CresCloud compartió que los casos más frecuentes de robo o fraudes por parte de los empleados ocurren a Pequeñas y medianas empresas (Pymes) ocurren en los departamentos de compras, de ventas y de cobranza porque la mayoría de los casos carecen de controles o sistemas que les permitan a los empresarios tener el control absoluto de los cobros sus clientes, de los pagos a sus proveedores y de su inventario.
Ignacio Vizcaíno Tapia, Director General de CresCloud y Creador del sistema empresarial Crescendo, mencionó citado en un boletín que ”aunque ninguna empresa está exenta de sufrir algún tipo de robo o fraude, las Pymes son las más vulnerables".
Por lo anterior, la empresa de soluciones y desarrollo de software , compartió la manera en que los empresarios pueden evitar esos robos y fraudes al interior de sus empresas.
1. Departamento de compras. Durante el proceso de compras puede ocurrir colusión entre el comprador y el proveedor que afectan los intereses del negocio, sea el precio de la mercancía, las condiciones de pago o la necesidad real del inventario. En este caso, el uso de un ERP puede facilitar la labor de compras y garantizar que se tomen decisiones adecuadas para el negocio, ya que brinda la información referente a cuándo, cuánto y qué productos se tienen que comprar, para optimizar el inventario y evitar comprar de manera excedente.
2. Departamento de ventas. Puede ocurrir que el cliente en complicidad con el empleado del negocio lleve a cabo una venta exorbitante a través de su crédito, para luego desaparecer sin pagar su deuda. Y para evitarlo, los especialistas recomiendan contar con un sistema de información que proporcione “control de créditos”, que genere en automático líneas de créditos variables para cada cliente, y las aumente o disminuya periódicamente, dependiendo de su comportamiento de pago.
Asimismo, puede ocurrir que los empleados cambian la dirección de cierto cliente para cargarle una compra a su línea de crédito, sin su autorización, y entregar la mercancía a otra dirección. En estos casos el cliente no reconoce la venta y se genera robo de mercancía y una cuenta incobrable que provoca un problema de crédito y cobranza. En este caso, se recomienda que cada usuario del sistema tenga su propia clave de acceso con diferentes derechos de usuario, de tal forma que el sistema registre qué usuario realiza cada cambio y que sólo algunas personas puedan modificar la información.
También es importante que los empleados tengan estipulados políticas y procedimientos de seguridad que los prepare para evitar situaciones de fraude, por ejemplo, que un cliente quiera pagar su compra con un cheque certificado en viernes a última hora y que le urge recibir la mercancía; lo que es indicio de un intento de fraude, debido a que la autenticidad del cheque no se puede corroborar hasta el lunes. Y es común que los vendedores lleven a cabo esta venta, por el hecho de cumplir sus cuotas y ganar su comisión.
3. Departamento de Cobranza. Puede ocurrir que el encargado de esta área no reporta todas las cobranzas, sobre todo las de cuentas de mayor antigüedad de pagos pendientes. Aquí se recomienda que el ERP sea capaz de enviar de manera automática, tanto a la empresa como al cliente, un mensaje que reporte dicho pago. Es necesario alinear y sincronizar la operación de una empresa con un sistema empresarial que garantice el éxito del negocio.
Finalmente, CresCloud agregó que en México los empresarios conviven con empleados con poca o nula honestidad, lo que puede resultar en que las negocios pierdan entre el 5 y 6% de sus ventas anuales por los crímenes financieros, fraudes y corrupción que cometen, en el 85% de los casos, esos mismos empleados.
