Los diferentes tipos de adquisiciones que realizan los departamentos de compras, obedecen a las variadas necesidades que los usuarios de las empresas poseen. Así, algunos sectores requerirán insumos para las líneas de producción; artículos de librería para la operación diaria; provisión de fletes, en el caso del área de distribución; y repuestos y herramientas para el sector de mantenimiento. La lista, obviamente puede ser inextensa. Solo basta hacer el ejercicio de pensar cuáles son los recursos necesarios para que un producto y/o servicio esté a disposición del consumidor.
Con ésta información el departamento de compras clasifica las necesidades de los usuarios, en diferentes tipos de adquisiciones; a las que asigna un tipo de reaprovisionamiento y un tipo de contratación adecuados. De manera que, una posible clasificación resultaría ser: materias primas, packaging, MRO, servicios, bienes de uso y productos de reventa.
También, suele hacerse una clasificación ABC de las compras en función del importe involucrado.
CRITERIO DE CLASIFICACIÓN POR EL IMPORTE INVOLUCRADO
Clase %de artículos % dinero involucrado
A 20% 75%
B 30% 15%
C 50% 10%
Con ésta información, quienes tienen la tarea de administrar las compras, concentran sus esfuerzos en efectuar la mejor compra en los artículos catalogados como A y en menor medida como B.
A los bienes que se compran, por lo general se les asigna dos comportamientos:1. se activan y se acumulan como inventario y luego al consumirlos se computan como gasto; o
2. se activan y luego se deprecian periódicamente enviándose al consumo solo la parte que se amortiza.
Tanto los primeros - bienes de cambio -, como los segundos - bienes de uso -, requieren sí o sí, un exhaustivo control por parte del controller de la empresa o por parte del responsable de compras e inventarios. Es en estos tipos de bienes, que recae el foco de atención de quienes tienen la responsabilidad de llevar adelante las compras de la empresa. Además, cuando se hace mención a los servicios a contratar, por lo general se hace referencia a aquellos que son fáciles de detectar o catalogar como tales, por ejemplo, los que están asociados a las plantas.
Resumiendo, los bienes de cambio, los bienes de uso y los servicios de planta, son el tipo de necesidades que se gestionan ante el departamento de compras.
Estos criterios de clasificación son válidos y generan valor agregado, en la medida que todas las adquisiciones que la empresa realice, pasen por el departamento de compras. Sin embargo, la realidad nos muestra que existen otros tipos de adquisiciones, que no necesariamente tienen una gestión de compra efectuada por el departamento competente. Me refiero, más exactamente a los servicios no relacionados con el área productiva. Por ejemplo, los servicios contratados por las áreas de marketing, recursos humanos, administración, investigación y desarrollo, presidencia, ventas o comercialización.
Entonces, si se computan todas las compras que la compañía efectúa, vía órdenes de compra o vía gasto de presupuestos, notaríamos que el dinero gastado sería, indefectiblemente, mucho mayor que el que efectivamente muestran los números arrojados por las órdenes de compra. Habría aquí, entonces, una oportunidad de ahorro, pensando solamente en la posible duplicación de proveedores para el mismo tipo de necesidad. Más aún, las sorpresas serían mayores si se hace un replanteo total de lo que se entiende por servicios.
Como vemos, las compras y contrataciones, no debe circunscribirse al ámbito de los servicios de planta o a los fácilmente detectables por su obviedad; debe comprender todas las adquisiciones efectuadas por el personal de la empresa.
¿Qué se define como servicio?
En principio la acepción que mejor se adapta es la siguiente: “Prestación humana que satisface alguna necesidad social y que no consiste en la producción de bienes materiales.” Visto de éste modo, las empresas contratan diversas prestaciones, alguna de ellas fáciles de detectar, como por ejemplo, el servicio de correo. Pero hay otros tipos de prestaciones, que no resultan tan fáciles de identificar: la provisión de artículos de ferretería al pañol de repuestos sería una de ellas. Estos son dos de los casos extremos, existiendo entre ambos una variedad muy grande de ejemplos.
Si se analiza el objeto de prestación por parte del proveedor, es posible hacer una primera aproximación en la clasificación de los tipos de servicios, de acuerdo a:
1. Si el objeto es la transferencia de conocimientos.
2. Si el objeto es el uso intensivo de la mano de obra.
3. Si el objeto es la provisión de artículos.
Una segunda aproximación nos permitirá asociar el objeto de prestación con el receptor del servicio. Existiendo dos tipos de receptores: los receptores productivos -áreas asociadas a las plantas- y los receptores no productivos -áreas asociadas a la administración y a la comercialización-.
Finalmente amalgamando el objeto de prestación y el tipo de receptor del servicio, nos encontramos ante una clasificación de los servicios como la siguiente:
1. Servicios de apoyo a mantenimiento: Son aquellos servicios en los cuales el prestador sirve de apoyo al sector de mantenimiento. Aporta la mano de obra y sus conocimientos para la realización de tareas específicas del sector. Por lo general se encuentran los trabajos que requieren una especialidad, como ser: el servicio de mecanizado, de herrería y rebobinado de motores.
2. Servicios de apoyo a Planta: Son aquellos servicios en los cuales el proveedor aporta su know how y/o instalaciones propias. El prestador provee principalmente de mano de obra para cubrir diferentes necesidades de la Planta en general, por ejemplo: comedor; vigilancia; retiro de residuos; archivo; correo interno; lavado y planchado de uniformes, control de plagas; remíses y limpieza.
3. Servicios de mantenimiento de máquinas y equipos: Son aquellos servicios en que el prestador aporta mano de obra, provisión de insumos/repuestos y asesoramiento técnico para las reparaciones y el mantenimiento preventivo y/o correctivo de máquinas y /o equipos de provisión propia o no, por ejemplo: mantenimiento de ascensores; mantenimiento de equipos de aire acondicionado; servicio de mantenimiento y recarga de matafuegos.
4. Servicios de Consultoría, Asesoría y Capacitación: Son aquellos servicios en que el prestador aporta su trabajo intelectual, por ejemplo: seguridad e higiene Industrial; asesoramiento ambiental; clases de inglés; servicios de marketing y de recursos humanos.
5. Servicios de Provisión: Se considerará un servicio de provisión a aquella actividad en la cual la provisión de insumos/repuestos de naturaleza diversa se halla enriquecida por el asesoramiento y la atención esmerada, urgente y particular de un proveedor por ejemplo: ferretería; provisión de insumos industriales en general y librería; provisión del servicio del etiquetado para promociones.
Así una vez identificados cada uno de los servicios provistos a la empresa y habiéndolos clasificado de acuerdo al cuadro anterior, es factible definir para cada grupo las diferentes modalidades de contratación. En otras palabras, se puede estandarizar: la duración de los acuerdos contractuales; la modalidad de contratación: licitación o negociación; los tipos de licitaciones; el tipo de compra: orden de compra o solicitud de pago ; los requisitos legales exigibles; los tipos de controles y las condiciones de pago, entre otros.
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Así una vez identificados cada uno de los servicios provistos a la empresa y habiéndolos clasificado de acuerdo al cuadro anterior, es factible definir para cada grupo las diferentes modalidades de contratación. En otras palabras, se puede estandarizar: la duración de los acuerdos contractuales; la modalidad de contratación: licitación o negociación; los tipos de licitaciones; el tipo de compra: orden de compra o solicitud de pago ; los requisitos legales exigibles; los tipos de controles y las condiciones de pago, entre otros.
De manera que la compra de servicios no es una compra de bajo valor, ni siquiera es una compra fácil de realizar. En todo caso, tiene tantas o más especificaciones que las correspondientes a materias primas o packaging. Esta clasificación posiciona a las compras de servicios, en la misma categoría que aquellas; y su mayor logro reside en la estandarización de las modalidades de contratación, permitiendo así agilizar los tiempos dedicados a la gestión de compras, mejorar la calidad del servicio, mejorar las condiciones comerciales, y diseñar KPI por tipo de servicios.
