Picos de demanda: ¿cómo aseguro mis niveles de servicio?

En determinada temporada del año y sin importar el tipo de artículo, la demanda experimenta cambios inesperados que debieran ser identificados y controlados con anticipación valiéndose de información cuantitativa y llevada a parámetros de interpretación cualitativos. 

Estas variaciones esporádicas incorporan en su estructura ocurrencias estacionales pasadas, que entendidas correctamente pueden simplificar escenarios de riesgo e incertidumbre, así como simplificar las probabilidades de que sus efectos adversos se repitan. 

Los picos de demanda no deben ser intuidos como simples hechos fortuitos y aleatorios que justifiquen el incremento desproporcionado de los inventarios como acción preventiva, asumiéndolo como nivel adicional de seguridad. 

Por el contrario, suelen representar patrones de comportamiento estacional recurrente y se deben entender como factores de corrección de tendencia para extrapolarlos y agregarlos dentro de la demanda, así como incrementar los niveles de cobertura del stock para periodos similares.

Además, estos picos se estabilizan al identificar dentro de sus componentes la media aritmética y las desviaciones de la demanda, que al no ser constantes, deben excluirse de los pronósticos y más si se identifica que comienzan a responder a efectos especulativos, incentivos comerciales como descuentos, promociones y sistemas de recompensas, así como respuesta a la escasez o cambios repentinos en una condicionante del mercado que propicia un desbalance desmedido en la programación de las reposiciones tanto en cantidades como en frecuencias.

Los picos en la demanda engranan sus ejes sobre la elaboración de planes de contingencia de movilización de inventario para cada etapa del ciclo de vida. A pesar de que cada respuesta ante los picos sea distinta, éstas tienen como común denominador la agrupación de los siguientes sobrecostos, los cuales debemos asumir y administrar para evaluar la eficiencia de la respuesta:

a) Abastecimiento anticipado. Coordinar con los proveedores la operación de la próxima temporada puede tomar muchos meses de anticipación, teniendo en cuenta que deben desarrollarse actividades que van desde la elección del artículo, cantidades estimadas sobre la base de la demanda histórica, condiciones de entrega, generación de la orden de compra, recepción y disponibilidad en el punto de venta.

Este abastecimiento puede involucrar el pago anticipado al proveedor y generar posibles desfases en el flujo de caja de la empresa, ya que podría no estar incluyéndose los periodos de créditos otorgados a los clientes, poniendo en riesgo la liquidez de la empresa.

b) Modalidad de transporte. De presentarse emergencias ante posibles quiebres o aparición de nuevos artículos posterior a la etapa de planificación, es muy probable que contemplemos una forma de transporte más rápida aunque de mayor costo. 

c) Capacidad de almacenamiento. Quizás la necesidad nos lleve a subcontratar espacios o en el mejor escenario reducir la cobertura de aquellos artículos que no representan mayor riesgo en la continuidad de la operación. 

d) Ciclo de operación. La carga de trabajo puede demandar una adaptación de los procesos y la contratación de personal eventual en la recepción, almacenamiento, despacho y logística inversa. 

Los cuellos de botella ocurren durante periodos de picos de demanda donde los recursos están escasos, lo cual no permite afrontar estos cambios, haciéndose necesario prever que ocurrirán con la suficiente antelación para mitigar sus consecuencias. Además, con mucho cuidado debemos elegir el horizonte de planificación; si es demasiado corto, no se podrán anticipar los cambios repentinos de la demanda, en cambio sí es demasiado largo, estas previsiones pueden ser vistas como poco confiables.

Los picos de demanda pueden tomarse como una oportunidad para desaguar los inventarios mediante ventas cruzadas con artículos complementarios o aquellos que no tuvieron la rotación esperada.

A pesar de la tendencia en los mercados por romper estos picos y llevarlos a un nivel de comportamiento mucho más predecible y menos disperso, este proceso de desestacionalización no sólo dependerá de los esfuerzos que realicen en conjunto los integrantes de la cadena de suministro, sino que responderán a los usos y costumbres que los clientes estén dispuestos a adaptar o adquirir.

Por otra parte, contar con proveedores alternativos permitirá que frente a estas variaciones, podamos asegurar la disponibilidad del inventario. A pesar de ello, en ocasiones la cantidad planificada no logra satisfacer la demanda real y tampoco cubrir parte de esa variación estacional, siendo el desplazamiento de la demanda un concepto que en la práctica se presume como una alternativa viable de respuesta, la cual propicia en los clientes la compra de artículos alternativos.

Los picos también pueden responder a cambios económicos, demográficos y ambientales, generando un nuevo balance entre la oferta y la demanda, así como acortar o exigir mayor precisión sobre los tiempos de respuesta. 

Dentro de estos cambios, el climático está haciendo cada año más impredecible el inicio y duración de cada temporada, al suspender o migrar el comportamiento de compra de productos y servicios propios de cada estación, valiéndose de herramientas y estrategias para minimizar las probabilidades tanto de quiebres como de excedentes. 

Aunque algunas variaciones sean parte de una coyuntura que se malinterpreta como un patrón de comportamiento, éstas desarrollan nuevos precios sobre condiciones eventuales del mercado creando una tangente en el tiempo difícil de revertir y capaz de crear desequilibrios socioeconómicos. 

Por ejemplo, las burbujas inmobiliarias dejaron constancia para la historia que los picos en la demanda pueden ocurrir a consecuencia de cambios titubeantes en la coyuntura. Con frecuencia estas variaciones no logran ser absorbidas dentro de la operación y al extenderse en forma irresponsable someten al mercado a consecuencias económicas irreparables; dejándonos de enseñanza que la flexibilidad se vuelve necesaria y que el diseño de fuentes de abastecimiento, despacho y control múltiple resulta preponderante para afrontar los impactos agudos y cambios de estructura en la demanda.