En su proceso de crecer, las empresas buscan más clientes a quienes venderles. Esto las lleva a participar en diferentes segmentos y canales que tienen comportamientos muy diferentes en sus demandas, así como en sus requerimientos de atención y productos. Debido a esto, es importante fortalecer cada eje en la cadena de suministro para satisfacer la nueva demanda.
Generalmente medir el desempeño de nuestras actividades de transporte, involucra conocer a detalle la cadena de suministro. Por ejemplo, en el caso de las empresas de logística, las operaciones de transporte pueden estar funcionando correctamente (aparentemente), pero la realidad es que si no la está midiendo, entonces no puede estar seguro de ello.
A diferencia de lo que se piensa, el transporte no sólo está compuesto únicamente de la operación, los equipos y el sistema, sino también de la gente. Difícilmente, las empresas llegan a comprender estos aspectos, por lo que entender y monitorear el desempeño de cada elemento resulta un reto importante para la complejidad de la cadena de suministro y obtener los resultados esperados.
Un primer paso es la recolección de datos de los aspectos más importantes del proceso y su procesamiento en indicadores de desempeño específicos, cada uno de ellos relevantes para su operación, de tal forma que sean medibles, alcanzables, realistas y oportunos.
¿Cómo medir el desempeño del transporte en su organización?
Antes de responder, es necesario hacer hincapié que el crecimiento rentable de una empresa no está sustentado solamente en su estrategia de negocios que define en qué mercados y con qué productos participar; es imperativo diseñar una estrategia de operaciones, por lo que necesitamos:
1. Seleccionar indicadores. Antes de decidir qué indicadores utilizar primero es necesario decidir qué es lo que se quiere saber de la operación.
2. Definir y revisar las metas. El punto más importante es alinear las metas estratégicas a la organización.
3. Recolección de datos. Al identificar las fuentes de información (manuales, recolección automática y sistemas específicos) cada dato recolectado, se podrá integrar a los sistemas existentes para la gestión.
4. Revisión y evaluación. Se deben estipular las frecuencias así como las comparaciones basadas en un benchmark interno y externo.
5. Publicación y retroalimentación. La forma de mostrar la información del desempeño puede hacer una gran diferencia para el éxito su gestión. Normalmente deben ser gráficos e incluir la medición de la situación actual contra el objetivo previamente definido.
6. Identificar la estrategia para mejorar el desempeño. Una vez identificado el indicador con menor desempeño se definen estrategias de mejora, tales como: capacitar, compartir mejores prácticas, buscar razones del bajo desempeño, etc.
7. Ejecutar las acciones para implementar la estrategia. Una vez identificada la estrategia se definen las actividades encaminadas a mejorar el desempeño, para ello es necesario asignar fechas y responsables en dar seguimiento y monitorear resultados.
Bajo esta medición, encontramos que se generan diversas cadenas de valor coexistiendo en la misma empresa. Esa es precisamente la complejidad, que no todas las empresas logran percibir y por lo tanto, no logran enfrentarse al mercado de forma efectiva. Debido a esto, es importante tener en cuenta los siguientes tres aspectos:
1. Mejorar el desempeño de la operación
Entender el mercado es algo comúnmente platicado en las empresas. Sin embargo, pocas lo toman realmente en serio y son buenas para eso. Esto comprende entender segmentos de clientes, sus necesidades e incluso, considerar su evolución en el futuro.
Poseer una eficiencia de la operación, implica conocer a detalle y posicionar cada elemento, tales como:
Ruteo. El uso de software de planeación y optimización de las rutas, permite reducir los tiempos de viaje y kilometraje, planear la ruta más efectiva, maximizar la eficiencia de las entregas y reducir el número de viajes y vehículos requeridos.
Operaciones de almacén. La operación de los almacenes afecta directamente la operación del transporte y de la flota, la medición del desempeño de acuerdo a los niveles de servicio internos permite que la distribución y el proceso de transporte no se vean afectados.
Comunicación interna. El procesamiento de las órdenes y el área de ventas pueden tener un gran impacto en la eficiencia de la operación de transporte. En este caso, los indicadores de desempeño imparciales entre ambas áreas permiten reducir errores como: repetir entregas o reducir entregas tardías por procesamiento fuera de los tiempos acordados; así como la reducción del número de órdenes expedidas por falta de claridad de los requerimientos de entrega.
Para el manejo de órdenes, el sistema PRM (partner relationship management) puede interactuar directamente con el sistema de inventarios del cliente (distribuidor) en donde, bajo criterios y políticas predefinidas, es posible colocar pedidos de manera automática o manual, soportando estrategias de inventarios a lo largo de la cadena.
Capacitación de los operadores. Existen casos donde se han alcanzado reducciones del consumo de combustible del 13% al modificar la forma de manejar en cuanto a estilo y técnica. Esto puede ser la actividad que tenga mayor impacto en relación al ahorro de combustible. Este tipo de capacitación incluye temas como: planeación de la ruta, posición de la carga y altura, condiciones climáticas, llantas, frenado, etc.
Recolección de datos y economizadores del combustible: Estos indicadores y sistemas permiten recolectar información en el equipo o desde lugares donde se carga combustible, pueden ser mediciones manuales cada vez que se surte de combustible al equipo, así como mediciones digitales con el uso de tarjetas o chips.
2.Selecciona los equipos y sistemas adecuados
Cada una de las operaciones de transporte se basan en el desempeño de una gran variedad de equipos, es importante entender cómo cada pieza del equipo es usada en la operación y si el equipo es el adecuado.
Innovación de flota: Comparar el desempeño por medio de indicadores estándar de los diversos tipos de vehículos soporta la base para mejorar las compras futuras; factores tales como: máximo peso permitido, tamaño, motor, torque y diseño, son solo algunos de los factores que se deben revisar. Parte de este concepto es ser innovador por medio de la utilización de nuevos tipos de equipos como los de doble piso (muy utilizado en Argentina) o los tráileres desmontables.
Condición de la flota. Este factor afecta tanto la efectividad de la operación como el consumo de combustible, se debe evaluar cuando es el momento de renovar parte de la flota de tal manera que la antigüedad promedio de los equipos permita una operación más eficiente.
Estilo aerodinámico. Algunos accesorios ayudan a la reducción del consumo de combustible. Es necesario evaluar el costo versus el ahorro. Una opción es utilizando dos equipos iguales, agregando los accesorios solo a uno, comparándolos por medio de los mismos indicadores y esperar los resultados.
Llantas. La reducción de la resistencia de los neumáticos puede tener un impacto hasta del 5% del consumo de combustible.
3. Desarrolla a tu gente
Uno de los mayores problemas en el sector del transporte es la retención del personal. En este sentido, sus empleados son su activo principal y juegan un rol vital en los servicios de distribución y transporte. Invertir en capacitación y desarrollo ayuda a la adopción de cambios tecnológicos y la permanencia de nuestro equipo.
Podemos considerar algunas formas que nos permitirá potencializar a nuestro equipo, tales como:
Capacitación de personal operativo
• Capacidades técnicas: conducción, computación, mantenimiento, etc.
• Capacidades personales: servicio al cliente, trabajo en equipo, etc.
• Conocimiento: del vehículo, de los materiales peligrosos, de la legislación, etc.
Administración y dirección
Para el personal de administración y dirección también es necesario el conocimiento y capacidades técnicas y personales; sin embargo, varían con respecto a los definidos para los operadores.
• Capacidades técnicas: computación, finanzas y administración del desempeño.
• Capacidades personales: trabajo en equipo, servicio al cliente, comercial.
• Conocimiento: políticas de transporte, prioridades del cliente, legislación.
Esto nos lleva a responder la siguiente pregunta ¿qué tan rentables deseamos ser? Para responderla es necesario entender y monitorear el desempeño de la organización, pues aunque es un proceso retador, la medición del desempeño es fundamental antes de definir reglas para mejorar la eficiencia operativa y reducir costos.
En general, para potencializar nuestro transporte, tenemos que enfocarnos a los componentes claves de la operación (costo, operación, servicio, cumplimiento y mantenimiento). Al tener claro cada uno de esos componentes, nos permitiremos medir el desempeño. Aunque esto puede tomar su tiempo, vale la pena, cuando existen diversas mejoras en el desempeño operativo y eficiencia de la misma empresa.
El punto inicial de cualquier sistema de medición del desempeño es el entendimiento de las fortalezas y debilidades de la operación. Los reportes semanales o mensuales y las presentaciones gráficas de los resultados del desempeño apoyan a resaltar las áreas de oportunidad de la operación.
Considerando todos los elementos anteriores, a través de una estrategia efectiva de clientes y operaciones cualquier empresa tiene mejores posibilidades de posicionarse en el cuadrante de crecimiento rentable. Estas estrategias llevan a la empresa a tener un enfoque en clientes y productos, con el apoyo de todas las capacidades correctamente desarrolladas. De esta forma no se involucra a la empresa a crear una complejidad más allá de la requerida, por el contrario, se fortalece a la compañía en ser rentable ante los diversos cambios económicos, por los que hoy estamos pasando.
* SME en Predictiva Analítica de Sintec México.
