al cliente.
Una gestión más eficiente del inventario permite:
• Mantener el nivel del inventario más consistente y preciso
• Colocar el inventario en los mercados correctos, con menor grado de reposición
• Disminuir el costo de inventarios obsoletos.
Uno de los mayores desafíos es identificar el exceso del inventario y removerlo. Con un pronóstico más preciso, es mucho más factible tener el inventario correcto en el lugar preciso en el momento justo. Mejorar la eficiencia del inventario baja los costos de la logística, logrando mayores ganancias.
Venta: Ofrecer un mejor servicio para ser el proveedor preferido
Al contar con el inventario correcto en lugar y momento precisos, se aumenta la satisfacción del cliente fortaleciendo la relación con los mismos y logrando mayor competitividad.
Mayor satisfacción del cliente ayuda a:
• Mejorar las entregas y aumentar la rentabilidad.
• Evitar que la competencia crezca en el mercado.
• Mejorar la reputación en el mercado.
