Los responsables de los sectores funcionales de Compras y Logística - cuando están por recibir una auditoría - no pueden disimular sus nervios hasta el momento de leer el informe final.
Esta actitud defensiva que adoptan es la consecuencia de una imagen construida en el tiempo por los auditores contables del pasado, centrados en analizar el cumplimiento de las normas preestablecidas y en dictaminar si los estados contables reflejaron la situación económica y financiera de la organización.
En cambio, se hace referencia a Auditorías Operativas cuando constituyen herramientas de diagnóstico activas, que facilitan la detección de problemas y ofrecen oportunidades de mejora. Las Auditorías Operativas, entonces, analizan -además del cumplimiento de normas - los aspectos relacionados con la funcionalidad y la efectividad de los procesos. Esto implica trabajar en la observación de cómo se están haciendo las cosas y no sólo en los resultados. Se debe evaluar también el entorno y cómo afecta a las actividades propias, ver desde el punto de vista del servicio brindado y el percibido por los clientes internos y/o externos.
Es ahora de sumo interés para los responsables de las áreas funcionales recibir esta clase de Auditorías, ya que se enfocan en el concepto de una mejora continua y no sólo en la crítica. En equipo con los auditores, ellos participan en la preparación y definen la oportunidad de realización, a la vez que determinan los objetivos y el alcance de las mismas.
¿Cuándo realizar una Auditoría Operativa?
Si bien lo ideal es realizarla en forma anual, o como máximo cada dos años, es importante poder solicitarlas cuando se necesita un análisis previo a una toma de decisiones.
Por ejemplo:
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- Adecuarse a nuevos escenarios.
- Ofrecer niveles de servicio diferenciados.
- Concretar una asociación estratégica.
- Realizar restructuraciones profundas.
Desde el punto de vista operativo, teniendo en cuenta que en cinco años una estructura de canales de Distribución se transforma en obsoleta, no es descabellado plantear dichas frecuencias de realización.
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¿Cómo elegir a los auditores?
Respecto de los auditores, uno de los puntos importantes a considerar es la idoneidad y preparación, se espera de ellos agudas recomendaciones que permitan a los sectores involucrados mejorar su performance. Esto implica experiencia directa en los procesos a ser evaluados, conocimientos de las mejores prácticas, dominio de los procedimientos y técnicas en las distintas disciplinas.
Con respecto a los procedimientos, un punto de mayor importancia es la metodología de trabajo a ser utilizada en el desarrollo de la auditoría, como ser un plan que contemple todos los detalles y prevea los posibles obstáculos.
Beneficios de las Auditorias operativas
Hablando de beneficios, en particular de las Auditorías Operativas Logísticas, elevan sustancialmente el valor patrimonial de la empresa, al avalar la aplicación del concepto de Supply Chain Management. En cuanto a las Auditorías Operativas en Compras, minimizan los riesgos de fraudes y aumentan la eficiencia.
Como consecuencia, las cadenas de abastecimiento se ven mejoradas y surgen - como resultado de las Auditorías propuestas de suministros estratégicos - posibles actividades a ser tercerizadas y mejoras sustanciales en los controles.
En las actividades ya tercerizadas este tipo de Auditorías son indispensables, ya que nos permiten evaluar el servicio contratado y el cumplimiento de las normas de calidad y seguridad comprometidas por el Proveedor.
Implementando mejoras
Todas las Auditorías sin excepción terminan con un informe final, en donde se expresan, entre otras informaciones, los hallazgos, las recomendaciones y los responsables de aplicar las propuestas. Presentado el informe final que ha sido desarrollado en el transcurso de la Auditoría, junto a los responsables de las áreas involucradas, comienza la tarea de implementación y seguimiento.
Las propuestas bien pueden ser determinadas como metas específicas a ser consideradas en las evaluaciones de desempeño de aquellos que queden como responsables de la implementación. Muchas recomendaciones terminan siendo el puntapié inicial para desarrollar un proyecto integral o específico de las áreas auditadas.
Es importante que se definan los indicadores a los que deberá hacerse un seguimiento, que permitirá evaluar el alcance de los objetivos propuestos.
En conclusión, las Auditorías Operativas son las actividades que agregan valor a las organizaciones, y sus resultados nos ayudan a delinear las tareas que debemos encarar, para alcanzar los niveles más elevados de eficiencia y eficacia en nuestras áreas funcionales.
