En este entorno altamente competitivo y global que la industria logística, de distribución y en general la cadena de suministro vive, las empresas de todos tamaños se enfrerntan cada vez más a un intenso, constante ritmo de desarrollo de información, múltipes operaciomes, procesos, lineamientos que deberán ser almacenados y utilizados posteriormente como curso normal del quehacer de negocio,
Como líderes de empresas, departamentos, áreas de negocio conocemos la importancia que la información en si misma representa, pues es ésta la que permite el dinamismo, y movimiento de todo el negocio, por lo resulta vital contemplar procesos o lineamientos para protegerla y anticiparse a los riesgos.
Imaginemos por ejemplo un operador logísitico que da servicios a múltiples empresas en todo el territorio nacional, que ante una descarga eléctrica ocasionada a un transformador de la zona pierde toda la información en el sistema ese día en particular, siendo temporada alta. ¿No comenzaría a recibir por decir algo, miles de llamadas declientes por fallas al sitema de seguimiento de guías en tiempo real o retrasos en los tiempos acordados de entregas? Podríamos adivinar posibles continuaciones a esta historia, y quizás no es algo que nos resulte poco probable.
Existen múltiples ejemplos de causas que afectan la información de las empresas tanto desde un punto de vista virtual como físico: desastres naturales, fallas internas al sistema, vulnerabilidades en la red, descargas eléctricas, accidentes, etc. Uno de los que más impactaron al mundo moderno: el Tsunami ocurrido en Japón.
Durante este evento varias empresas de la industria automotríz sufrieron perdidas de información lo cual resultó en perdidas, por no contar con un plan ante alguna contingencia. Lo cual derivó en el impacto para otras industrias alternas como autopartes, distribución y logística.
Con esto, sabemos que es imposible adivinar cuando tendremos estos, sin embargo si está a nuestro alcance hacer un plan que nos premita anticipar causas, detectar riesgos y conocer más a detalle con que elementos contamos para poder asegurar nuestra información de negocios.
Actualmente, las tecnologías de la información sumadas al conocimiento y experiencia de expertos pueden proveer planes a medida haciendo un “escaneo” de aspectos específicos y vulnerabilidades particulares de continuidad de negocio para las empresas; desde un enfoque de protección de datos, funcionamiento continuo de sistemas, disponibilidad de la información, almacenamiento requerido, sitios remotos de operación, copias físicas o virtuales de respaldo, etc.
Contar con todo lo anterior, puntualmente para la industria logística representa un aspecto importante a considerar debido al dinamismo y actividad del negocio; ademas de contener aspectos importantes en cuanto a percepción y servicio al cliente. Sin embargo, esto más que atemorizarnos debe provocar una profunda conciencia en la importancia.
Es recomendable desarrollar e implementar en conjunto con un equipo de liderazgo en la empresa (y si es posible con la ayuda de expertos en el tema) esta visión integral para anticiparse y tomar acciones oportunas con el objetivo primordial de mantener a la empresa funcionando a un nivel mínimo aceptable durante una contingencia o evento crítico. Esto significa que un BCP (Plan de Continuidad de Negocio) debe contemplar todas las medidas preventivas y de recuperación para cuando se produzca una contingencia que afecte al negocio mediante una metodología interdisciplinaria.
Los objetivos del Plan de Continuidad de Negocio son:
•Salvaguardar los intereses de sus clientes y socios además del negocio y la imagen de la organización.
•Identificar los puntos débiles en los sistemas de la organización.
•Analizar las comunicaciones e infraestructuras.
•Conocer la logística para restablecer los servicios, independientemente de los sistemas.
•Ofrecer alternativas viables a todos los procesos críticos de negocio.
Con la finalidad de dar mayor guía aquí les presentamos 4 puntos clave y recomendaciones para asegurar esta continuidad en las operaciones de negocio y de la información:
1.PLANEAR Y ANALIZAR MI SITUACIÓN
•Llevar a cabo un Análisis de Impacto al Negocio (Business Impact Analysis o BIA): Éste es básicamente un informe que nos muestra los casos ocasionados por la interrupción de los procesos de negocio.
•Una vez obtenido este informe, la compañía tiene la capacidad de clasificar los procesos de negocio en función de su criticidad y lo que es más importante: establecer la prioridad de recuperación.
•En el BIA se identifican los componentes claves requeridos para continuar con las operaciones de negocio luego de un incidente, dentro de estos componentes se encuentran aspectos como personal requerido, áreas de trabajo, registros vitales, backups de información, aplicaciones y sistemas, Dependencias de otras áreas dependencias con terceras partes, Criticidad de los recursos de información participación del personal de seguridad informática y los usuarios finales, análisis de todos los tipos de recursos de información, etc.
•Todo lo encontrado se deberá documentar y en un Plan Maestro en donde se defina el proceso que el equipo de trabajo tomará para dar solución lo antes posible a las demandas del negocio.
2. CONTROLAR EL DAÑO
•El Plan de Continuidad de Negocio abarca todos los sectores del negocio, con más foco en aquellas áreas en donde la disponibilidad de la información es el mayor activo.
•Para los eventos con mayor nivel de criticidad a resolverse durante una contingencia, se debe contemplar una recuperación casi inmediata de información que permita volver a las operaciones. Por ello se deberá planear una recuperación de desastres o hacer un Disaster Recovery Plan (o DRP por sus siglas en inglés) en donde a nivel de herramientas, tecnologías y procedimientos sea posible recuperar la información para dar seguimiento a toda la operación detenida.
La estrategia de recuperación que se recomienda implementar es una combinación de medidas preventivas, detectivas y correctivas para: eliminar la amenaza completamente y minimizar la probabilidad de que ocurra nuevamente y sus efectos.
3. RECUPERAR Y SEGUIR OPERANDO
•Desarrollar la Estrategia de Recuperación: A través de herramientas físicas o remotas de almacenamiento, poder acceder a una copia de seguridad o respaldo de la información de la empresa para poder rehabilitar el funcionamiento del servicio a los clientes.
•Asegurar la tecnología y esquema adecuado para generar esas copias de seguridad, periodicidad de almacenamiento y espacio que mejor se adapte a las necesidades de la empresa.
•Definir sitios alternos de trabajo: desde salas de juntas, equips, teléfonos, acceso de red, infraestructura y un centros de datos Backup.
4. MANTENER Y MONITOREAR EL PLAN
•Una vez controlados los puntos más críticos y teniendo la información reestablecida, es importante no bajar la guardia y monitorear que todo esté funcionando al nivel mínimo aceptable para no generar pérdidas al negocio.
•Es aquí en donde el plan debe contemplar una revisión profunda de procesos de escalación, tiempos de respuesta, entre otros.
En la actualidad, la Continuidad de Negocios y los planes de Recuperación de Desastres se han venido transformando debido a las exigencias de cómo almacenar información y evolución de la tecnología y sus beneficios en esquemas bajo demanda que permitan un pago por lo que se usa. Lo cual representa un traje a medida y evita inversiones innecesarias en ifraestructura. Con todo esto, la “Nube” ha dotado de un nuevo sentido a estos modelos bajo demanda para asegurar aspectos como de servicios de Cloud Computing como la independencia de la ubicación física, la infraestructura compartida y el crecimiento por demanda son algunas de las pistas que podemos preveer se comenzarán a adpotar.
Aunque la tecnología sigue avanzando, los líderes de TI siguen luchando con la recuperación de desastres debido a la complejidad, el riesgo y otras prioridades. A medida que nos adentramos en 2012, se observa un gran potencial para definir modelos de recuperació y back up de información en la nube que impulsen la virtualización como una forma de mejorar su infraestructura.
En resumen, debemos tener bien en mente que prevenir siempre será la clave para tener un negocio exitoso y altamente competitivo, lo cual incluye ser previsiorios en este entorno que cambia constantemente.
*Gerente de Servicios de Continuidad de Negocios y Recuperación de Desastres de IBM México.
