¿Por qué las empresas líderes están haciendo presupuesto base cero? Debido a que los beneficios al implementar esta metodología son de hasta 3% de los ingresos en el primer año y alcanzan el 5% en los primeros tres años. El presupuesto base cero (ZBB, por sus siglas en inglés) es un método basado en justificar cada costo o gasto que se pretende utilizar en la organización.
Es común escuchar que ZBB funciona únicamente para la optimización de los gastos de ventas y administración (SG&A). Sin embargo, es posible implementar la metodología a lo largo de todos los eslabones de la cadena de suministro, como el transporte primario y secundario, fabricación, almacén, entre otros. (CONSULTE ESQUEMA)
Con el fin de alcanzar los mayores beneficios posibles, se recomienda utilizar esta metodología y comparar los gastos y costos unitarios de la organización contra sí misma u otras compañías dentro de su misma industria. El objetivo principal de realizar estas comparaciones es identificar áreas de oportunidad en algún rubro en específico y, de esta manera, generar iniciativas y proyectos que logren la optimización del gasto.
ZBB en la cadena de suministro es un proyecto que requiere el esfuerzo de toda una organización, lo que conlleva a que la implementación de la metodología no sea fácil. Para poder optimizar el gasto de la cadena, es necesario analizar a detalle cada una de las diferentes operaciones y considerar las peculiaridades que existan.
En el mercado hay muchas metodologías de optimización de costos. No obstante, muy pocas estudian a detalle la operación y tienen la flexibilidad para generar iniciativas que realmente generen un beneficio en la organización.
Es por ello que ZBB no es un producto que pueda comprarse y genere resultados automáticamente, es una solución que entiende y se ajusta a las necesidades de cada negocio, además de entregar beneficios con la generación de un cambio en la gestión del presupuesto de la organización.
Una de las bondades principales de esta metodología es que se crea un presupuesto liderado por las estrategias de negocio, comercial (pronóstico de ventas) y de operaciones, además de basarse en KPIs y es capaz de ajustarse de manera ágil y sencilla a los cambios durante el año.
Es muy importante tener en cuenta que construir el presupuesto es sólo la primera parte, ya que la segunda, el seguimiento y control, es igual de relevante. Si no existe un monitoreo estricto es muy complicado alcanzar los resultados buscados. Debe diseñarse un gobierno de control que se ajuste a las necesidades del negocio, así como tomar en cuenta el nivel de madurez y los requerimientos de la organización para evitar inflexibilidad y burocracia innecesaria.
Aunque la esencia de ZBB es crear un presupuesto, no significa que las compañías tengan que esperarse al periodo presupuestal para poder optimizar sus costos. Esta metodología puede utilizarse en cualquier momento del año al tomar como base y ajustar el presupuesto en curso; no se crea uno nuevo.
ZBB es un proyecto que normalmente es coordinado por el área de finanzas. Sin embargo, el presupuesto y las iniciativas se construyen en conjunto con los responsables de la operación, ya que si no son involucrados en el proceso, es muy probable que los beneficios nunca se concreten.
Como en la gran mayoría de los proyectos de optimización de costos, se genera una gran resistencia al cambio incluso antes de iniciar el proyecto. Los ejemplos de resistencia más comunes son:
- Hoy en día ya lo hago de esa manera.
- No es posible alcanzar tal nivel de detalle para un presupuesto.
- No es posible operar con menos.
- No entiendes mi operación.
- Mi operación es única y no se puede comparar con nadie más.
La resistencia a este tipo de proyectos es normal; haciendo una analogía es como ir obligado al nutriólogo. Generalmente, uno se resiste y utiliza argumentos similares a los mencionados anteriormente: yo llevo una dieta balanceada; no necesito bajar de peso o no puedo hacerlo; y no entiendes mi estilo de vida.
Con todo, en la mayoría de los casos la razón de fondo es no querer realizar el esfuerzo necesario para alcanzar los objetivos. Por ejemplo, en una empresa multinacional y multinegocios existía una fuerte resistencia al cambio debido al miedo de perder el control y a realizar recortes presupuestales que afectaran la operación. Con una metodología incluyente, las iniciativas fueron generadas por la operación misma logrando el compromiso necesario para alcanzar los beneficios. De esta manera, se identificaron beneficios por 4% de los ingresos.
Es muy importante realizar este proyecto con el apoyo de un experto en el tema. De no ser así, es muy probable que la enorme cantidad de información sea abrumadora para la organización o que la resistencia al cambio sea tan fuerte que los responsables tengan que cerrar el proyecto sin los resultados esperados.
Finalmente, compartimos cinco factores críticos para el éxito de un proyecto de ZBB:
- Claridad en la estrategia del negocio y alto compromiso de la dirección.
- Pronóstico de ventas solido antes de comenzar el proyecto.
- Gestión del cambio (crear cultura de ahorro).
- No “dar vuelta atrás”.
- Contar con una figura responsable (PMO) suficientemente sólida para controlar y dar seguimiento al presupuesto.
- Socio de Asesoría en Cadena de Suministro y Compras de KPMG en México. /[email protected] / www.delineandoestrategias.com
