Gustavo Castello, Gerente de Sistemas de Exologística explica que como operador logístico trabajan desde 1995 con distintos WMS que se encargan básicamente de controlar el movimiento y almacenamiento de materiales en la empresa, y la última adquisición se realizó en 1999 con la aplicación Warehouse Boss de la firma internacional Computer Associated. Este sistema, corre en una plataforma como es el AS/400, es el que actualmente se está remplazando por la solución de Infor. Esta plataforma no es una de las últimas pero “es estable y anda bien, ha llegado ha realizar cuarenta operaciones simultánesas, pero en determinado momento hicimos una revisión y pensamos que era necesario cambiarlo por varios motivos”, comenta.
Entre los principales motivos, Castello remarca la necesidad de hacer una actualización tecnológica debido a que “el AS/400 llegó a su punto máximo, entonces, buscamos plataformas abiertas que corran en entornos Web”. Otro tema que consideraron fue mantener la premisa de Exologística, que se basa en estar en la vanguardia tecnológica, “tratar de marcar el rumbo”.
“En 1999 lo hicimos con el Warehouse Boss y en 2008 con este proyecto nuevo de migración de sistema”. Además, detectaron que el usuario y el mercado exigían cada vez más del sistema y las herramientas actuales limitaban las posibilidades. “Estábamos bastante limitados y debíamos recurrir a desarrollos, a partir de ahí lo que hicimos fue un proceso de búsqueda en el mercado mundial y seleccionamos una terna.
Búsqueda, selección y jerarquización
Uno de los puntos que inclinó la balanza hacia el lado de Infor fue la compra que esta empresa realizó de varias compañías de software para luego adentrarse en una política de consolidación. “
El proyecto de evaluación fue muy complejo, se creó un grupo integrado por representantes de distintos sectores de la compañía. Hicimos una evaluación desde lo técnico, lo comercial y lo estratégico y llegamos a un empate técnico con otros sistemas”, cuenta Castelló.
Y explica que “una de las adquisiciones de Infor fue la parte de aplicativos de la firma internacional Computer Associated, entonces, Infor comercializa Warehouse Boss, que es nuestro actual sistema, que tantas satisfacciones nos ha dado. Esa diferencia es la que valió en la definición por penales”.
“Lo que hicimos fue pedirle a los postulantes que modelizaran nuestros modelos mas complejos, ya que por la variabilidad de clientes que tenemos necesitamos un sistema que sea flexible y que incorpore y contemple las distintas funcionalidades a nuestras características”.
Una vez definida la elección se formó un equipo de implementación a través de una consultora partner de Infor. “Tanto la configuración como la instalación del sistema fue un proceso muy intenso y extenso, además y ya contemplando el crecimiento, tuvimos que comprar todo el Hardware”.
“En paralelo, fuimos avanzando en la capacitación y adaptación, que fue un período de tres a cuatro meses; luchamos con los pro y los contra de innovar: aprender cosas nuevas y no tener muchos referentes”, recuerda el Gerente de Sistemas de Exologística.
El sistema
Infor SCM Warehouse Management 9 “está dimensionado para trabajar con las distintas variables que tenga un operador logístico de las características de Exologística: una solución avanzada para la optimización del cumplimiento y de los procesos de distribución que aseguran que los productos sean entregados en su totalidad y en tiempo”, explica Jose Cavoret, Director de Canales para Cono Sur de Infor.
“La solución ofrece la visibilidad del inventario actual y del proyectado y ayuda a alinear los recursos y el trabajo para satisfacer los requerimientos de los clientes”, agrega.
Asimismo, “reduce el nivel de inventario, incrementa la productividad laboral, mejora la precisión de los envíos, incrementa la exactitud de inventario, fomenta los índices de pedidos perfectos y reduce los costos operativos”.
Infor Warehouse Management 9 posee una amplia variedad de capacidades avanzadas de gestión de almacenes, incluyendo:
* Gestión de trabajo y labor
* Visión unificada del inventario en almacenes múltiples
* Visibilidad de red avanzada
* División de pedidos y otras funcionalidades de control
* Soporte en varios idiomas
“Personalmente –continúa Cavoret- he trabajado desde hace mucho años con Exologística y sé la capacidad que tienen para desarrollar este proyecto y así está siendo, porque están poniendo nuevas operaciones que han ganado y otras que están migrando”.
En cuanto a los plazos del nuevo sistema, prevén que la migración se va a terminar entre finales del 2010 y marzo del 2011. En este momento en la planta de 42.000 m2 y 11 metros de altura, ubicada en el centro logístico de Esteban Echeverría, Provincia de Buenos Aires se están procesando entre 1700 y 2500 interfaces por día con todos los negocios.
”Una interfase que procesa mal y una línea de un pedido que no pasa genera un caos operativo total, por eso mismo el sistema tiene que funcionar como un reloj suizo”, explica Castello.
Implementación, contra reloj
Disponían de tiempos cortos y como la práctica de Exologística es muy dinámica, con una diversidad de clientes que se aumentó inesperadamente con la retirada de la firma Ryder del país, momento en que el operador local adquirió tres grandes clientes: Philips, Carrier y Alicorp.
Sobre esa base se trataron de determinar las primeras operaciones, que se pusieron en marcha a mediados de 2009, y en paralelo pruebas nuevas con otras operaciones que iban a ser puestas en marcha mas adelante. “De parte de Infor se trabajó en apoyarlos con nuestro equipo técnico para poner en marcha el producto con todos sus condimentos, en los tiempos que ellos deseaban, ya que no solo utilizan el WMS nuestro, sino que también utilizan otras herramientas para la gestión de ventas, reportes y acciones de integración de productos”, relata Jose Cavoret.
Exologística utilizaba históricamente una herramienta que ahora también pertenece a Infor, si bien puede haber funcionado a favor, para Cavoret también tenían muchas prácticas incorporadas que con la tecnología han cambiado y “a veces el cambio puede jugar en contra”.
Para Cavoret la balanza se inclinó a favor de Infor, principalmente, porque “conocemos muy bien la realidad de lo que significa un operador logístico de la envergadura de Exologística, conocemos la problemática y cómo han sido abordadas las soluciones”.
Resultados de la implementación y las migraciones
En toda migración, al principio, aparece la famosa “resistencia al cambio”: el usuario que se queja y se queja del sistema y cuando se lo van a cambiar pregunta ¿por qué, si anda bien?, y después está dos meses más quejándose. Pero en el área de Sistemas de Exologística, esta vez, no se vieron frente a esa traba. “Realmente no encontramos esta resistencia y creemos que es principalmente por el formato que es muy intuitivo y amigable.”
En la herramienta viene incorporado un “business inteligent” que permite que un usuario especializado pueda generarse reportes a demanda, “por esto también la capacitación fue muy rápida y la aceptación muy buena”.
Por su parte Leandro Alonso López responsable de Proyectos y Sistemas Logísticos de Exologística, explica que “la curva de aprendizaje fue mucho mejor respecto al sistema anterior. No encontramos resistencia al cambio, pese a que siempre hay una pequeña inercia que hace que el usuario se trabe un poco, pero como el uso es intuitivo el mismo usuario investiga y en el mediano plazo ya están adaptados y se verificó un aumento de la productividad a raíz de las facilidades”.
Lo importante no es tener un buen sistema sino saber utilizarlo
Como operador logístico, Exologística cuenta con una gerencia de sistemas muy nutrida, especializada y focalizada en la logística, Gustavo Castello cuenta que las tareas se dividen en tres áreas: Tecnología y Comunicaciones, Desarrollo y Funcional, y Procesos.
“Desde la parte de tecnología constantemente estamos armando sitios nuevos, para cada cliente que se suma; el área de desarrollo trabaja para integrar nuestros sistemas con los del cliente. Y la parte funcional tiene a cargo a los analistas y lideres de proyectos de sistema logístico. Por un lado hay ingenieros industriales, especialistas en procesos y por otro lado ingenieros en sistemas con fuerte capacitación en logística. Esa combinación es la que logra llevar adelante todo este proceso”.
“Además, -continúa- tenemos un modelo definido de cómo operamos, lo llamamos Modelo logístico Informático (MLI), donde están todos nuestros sistemas conectados. Este fue uno de los puntos que tuvimos en cuenta a la hora de elegir el nuevo sistema: qué tipo de conectores tenía para integrarlo con nuestro modelo”.
Teniendo muy en claro el modelo, el sistema es una parte y la otra base son los Recursos Humanos adecuados, “con esta fórmula marcamos la verdadera diferencia en el uso de los sistemas”, resalta, “porque no es solamente estar en la vanguardia por comprar lo primero antes que todos, el verdadero valor está en el uso que se le de y en el conocimiento que tenga la gente para implementarlo”.
Darle visibilidad al cliente
Actualmente y pensando en los clientes, se están desarrollando herramientas de Extranet. “El cliente ya no tiene que llamar más para consultar sino que ingresa y ve todo lo que necesita online”, comenta Castello.
En esto también se apoya Leandro Alonso López para afirmar que “darle visibilidad al cliente en logística es fundamental, es uno de los pilares, desde el punto de vista del usuario operativo administrativo hasta el gerente de la empresa. Al principio, lo que mas impactaba cuando hacíamos demostraciones era justamente esto, la transparencia de datos, la sistematización de tareas rutinarias que a su vez le da a los usuarios mas tiempo, mas datos y mas herramientas para la operación”.
En el mediano plazo, agrega Alonso López, una vez atravesado el proceso de capacitación, se refleja la productividad del usuario, la optimización de los procesos y, en definitiva, ahorro en distintos pasos.
¿Crisis?
“La crisis no nos afectó para nada”, afirma Castello. En el ejercicio que Exologística cerró el 31 de diciembres de 2009 “estuvimos por sobre el presupuesto estimado que además no se había bajado, ya que se había estimado en 2008, antes de la crisis”.
Alonso López, responsable de Proyectos y Sistemas Logísticos de la firma, entiende que “al trabajar con empresas de consumo masivo no afectó porque trabajan con primeras y segundas marcas; cuando se miden los flujos y volúmenes surge que lo que se pierde por flujo de importación o exportación, se gana por el lado de acumulación de stock, entonces, las variables se nivelan”.
A su vez, agrega Castello, los tres nuevos negocios, que tienen muy buena rentabilidad y desde un principio se trabajaron con la nueva tecnología de Infor, dieron muy buenos resultados.
