Cuando fui coordinador de operaciones apoyé la realización de una reestructura de territorios para una compañía en la que trabajaba (una de las grandes embotelladoras de refresco) y me tocó sacar los tradicionales mapas de un metro por un metro en el que viene trazado el detalle de calles de las ciudades, usando el hilo y las agujas –literalmente-, para empezar a delinear los territorios y el número de rutas (basados en análisis previos realizados en Excel) y que nos dictaban el volumen de ventas por centro de distribución y después, analizábamos la cantidad de clientes y buscábamos el balance de carga por camión y su tiempos estimados. Todo realizado a mano y con gran margen de error.
Lo más estresante era cuando presentábamos al jefe los análisis y nos comentaba que el volumen había cambiado o que las estrategias eran diferentes de acuerdo al drop size o cantidad de venta que se deseaba de cada ruta, ¡horror! Lo que habíamos tardado en analizar y realizar cortes y ajustes, ¡se regresaba al tablero!
En el año 2000 realicé otro proyecto de reestructura de rutas iniciando desde la evaluación de sistemas de planeación y ejecución de rutas, (para otra compañía) y aún cuando el principio es básicamente el mismo: maximizar el tiempo de la ruta en el mercado con miras a que entregue la mayor cantidad de producto por cliente con el menor costo, las herramientas actuales permiten realizar no sólo una reestructura, sino hacer simulaciones de varios escenarios con diversas variables.
A la fecha, existen muchas soluciones que permiten realizar desde sofisticados análisis de rutas y su ejecución diaria hasta modelos simples que entregan lo básico. Al final de cuentas, el modelo de transporte que estudiamos, en la universidad en la materia de cálculo diferencial, es y será la base de estos sistemas.
Un módulo extra de Excel puede darnos el mismo resultado que la herramienta sofisticada y ahora, ya no es necesario comprar el sistema e instalarlo en nuestros equipos, sólo se debe pagar una renta mensual y tendremos acceso a los mejores sistemas y todo sin invertir en equipos ni servidores, ¡nuestras rutas se van a las nubes!
LOS “DEBES DE” EN EL TRANSPORTE
Con estas nuevas oportunidades deberemos considerar algunas variables para obtener lo que buscamos desde dos puntos de vista:
• Las necesidades de la empresa: lo que busca obtener, lo que espera y lo que realmente necesita obtener.
• Las herramientas: lo que se espera de ellas y lo que realmente se obtiene de éstas.
Lo que debe de considerar la empresa:
• Tecnología. ¿Con qué herramientas contamos?, desde Excel hasta un sistema de optimización.
• Personal. ¿Perfil vs Actividad?, ¿qué nivel de toma de decisión se va a delegar?; ¿ejecutor o pensador?
• Flotilla. ¿Es propia?, ¿es tercerizada?... ¿qué tanta flexibilidad nos otorga?, ¿estamos limitados o podemos manejar las holguras?
• Producto o servicio. ¿qué estamos entregando?... Dependiendo del producto estaremos aplicando criterios para su ruteo: muebles, refrescos, automóviles, etcétera.
• Nivel de servicio. ¿cuál es el compromiso con el cliente?; mayor nivel de servicio igual a mayor costo.
• Tiempo. ¿cuánto tardamos en dar servicio?, ¿cuál es el tiempo que contamos con el cliente?, ¿cuánto tardamos en llegar?
NUEVAS HERRAMIENTAS EN EL TRANSPORTE
En lo que respecta a las cuestiones tecnológicas, debemos considerar:
1. Cartografía adecuada en la zona a trabajar. Tiene mucha importancia para el tema de sistemas de ruteo, como decía anteriormente, los mapas digitales no son ya una simple imagen de las calles y trazas de la ciudad, se han vuelto una base de datos con información muy detallada, entre los que se encuentran: densidad de calles, velocidades de las calles: principales y secundarias, altura de los puentes, sentido de las calles y lugares de interés.
No considerar estas variables puede traer problemas, ya que al ejecutar el sistema de planeación de rutas nos brindará el camino a recorrer lo que puede impactar en distancias y tiempos.
2. Capacidad gráfica. Si bien es cierto que el resultado es el mismo, la experiencia me ha dicta que el usuario de la herramienta puede entender y manejar las rutas mediante una interfaz gráfica que le permita visualizar la ruta en un mapa y hacer uso de la computadora de manera amigable, lo que resulta un compromiso mayor de la solución.
3. Número de variables. Existen sistemas que pueden tomar una o dos variables para modelar las rutas (normalmente cantidad de producto y cantidad de clientes), las más especializadas consideran ventanas de atención, tipo de camión, restricciones del cliente, especificaciones de entrega y otras. Lo importante es saber el objetivo estratégico de negocio; la herramienta más simple puede ser la solución buscada.
4. Seguridad en la nube. Si el caso es usar una solución en la nube, debe solicitarse los protocolos de seguridad de la información para que no sea manipulada.
CONSIDERACIONES FINALES
Es importante conocer los beneficios de herramientas de planeación y optimización de rutas pero también debemos de entender que es:
• Un proceso de planeación debe de constar de pasos como identificar situación actual, desarrollar alternativas, elegir la más conveniente y ejecutar un plan establecido.
• Rutas de transporte. Llámese al camino a seguir por un equipo de distribución donde incurren: tiempos, productos, mercados, clientes, tipo de camión y capacidad de carga.
* Director General de Zammarti.
