Abastecimiento, las bases de la relación con proveedores

La relación entre tu empresa y tus proveedores es interdependiente, ya que sin ellos no podrías obtener lo necesario para vender a tus clientes. Conocer las bases de la relación con proveedores te permitirá mantener un abastecimiento sano.

En entrevista exclusiva, Luis Masse, consultor en compras y logística, explicó que los pasos para forjar una relación sana y estable con los proveedores empiezan desde la identificación de estos, su calificación, contratación, evaluación y desarrollo o término de la relación. A este proceso se le conoce como administración de proveedores y estos son los cinco pasos clave que Masse ha identificado para lograrlo.

1. Identificación de proveedores

Una vez que tengas definido el requerimiento por parte de los solicitantes internos, identifica en el mercado a aquellas empresas que pueden abastecer de mejor manera los productos y servicios necesarios para tu organización.

2. Calificación

Una vez identificados a los proveedores se debe evaluar si cumplen con las características de calidad, costo, oportunidad de entrega, servicio, administración de riesgos, innovación y sostenibilidad. Para ello existe un proceso de solicitud de información en donde se pide a los proveedores datos sobre sobre quiénes son, de qué tamaño son, cuáles son sus políticas y procedimientos, así como sus capacidades financieras, comerciales y operativas.

“La calificación nos sirve para seleccionar a los proveedores mas adecuados de una manera holística, no solamente porque tengan la mejor calidad, el mejor costo o el mejor tiempo de entrega”, explicó Masse.

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3. Negociación y contratación

Con base en la calificación, se determina cuales son los proveedores mas adecuados para satisfacer los requerimientos y que se ajustan a las políticas de la empresa. Entonces se procede a la negociación y eventual contratación. Para ello se emite una solicitud de propuesta, en la que se pregunta a los proveedores cómo abastecerían las necesidades de productos de la organización.

Luego de esta información se emite una solicitud de cotización, en donde el proveedor debe dejar en claro cuánto cobraría y de qué forma, es decir, cuáles son sus esquemas de créditos y descuentos.

Es en este punto cuando se define cuál es el proveedor adecuado. Masse aconseja que, una vez seleccionado al proveedor, es muy importante que se establezcan contratos claros de confidencialidad, de suministro de mercancía y de nivel de servicios. En este último se definen las áreas clave de resultados y los indicadores clave de desempeño o KPIs.

4. Evaluación y clasificación de los proveedores

Luego de contratar al proveedor, empieza la fase de desarrollo, es decir, que empiece a abastecer el producto. Con base en esto se le evalúa respecto a los KPIs establecidos. Pueden ser evaluaciones mensuales, trimestrales, semestrales o anuales dependiendo del grado de importancia del producto que provee a tu empresa.

Con base en la evaluación, los proveedores se clasifican en las siguientes categorías:

• Generales. Ofrecen productos que no impactan tanto en los procesos centrales de la empresa y su volumen de provisión no es alto. Por ejemplo, productos de papelería.
• Apalancados. Sus productos tienen bajo impacto, proveen alto volumen y es fácil de sustituirlos con otro proveedor.
• Cuellos de botella. Tienen bajo impacto pero no se pueden sustituir fácilmente.
• Estratégicos. Sus productos son de alto impacto en los procesos y no pueden sustituirse fácilmente.

5. Desarrollo de la relación con proveedores o terminación

Con base en todo lo anterior, debes definir si te quedas con un proveedor o no. Para ello debes, nuevamente, basarte en el cumplimiento de los KPIs. Así como puede haber proveedores cuyo desempeño es el óptimo, habrá otros que no cumplen con los tiempos de entrega u otras cosas preestablecidas en los contratos. Con estos últimos debes trabajar de cerca para asegurar el abastecimiento.

El último paso es terminar una relación. Esto no tiene que ser necesariamente porque el proveedor fue malo, sino también porque las necesidades de tu empresa cambiaron. Debes tener un procedimiento claro para terminar con un proveedor, no puedes simplemente dejar de comprarle o bajar tu volumen de mercancía. Debes explicar la razón y terminar en buenas condiciones.

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