Antecedentes
La distribución de un producto peculiar que debe llegar directamente de sucursales propias a los domicilios de un gran número de consumidores finales, debe acompañarse de una transacción ágil y sin contratiempos con el fin de brindar un servicio lo más cómodo posible.
Bajo ese contexto, INFRA, comercializadora de oxígeno medicinal, entre otros insumos, decidió investigar más sobre esta tecnología para analizar la posibilidad de su adopción.
“Somos una empresa que da servicio de oxígeno a pacientes, nos hablan y en ese momento nuestras camionetas acuden a su domicilio, no obstante, en esta zona metropolitana ir del Toreo hasta Iztapalapa no es fácil; en ocasiones el servicio ya no se requería para ese momento y se entregaba la factura días después, por lo que la gente se molestaba cuando acudía a las oficinas a recogerla”, explicó Marco Antonio Guadarrama, Gerente de Sistemas de INFRA.
Asimismo, siguiendo su estrategia tecnológica de ir a la vanguardia, aunada su amplia cartera de clientes y al tipo de segmentos a los que se enfoca, la factura electrónica era una herramienta a considerar en esta compañía.
“Siempre hemos sido una empresa que está a la vanguardia y sabemos que este sistema se está requiriendo, actualmente hay clientes como Electra que nos exigen la factura electrónica; hicimos un estudio que reveló que ahorraríamos 400 mil pesos anuales en las diferentes transacciones si implementábamos este sistema electrónico, fue así como decidimos su adopción”, indicó el directivo.
Definición de la Tecnología
Desde 2006, INFRA se dio a la tarea de buscar, más que a un proveedor, a un socio de negocios que le proporcionara la tecnología, y después de un análisis de cinco empresas se decidieron por IT Complements (ITC), quien les proporcionó la solución completa, la factura y el work flow.
Sobre los requerimientos particulares de este corporativo, Héctor Ita, Gerente de Consultaría de ITC, complementó que también necesitaba mejorar el flujo de documentos y disminuir el consumo de papel, ya que mensualmente tiene una producción de 40 mil facturas.
“Como teníamos la infraestructura necesaria no requerimos de mucho software o hardware, para la implementación lo único que necesitábamos era un servidor que pudiera almacenar 40 mil facturas mensuales en un período de cinco años, que es lo mínimo que te pide Hacienda”, detalló el ejecutivo de INFRA.
Al tener claro sus requerimientos de equipo y el peso de cada documento, la empresa se apoyó en ITC para seleccionar el servidor adecuado.
Después de tres meses de hacer pruebas, INFRA adoptó la facturación electrónica en una sola sucursal durante un lapso de 30 días para evaluar los resultados y fue a partir de abril de este año cuando arrancó de lleno el programa.
Hasta el momento este sistema se ha implementado en 30 puntos de la zona metropolitana; seis en Toluca; tres en Querétaro; dos en Puebla, y 12 puntos en Monterrey.
Implementación Electrónica
Para generar la factura en línea, ITC instaló la herramienta de documentos electrónicos Forms Appeal, que proporciona la información hacia el corporativo, y de ahí, a través del Documanager —un sitio donde se almacena la información de manera digital— se consolidan todas las facturas en cada oficina, lo cual permite que desde el corporativo se administren los certificados, folios y la llave privada que se maneja en cada sucursal.
De acuerdo con Héctor Ita, para el caso de INFRA ITC no tuvo que modificar ni adaptar ningún elemento de la tecnología desarrollada.
Por medio de un reporte de esta compañía se obtuvieron todos los datos y se realizó la factura electrónica en formato XML, siguiendo los lineamientos establecidos por el SAT (Sistema de Administración Tributaria).
Después se generó la addenda con los datos específicos de INFRA para el manejo de su información.
“Además de generar el XML, la aplicación valida que la información esté correcta para evitar facturas apócrifas; tomamos los datos y generamos la representación gráfica y la mandamos por mail.
Cuando INFRA factura a un cliente el archivo se va en ese momento a la impresora local o se envía por mail; si no es requerida se guarda en la sucursal y en la noche se transfiere al corporativo”, especificó el directivo de ITC y agregó que “el programa instalado cuenta con alertas o candados para evitar que se impriman facturas de más o que el cliente se quede sin folios”.
Desafíos a Vencer
Uno de los principales retos a los que se enfrentó INFRA antes de operar al 100% con la factura virtual fue a la ideología de la gente, por lo que realizó una campaña de culturización entre sus clientes, cobradores, ejecutivos de ventas y encargados de los puntos de venta para explicar su funcionamiento, sus beneficios infalsificables y, sobre todo, enfatizar que ese documento está autorizado por Hacienda.
Para la empresa implementadora, el desafío en este proyecto fue la comunicación y el manejo de las llaves en las sucursales de la compañía, ya que debido a que no hay un especialista en cada lugar se establecieron restricciones para lograr privacidad de las llaves y todo se centralizara desde el corporativo, lo cual, señaló el Gerente de ITC, implicaba un tiempo de respuesta mayor que se logró con la solución.
Otro reto, que posteriormente se convirtió en logro, fue conseguir el diseño gráfico de INFRA en sus facturas, debido a que en éste se manejan todas las direcciones de sus sucursales.
Beneficios Tangibles
Los beneficios que se empezaron a registrar a corto plazo, indicó Marco Antonio Guadarrama, fue el ahorro en copias y la agilización de los procesos administrativos, además aunque no se cuantifica el espacio físico donde se almacenan las cajas y documentos, precisó, también fue una ganancia tangible.
Mientras que en términos de operación, INFRA logró otorgar un valor agregado en distribución y logística de documentos a sus más de 70 mil clientes de las áreas de salubridad, Secretaría de Marina, PEMEX y sector salud, entre otros.
Otra de las ventajas más importantes de la factura electrónica, añadió Héctor Ita, es que permite a las empresas convertirse, además de emisoras de facturas, en receptoras, también facilita el manejo de datos, se reducen las notas de crédito, notas de cargo y, con el flujo electrónico, únicamente se trabaja un comprobante fiscal. Además, a largo plazo, obliga a tener una contabilidad en orden.
Perspectivas de INFRA a Futuro
A fin de que a los clientes no les represente un cambio muy fuerte la adopción de la factura electrónica, el documento que se maneja en INFRA considera la cédula fiscal y algunas otras condiciones, también ya se tiene contemplada la parte de la adenda para los proveedores simplificando así, el proceso de cuentas por pagar lo que —según lo señalado por la empresa—traerá consigo ahorros administrativos.
Se prevé que el tiempo estimado para tener cubierto al 100% los puntos de venta de esta compañía con el sistema de facturación electrónica será al cierre de octubre, esto debido a que INFRA hace la solicitud de los folios y Hacienda maneja un periodo tarda en publicarla, precisó Marco Antonio Guadarrama.
Cuestionado sobre los planes que tiene INFRA a futuro luego de la implementación de este tipo de programa electrónico, el directivo finalizó: “Veremos los beneficios del workflow para poder mejorar los procesos de la compañía y tratar de digitalizar algunos otros documentos, también está puesta en marcha la implementación de SAP”.
