Canal tradicional entra al Mundial con un inventario que ya no cabe en la libreta

La gestión de inventarios en el canal tradicional mexicano ha dejado de ser una tarea administrativa para convertirse en condición de supervivencia. Tiendas de abarrotes, misceláneas y negocios familiares operan en un mercado amplio, atomizado y expuesto a cambios de demanda que no siempre son fáciles de identificar.

El número de tiendas de abarrotes, ultramarinos y misceláneas que había en el país hasta 2023 era de 655,641 unidades económicas, de acuerdo con la más reciente edición de los Censos Económicos, elaborados por el Inegi.

La cifra representó 81,500 negocios más que en 2018. En el mismo lapso, los salones y clínicas de belleza y peluquerías sumaron otras 71,883 unidades y el comercio al por menor de ropa, excepto de bebé y lencería, otras 33,500.

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Esta expansión de los negocios viene acompañada de una realidad ineludible, la gestión de los negocios en pocas manos: El 99.8% de los negocios de abarrotes, ultramarinos y misceláneas, por ejemplo, tienen menos de 10 empleados.

La realidad cotidiana

Los datos oficiales se traducen en márgenes muy estrechos para la gestión estratégica y una operación recargada en el día a día, de acuerdo con Ana María Correa, Country Manager de Bsale México: “La intuición no funciona. Si no nos apoyamos de datos no vamos a tomar decisiones correctas”, dice a The Logistics World.

En pequeños negocios, la pregunta crítica es saber qué se mueve, qué margen deja, cuándo se agota y a qué proveedor comprarle.

Lograrlo pasa por dejar la administración basada en la memoria, la libreta o la hoja de cálculo y adoptar tecnología que permita extraer datos valiosos de la operación que habiliten la toma de decisiones estratégicas.

Moda y la complejidad de cada variante

La gestión de inventarios se vuelve más compleja cuando el producto cambia por temporada, talla, color y preferencia local. En moda, calzado y accesorios, un error puede dejar capital atrapado o provocar quiebres de stock cuando el consumidor está listo para comprar.

“En el rubro de moda es crítico el manejo de inventarios dado que no solo es el cambio de temporada, son tallas, los colores preferidos, es encontrar el producto que sí se va a vender”, menciona la líder de la empresa de software de gestión comercial y punto de venta.

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Por ello, enfatiza en lo crucial que se vuelve la digitalización de la operación a partir de la captura confiable del catálogo o bien, de los productos.

Sin stock no hay promesa de venta

El riesgo no es solo comprar de más. Quedarse sin producto erosiona la confianza del cliente, sobre todo cuando el pequeño comercio ya vende por WhatsApp, marketplace o redes sociales.

Si el cliente llega y el producto no está, el negocio pierde dinero y la oportunidad de cerrar una venta que captará la competencia.

Bsale es una plataforma digital que permite registrar ventas, cierres de caja, medios de pago, costos, márgenes e inventario desde computadora, tableta o teléfono. Su alcance, reconoce Correa, está acotado: “Nos enfocamos en la venta y el inventario. No llegamos a ser un ERP que cubre necesidades más altas”.

El Mundial convierte la demanda en prueba de estrés

De cara al Mundial de futbol, Correa reconoce que el canal tradicional -particularmente de las tres ciudades mexicanas con mayor actividad deportiva- vivirá una mayor presión para gestionar su inventario.

Para los changarros y tiendas cercanas a corredores turísticos, estadios, zonas hoteleras o rutas de movilidad, el reto será estimar qué bebidas, botanas, artículos conmemorativos o básicos tendrán mayor rotación, y con qué anticipación deben estar en el anaquel.

Correa plantea una ruta básica: partir de datos que reflejen la venta histórica del negocio y agregar factores de coyuntura como información sobre las zonas de tráfico y la afluencia esperada por las autoridades locales.

Bsale, por ejemplo, contribuye a la gestión de la información que ingresa el tendero, pero el sistema, como tal, no realiza estimaciones de demanda. No dirá cuánto pedir por el Mundial, pero sí puede mostrar el piso mínimo de compra con base en el historial y ayudar a calcular escenarios según ubicación, producto, tráfico esperado y capacidad financiera.

Alertas de stock antes del quiebre

La experta reconoce que en temporadas de alta demanda como se prevé será el Mundial, el reabastecimiento diario puede ser inviable. El proveedor puede tardar más, la movilidad puede afectar unidades de reparto y la caja limitar compras anticipadas. “Va a ser muy difícil, para los dueños de negocio, el tema de la caja”, señala Correa. Comprar más exige circular capital antes de vender.

Por eso las alertas de stock crítico se han vuelto parte crucial de la planificación de demanda. El negocio debe definir mínimos por producto, velocidad de venta, tiempo de entrega del proveedor y margen de seguridad.

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“Herramientas de ese tipo son hiper vitales”, afirma Correa al reconocer que la alerta útil no aparece cuando se acabó el refresco o la botana, sino cuando todavía hay tiempo de pedir considerando las variables conocidas y las extraordinarias.

En el cálculo, el tendero debe integrar la información de proveedores que demoran en surtir con miras a prever un mayor retraso en los días en que la vialidad esté colapsada por eventos deportivos.

Se trata de información que el dueño del negocio registra en la plataforma para crear sus propios escenarios de operación.

Apostar a la data histórica

Correa admite que el punto de partida es la base de datos que integra la información de los productos a desplazar, por ello, la plataforma incluye herramientas para facilitar la captura con lectura de códigos de barras desde la cámara de un celular. Asimismo, permite generar etiquetas para productos sin código propio.

Esa configuración de productos habilita el registro de entradas, salidas, devoluciones, mermas y ventas diarias que posteriormente se convierte en data histórica.

Para un comercio pequeño, esa base representa, a la postre, la diferencia entre comprar por nervio o comprar con base en rotación real.

De Chile para México y LATAM

Bsale opera en México, Perú y Chile, de donde es originaria, pero tiene clientes en Colombia, Guatemala, Costa Rica, a quienes atiende de forma remota para temas de control de inventario. Actualmente trabaja con alrededor de 12,000 negocios, un 90% en territorio chileno. En México tiene alrededor de 400.

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En los tres países el rubro que más se mueve es moda -vestuario, calzado, accesorios- y alimentos y bebidas: abarrotes, productos de fabricación artesanal. El tercero más fuerte es el de tecnología-ferretería.

En todos los casos, se trata de negocios que han alcanzado un grado de madurez y que buscaron alternativas a sus sistemas tradicionales de gestión de sus negocios. Este año, dice Correa, se ha notado un mayor interés en la plataforma.

Mundial, ¿una oportunidad perdida?

Frente al año pasado, Bsale ha observado un crecimiento neto de 15% en empresas que se sumaron al ecosistema, así como el doble de leads que han sido captados vía campañas de marketing en redes sociales.

Considera que el boom de la inteligencia artificial, sin duda ha ayudado a que las personas pierdan miedo a la tecnología; pero también el ánimo por tener una mejor gestión de su negocio de cara al Mundial.

El Mundial exhibió esa madurez o su ausencia. Para quienes ya tienen inventario consolidado, datos históricos, alertas y liquidez, el pico puede convertirse en rotación rentable. Para quienes todavía quieren empezar desde cero, el margen se cerró.

“Hoy ya es tarde”, sentencia Correa, porque las proyecciones y la estrategia de reabasto mundialista ya deberían estar listas.