Poco tiempo atrás, fui citado para actuar en calidad de perito en una acción judicial entablada entre un tercero proveedor de servicios logísticos (almacenaje) y uno de sus clientes. Desafortunadamente para el proveedor, el resultado final fue que debió acordar el pago de una cifra multimillonaria para resarcir a su cliente por la pérdida de cierto inventario robado, que había estado bajo su custodia.
Esta clase de litigios va en aumento y en gran parte de los casos es el proveedor logístico quien termina soportando el golpe financiero, que no se reduce a un monto equivalente al valor del inventario robado. Es habitual que deban pagarse cuantiosos honorarios a los abogados y peritos intervinientes, además del daño causado a la reputación del proveedor, del desbaratamiento de sus operaciones cotidianas, del aumento de las primas de seguro y de la potencial pérdida del cliente, que ya no continuará confiando en su capacidad para proteger su inventario.
Se estima que el costo de los ilícitos cometidos en el ámbito empresario en los Estados Unidos supera los 70.000 millones de dólares anuales y es la causa de cerca de un tercio de las quiebras de empresas. A través de una encuesta conducida por una firma contable de alcance nacional pudo comprobarse que cerca del 25% de las empresas encuestadas respondió que los hurtos cometidos por empleados en sus respectivas organizaciones les produce un quebranto anual superior a un millón de dólares.
Un elevado porcentaje de las empresas víctimas de estos ilícitos comparten un común denominador: han cometido uno o más de los que he dado en denominar “Siete Pecados Mortales en la Seguridad”.
¿Es su empresa culpable de estos graves errores? Confíe en mí: el mejor momento para hacerse esta pregunta es antes de que ocurra un ilícito de esta índole en sus instalaciones. En un informe publicado en "The 3PL Executive - IWLA", destaco los puntos mencionados a continuación.
1. ¿Confía en medidas de seguridad que son más cosméticas que efectivas?
Pregúnteles a la mayoría de los terceros proveedores de servicios logísticos cómo protegen su inventario y recibirá como respuesta habitual que cuentan con un sistema de alarma y un circuito cerrado de televisión.
La realidad, sin embargo, indica que la mayoría de los sistemas de alarma son fácilmente evitados por delincuentes profesionales. Los empleados deshonestos no enfrentan dificultades con ellos, porque es corriente que las alarmas se desactiven durante las horas operativas, que es cuando tienen lugar los hurtos internos
Por otra parte, el diseño de la mayoría de los sistemas de video suele ser inapropiado y se los emplea rara vez, por lo que ofrecen poco valor real, o ninguno.
2. ¿Facilita al personal de las áreas de carga y descarga trabajar en connivencia con los conductores de camiones?
Como desconocen cómo impedir eficazmente los hurtos internos, muchas empresas de distribución, sin advertirlo, crean condiciones convenientes para que los conductores deshonestos trabajen en asociación ilícita con embaladores, receptores, verificadores y cargadores. Cuando suceden estos hurtos, pueden desaparecer con rapidez pallets cargados de productos, sin que suene ninguna alarma o silbato de alerta.
3. ¿Controla con eficacia a sus verificadores?
Son demasiadas las empresas que incurren en el error de no responsabilizar a sus verificadores. Debido a esta falta de supervisión, algunos verificadores se vuelven negligentes o deshonestos con el correr del tiempo y es entonces que se producen los hurtos.
4. ¿Aparta de su empresa a los adictos y distribuidores de drogas prohibidas?
Casi el 90% de los empleados consumidores de drogas prohibidas transan o hurtan para solventar su adicción. Como muchos directivos de empresa han aprendido, una vez que una persona acusa un problema de drogadicción dentro de la organización, cabe esperar la comisión de hurtos, porque los empleados acostumbran vender lo hurtado para continuar con su adicción.
5. ¿Cuenta con un mecanismo adecuado para que los empleados interesados informen problemas de seguridad?
Muchas empresas continúan utilizando métodos de comunicación que no resultan eficaces para informar problemas sensibles en torno a la seguridad, como las políticas de puertas abiertas o los buzones de sugerencias. Como resultado de ello, los empleados que perciben amenazas a la seguridad permanecen callados.
La habilitación de una línea telefónica gratuita puede exponer hurtos, relaciones de connivencia, ilícitos, consumo de drogas prohibidas en el lugar de trabajo y otros problemas. Para que esta medida sea exitosa, sin embargo, la administración de la línea telefónica deberá ser mercerizada, para que los trabajadores puedan hablar con personas que no reconozcan sus voces.
Además, nunca debe solicitarse a los denunciantes que se identifiquen. Ofrecer completo anonimato a los empleados aumenta la tasa de respuesta.
6. ¿Brinda a sus empleados clave capacitación en cuestiones de seguridad?
Es muy frecuente que los ilícitos ocurran porque los directivos y supervisores no están capacitados para reconocer las sutiles maniobras que conducen a la comisión de hurtos en un centro de distribución. Dicho de manera simple: si el personal clave no sabe exactamente qué observar, probablemente no vean lo que sucede cuando suceda.
7. ¿Es su empresa demasiado reactiva?
Muchos terceros proveedores de servicios logísticos sufren la comisión de hurtos por haber hecho poco por impedirlos, y para cuando deciden tomar medidas al respecto, el daño ya se ha producido.
Existen reiterados ejemplos de que la adopción de un enfoque proactivo para la protección de los activos a través de un sistema de evaluación de medidas de seguridad y de auditorías no anunciadas no sólo es más eficiente, sino considerablemente menos costoso que reaccionar ante los hechos consumados.
Claves para obtener el mejor retorno de las inversiones en seguridad
- Confiar en controles cosméticos crea un falso sentido de seguridad, que suele preceder a la comisión de hurtos.
Este es el motivo por el que debe encararse una evaluación crítica de los programas de protección de activos entre 3 a 5 años, a los fines de determinar si las medidas de seguridad se han vuelto anticuadas o ineficaces.
El hecho de no haber sufrido perjuicios importantes no significa que un programa de seguridad sea bueno, sino que, simplemente, se ha tenido suerte. Pero, ¿qué sucederá cuando la suerte lo abandone?
- No invertir en tecnología de seguridad a menos que se sepa exactamente qué se está comprando y quiénes habrán de utilizarla.
Debe tenerse en cuenta que la inversión no siempre es el único costo directo. Si, por ejemplo, se adquiere un nuevo sistema de video digital, ¿ha decidido quién estará a cargo de monitorear las actividades en vivo y los antecedentes archivados?
Si no va a utilizarlo en forma regular, el nuevo sistema de video no impedirá ni detectará los hurtos, más allá de las características que ofrezca como ejemplo de tecnología de última generación.
- Realizar auditorías imprevistas para rectificar actitudes complacientes o negligentes.
La realidad indica que la protección de los activos tiende a descender posiciones en la lista de prioridades diarias de directivos y supervisores.
Un programa de prevención de siniestros de primer nivel es una mezcla diseñada estratégicamente de tecnología de punta con un estricto seguimiento de las Mejores Prácticas. La realización de auditorías periódicas del nivel de adhesión a ellas permitirá detectar vulnerabilidades antes de que se las pueda explotar, consolidará la toma de conciencia (en especial, si los resultados se vuelcan en las revisiones anuales de la performance) y garantizará que la inversión en seguridad no se desperdicie.
