Steve Jackman y Todd Bjorklund*
*Consultor de Solución y Consultor Senior de Solución, respectivamente, de Lawson.
La siguiente es una metodología para tomar control del inventario de refacciones en una fábrica. Éste culmina en la implementación de un sistema de gestión integrada (ERP), pero cada paso se puede seguir manualmente con la ayuda de hojas de datos, diarios de operación, etcétera
1. Establecer un control punto de pedido (ROP reorder point) para todas las piezas de stock.
Las refacciones se categorizan generalmente como piezas stock y piezas no stock. Las piezas stock suelen ser mayores en términos de volumen pero las piezas no stock pueden ser críticas para una reparación importante. El control de piezas stock inicia al establecer un ROP y una cantidad por pedido (ROQ). La planificación ROP es un nivel de inventario fijo que dispara una orden de compra. Si el total del inventario iguala o cae debajo del ROP, una orden de compra se genera automáticamente para reemplazar el inventario.
Ahora bien, ¿cómo se define un ROP correcto para miles de repuestos? Al inicio, la experiencia nos dará una idea general, pero después de un peróodo corto de tiempo se requerirán cálculos para sugerir el ROP óptimo que considere consumo, precio de entrega, cantidades establecidas por el proveedor, plazo de entrega, precio de inventario, seguro, etcétera.
La próxima consideración es el nivel de servicio. El balance del nivel de servicio es fácil de definir pero difícil de calcular: si se mantiene demasiado bajo se cae en riesgo de faltas en inventario y paros de producción innecesarios y costosos. Si es demasiado alto se terminarán pagando los costos por exceso de inventario. Nuevamente, se requiere un cálculo para sugerir un ROP para cada refacción
2. Revisar las compras históricas de piezas no stock para determinar si deben ser piezas stock y establecer niveles kanban para las piezas stock abierto.
Cuando las piezas no stock son especiales se requiere una administración cuidadosa. ¿Cuáles han sido adquiridas esta semana, este mes, este año? Esta información debe estar disponible fácilmente. Si una pieza no stock se compra con frecuencia, hay que considerar recalificarla como pieza stock y, por tanto, estará sujeta a los controles predefinidos.
Las piezas stock abierto requieren de poco o nulo control. Estos son artículos de valor bajo tales como pernos, tuercas y sujetadores, en los cuales los planes formales de administración no valen su costo. El remplazo del inventario de piezas stock abierto generalmente se hace visualmente o por un simple kanban. En muchos casos el proveedor ofrece este inventario bajo el formato de consignación.
3. Identificar las piezas de refacción mayor (PRM) y negociar su precio y plazo de entrega.
Las PRM son un tipo excepcional de piezas stock. El método de planificación para estas piezas es por pedido. Típicamente, éstas son piezas de alto valor cuya tenencia en inventario representa una inversión significativa o cuyo almacenaje se hace difícil por su tamaño o condiciones especiales requeridas. Tal como las piezas ROP, las refacciones por pedido deben ser identificadas previamente para las tareas de mantenimiento, sin embargo, no deben ser adquiridas hasta que la orden de trabajo haya sido emitida y aprobada.
Un aspecto crítico de las PRM es el manejo del plazo de entrega. Es probable que los proveedores las fabriquen bajo pedido. Así que la planificación previa de PRM es imprescindible para cumplir una reparación grande a tiempo. Las PRM deben ser identificadas al momento de comprar la maquinaria y es cuando se deben negociar precio y plazo de entrega para éstas.
4. Establecer procedimientos para pedir y recibir piezas.
La administración de piezas stock es planificación y control. El manejo de piezas no stock es rapidez y eficiencia. El mantenimiento de una fábrica puede presentar sorpresas (no importa qué tan diligente sea uno). Una sorpresa típica es descubrir que no se tiene inventario de un repuesto durante una reparación inesperada.
La coordinación de este esfuerzo requiere un procedimiento establecido con antelación. El personal de mantenimiento debe pedir la refacción rápidamente, aunque sea una pieza no stock. El comprador debe encontrar al proveedor, hacer la compra, e informar de inmediato el plazo de entrega. El equipo de recepción del almacén debe saber que la pieza es urgente y notificar automáticamente cuando ésta llegue.
5. Establecer procedimientos para repasar requerimientos de piezas al momento de planificar acciones de mantenimiento.
El mantenimiento planificado debe contar con un programa para controlar la disponibilidad de recursos, ambos en términos de personal y de refacciones de recambio. Al programar una tarea se debe definir el consumo de repuestos requeridos.
6. Determinar ubicaciones para inventario y explorar la posibilidad de contar con un depósito central
Una corporación que tenga varias fábricas casi siempre controla centralmente sus piezas de refacción. El establecimiento de un depósito central de piezas de refacción permite economías de escala en compras y distribución, así como reducir el nivel de inversión total requerida.
Aun en una empresa que cuente con una sola fábrica, la existencia de un procedimiento formal de inventario y ubicación puede aprovechar varias unidades escondidas de inventario en las instalaciones. No es raro encontrar algunos miles de pesos en refacciones dentro del escritorio o la oficina de un supervisor de producción.
7. Evaluar e implementar la integración de esta metodología en un solo sistema de gestión integrada (ERP).
La empresa lechera escandivaca Skånemejerier, por ejemplo, redujo de manera importante sus inventarios de piezas de refacción: “Previamente teníamos un nivel de inventario con valor de 2.29 millones de dólares. Usando un ERP, redujimos el valor de nuestro inventario por 40 por ciento a un valor de 1.37 millones”. (Claes Hansson, gerente de de sistemas de mantenimiento y compras e inventario en Skånemejerier.
Los sistemas ERP pueden automatizar y sistematizar gran parte del proceso de compra y manejo de refacciones. La integración de mantenimiento con planificación de materiales y recursos (MRP) les permite a los planificadores asegurar que las piezas y los técnicos para instalarlos estén disponibles de la misma manera que planean las materias primas y los recursos para la producción.
También se puede mejorar el análisis de fallas en la línea de producción, así como darle acceso al personal de producción y mantenimiento de mayores datos para tomar mejores decisiones y elevar la calidad en la fábrica. En muchos casos, el ahorro obtenido al eliminar las entregas urgentes por paquetería casi paga la inversión en un ERP.
