Para Ian Hobkirk, Director de Commonwealth Supply Chain Advisors, cuando el software de gestión de almacenes (WMS) se implementa adecuadamente permite a las empresas reducir los costos de mano de obra, mejorar la precisión, aumentar considerablemente la visibilidad del inventario y del flujo de trabajo. Beneficios en tiempo real que mitigan el riesgo de interrupciones operacionales en el Centro de Distribución (CEDIS).
Añade que si varias compañías utilizan de forma segura el WMS porque implementaron de forma exitosa un ERP u otro software, otras batallan para conseguir un buen funcionamiento del sistema de gestión de almacenes. Fallas que pueden deberse a una falta de estandarización en negocios ampliamente diferentes, pero con procesos semejantes en el CEDIS, lo que requiere una personalización del software.
En otras ocasiones, la falla se debe a las soluciones que dan a trabajos con reglas ya establecidas en el almacén, que pasan inadvertidas o no se discuten en el momento y cuando el software está configurado. Otras razones van del choque cultural que los trabajadores del almacén tienen en la transformación del proceso del negocio a los problemas con el equipo de manipulación de materiales que están configurados para realizar ciertas funciones.
Sin embargo, Hobkirk indica que el factor más grande que se puede descuidar al comparar las implementaciones del WMS con el ERP es el enorme volumen de transacciones activas simultáneas en el CEDIS, pues cada trabajador del almacén puede procesar múltiples transacciones por minuto en dispositivos móviles o encontrar problemas menores al mismo tiempo que son difíciles de resolver rápidamente.
A continuación, se mencionan las seis áreas clave a las que las empresas deben prestar atención para mitigar adecuadamente el riesgo de una implementación problemática o fallida del WMS, según Commonwealth Supply Chain Advisors:
1. Asegurar la alineación funcional. La correcta alineación de las expectativas entre la empresa compradora y el proveedor de software es vital para una implementación exitosa e inicia en la fase de selección del proveedor. Se recomienda que las empresas documenten sus requerimientos de procesos de negocios a un nivel muy detallado antes de firmar un contrato con un proveedor de software. Éste indicará si el WMS puede adaptarse a la funcionalidad requerida y resaltar las áreas donde se requiere la personalización.
2. Realizar pruebas. Hacer secuencias de comandos en donde los scripts deben direccionar (A) la funcionalidad normal, (B) excepciones y (C) errores de usuario. Los ítems B y C tienden a ser descuidados y pueden ser los más problemáticos durante una implementación –dice el directivo. Entonces, cabe esperar que la primera versión del software WMS tenga numerosos errores y que fallen hasta 30% o más de los scripts. En este punto, el personal debe desarrollar un gran número de guiones de prueba, asegurarse de que sean minuciosos, completos y basarse en la funcionalidad actual y final requerida; después verificarse.
3. Personal de trabajo correcto. La implementación de un nuevo software debe incluir un plan de cambio cultural para una transición del entorno manual al automatizado. Además, las empresas deben formar tres niveles de trabajadores: súper usuarios que accederán a todas las áreas del WMS y realizarán cualquier operación para corregir errores y asegurar que esté funcionando cada día.
Solucionadores de problemas o trabajadores altamente experimentados que estén muy familiarizados con al menos un aspecto del sistema; serán los individuos que los usuarios generales consultarán. Y los usuarios generales, los trabajadores del almacén que utilizarán el sistema.
4. Evaluación exhaustiva. Las compañías deben estar preparadas para retrasar el funcionamiento directo si se cree que no están listas para comenzar a usar el software. Esta evaluación debe cubrir la disposición del sistema, preparación de la interfaz, visibilidad, entrenamiento de los súper-usuarios. Así como la conversión de datos, condición de inventario.
5. Suficiente soporte. Las empresas deben prestar una atención diligente a los problemas de formación de los operadores, enseñarles quiénes son los solucionadores y ser alentados a buscar su ayuda. Dichos solucionadores de deben ser buenos comunicadores y capaces de rectificar rápidamente problemas, asimismo, saber cuando no es un error del operador.
También se debe prestar atención a errores designando a gestor de proyectos, que rastreará errores y su ruta de resolución y asignará un nivel de prioridad a la fijación del error y un recurso para corregir el error, y dará un seguimiento cada pedido y al inventario.
6. Pausa de la productividad. Cada implementación de WMS inicialmente conlleva una pérdida de productividad a corto plazo, a veces seria, debido a que los trabajadores deben comenzar a realizar el seguimiento de todas sus acciones, falta de familiaridad con el sistema; errores del operador y de software, entre otros temas que no deben preocupar a los responsables de operación de una manera fatal.
Ian Hobkirk concluye que los ejecutivos de las empresas deben evitar cualquier imposición del servicio del WMS si la evaluación de la capacidad revela insuficiencias. No obstante, confirma que “no deben desalentarse, pues cuando se aplica correctamente, el software puede ayudar a transformar una operación y mejorar considerablemente la rentabilidad: Como en la mayoría de las áreas de negocio, la planificación adecuada evita un mal rendimiento”.
Cabe mencionar que el también fundador de Commonwealth Supply Chain Advisors formó parte del MODEX 2018, exposición que ofreció a los asistentes un panorama de lo último en equipos y tecnologías para la fabricación y la cadena de suministro del 9 al 12 de abril en Atlanta, Georgia, Estados Unidos.
