Si hasta hace muy poco la gestión de la cadena de suministro era demandante, a raíz de la pandemia generada por el Covid-19 se ha convertido en un enorme reto para las empresas. Si bien siempre se han analizado escenarios de incertidumbre y riesgo, la situación saltó cualquier análisis. Aún es demasiado prematuro para anticipar consecuencias, pero afortunadamente, y a diferencia de otros momentos dentro de la historia, el avance tecnológico nos permitirá encontrar una solución.
Toda organización se ve conmocionada ante un evento imprevisto, pero quizá más dañino es no poseer una metodología de cómo manejarlos. Los análisis tradicionales, como por ejemplo la matriz DOFA, si bien permiten una amplia variedad de opciones, no puede responder ágilmente a los vaivenes repentinos en la gestión de la cadena. Ésta es tan particular en cada empresa, en cada organización, en cada proceso e incluso en cada sociedad, que una metodología general es poco útil en situaciones como la sobrevenida con la pandemia o cualquier otra de afectación global y súbita.
Por tal motivo, es necesario poner en práctica ciertos pasos generales para dar inicio a una gestión de riesgos en la cadena de suministro.
Primer paso: definir el riesgo
No toda situación sobrevenida puede representar un riesgo. De hecho, dentro de las organizaciones existen exposiciones y peligros. Si un proceso está supeditado a una maquinaria muy especifica o al conocimiento experto de un solo técnico, ello representa un riesgo, aun cuando no es con un grado alto de incertidumbre. Otros riesgos internos pueden estar definidos por un nivel de incertidumbre alto, como puede ser el caso del almacenamiento de un material que aun cuando fuese inocuo desconocemos el grado de afectación en términos de su movilización o resguardo.
En el contexto externo sabemos que una tormenta eléctrica de gran magnitud es un riesgo para la distribución de los productos, pero desconocemos si una situación de conmoción social tendrá el mismo nivel de afectación que la situación meteorológica. Tratar de definir todos los riesgos es prácticamente imposible, pero los más probables sí se pueden considerar. Para ello es necesario conocer nuestro grado de imprevisión y el nivel de incertidumbre, para situaciones que sabemos afectarán la operación de la cadena.
En este sentido es primordial que los diferentes subprocesos y operaciones que integran el proceso general de la cadena de abastecimiento mantengan actualizados sus registros, metodologías, capacidades nominales e indicadores clave de desempeño. Esto permitiría establecer en justa dimensión el nivel de incertidumbre que se va a analizar, permitiendo a la organización explorar riesgos internos y externos. La norma internacional ISO 28000 es una muy buena guía de identificación de riesgos, especialmente por estar dirigida exclusivamente a la gestión de la cadena de suministro.
Segundo paso: cómo accionar ante la identificación de un riesgo
La forma en que se reacciona ante un riesgo, presente o potencial, es un elemento que debe definirse con antelación, es decir, la gerencia de la cadena debe establecer un protocolo y una metodología. Hay que tener muy presente el nivel de riesgo, si el mismo es de un impacto bajo, entonces hay que establecer si valdrá la pena accionar para su contención o simplemente asumir las consecuencias. Esta determinación se requiere establecer en función de cómo afectará a la cadena de suministro.
El espectro de consideraciones va desde lo concerniente a la rentabilidad operativa hasta el grado de servicio al cliente. La manera de cómo la organización lo manejaría sería en función de sus estrategias o prioridades. En caso de que el riesgo sea “soportable” no quiere decir que no se deba registrar. Lo que no se registra (mide) no se administra y las consecuencias todos las sabemos.
Si el riesgo es de impacto medio o alto, la gestión de la cadena de suministro debe establecer cuáles serán los planes contingentes a ejecutar, con cuáles recursos humanos, de conocimiento experto, de tecnología, entre otros. Estos planes no pueden ser accionados ad hoc, sino a través de un grupo de tareas o Task Force adiestrado y capacitado para tales efectos.
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Éste no solo sería para implementar los planes, sino que adicional ha de establecer el grado de incertidumbre e impacto que los riesgos, a considerar como medios o altos, tendrán sobre la cadena de abastecimiento.
Tercer paso: evaluar la relación costo – beneficio
La mejor forma de poder enfrentar un riesgo es preparándose para encararlo. Todo gerente de cadena de suministro preferiría tomar decisiones con un grado bajo de incertidumbre, pero ello es solo una aspiración, la realidad de todos los días es la constante movilidad, que conlleva incertidumbre.
Pero hay que evaluar adecuadamente el cómo asumir el riesgo que se presente. Ello implica que se debe estructurar un esquema de decisión que sea una hoja de ruta táctica, derivada de la gestión estratégica, a fin de registrar resultados y dar seguimiento a iniciativas y operaciones.
*Especialista en administración de operaciones y gestión logística.
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