Muchas empresas aún no son capaces, simplemente con pulsar un botón, de tener una idea clara de cuál es la situación actual de sus procesos de suministro y distribución. Esta claridad es necesaria para reaccionar con rapidez y flexibilidad ante problemas de abastecimiento o retrasos de envío con productos provenientes de otros continentes.
En la práctica, la simple cuestión de conocer cuál es el estado de un pedido requiere numerosas llamadas de teléfono, búsquedas en el sistema de planificación de recursos empresariales (ERP), consultas en la página web del transportista, etc.
Por desgracia, en muchas empresas este tipo de situaciones no son un caso aislado, ya que sus cadenas de suministro se parecen a una caja negra donde las entregas no se vuelven a ver hasta que la mercancía está físicamente en su destino. Además, si no se tienen los datos de envío o la información está incompleta, no se puede realizar una planificación logística confiable, lo que da lugar a gastos adicionales e ineficiencia en la gestión de personal y recursos.
Cuando la rapidez en el abastecimiento es fundamental, especialmente dentro de un contexto global en el que intervienen muchas compañías y transporte intermodal, la transparencia en los procesos de la cadena de suministro contribuye enormemente para alcanzar los resultados, debido a que es la base para un control eficiente de la cadena.
En los últimos años han existido múltiples discusiones sobre qué tareas debe abordar la visibilidad en la cadena de suministro. Existen cuatro áreas que deben recibir un apoyo específico para obtener los máximos beneficios posibles:
1. Planificación y previsión. Incluye plazos, necesidades, existencias y capacidad.
2. Supervisión y análisis. Por ejemplo, gestión de excepciones y alertas, índices de visibilidad de la cadena de suministro, etcétera.
3. Optimización. Integra la consolidación de cargas y aprovechamiento de los contenedores, entre otros.
4. Integración de socios comerciales. Fabricantes, transportistas, aduanas/brokers y agentes, etcétera. (CONSULTE ESQUEMA)
Hacia una mayor transparencia en la red de abastecimiento
La visibilidad en la cadena de suministro brinda mayor nivel de transparencia, pues con ayuda de un software y puntos de seguimiento estandarizados para todos los participantes permite representar las redes globales de la cadena y controlar permanentemente todos los flujos de mercancía e información que pasan a través de ellos.
En este punto, es necesario vigilar que la relación costo-utilidad de los puntos de seguimiento seleccionados sea óptima. (CONSULTE ESQUEMA)
La agrupación de toda esa información, a lo largo de los procesos de la cadena de suministro, es un requisito fundamental para una medición basada en KPIs del rendimiento de todos los actores que intervienen en la cadena.
El software sustituye la comunicación manual (más propensa a errores) por una plataforma de datos unificada para todos los actores participantes (one point of truth). Esto permite que los distintos grupos de usuarios, dentro y fuera de la empresa, accedan de forma centralizada a la información relevante.
Además, en esta plataforma se guardan todos los números de referencia y se relacionan unos con otros, por ejemplo: pedidos, envíos, contenedores y aduanas. Esto permite representar y controlar, en un vistazo, hasta las cadenas de suministro más largas y complejas.
Fases para implementar la visibilidad en el supply chain
Con el propósito de reducir la complejidad de las posibles aplicaciones y superar más fácilmente las dificultades que surjan durante la implementación del software, se recomienda realizar un proceso en tres fases de desarrollo:
a) Seguimiento y trazabilidad (track & tracing). Esta fase es la base para lograr una mayor transparencia en la cadena de suministro, pues se utilizan los datos de envío de los transportistas y se visualizan a lo largo de toda la cadena.
Adicionalmente a la planificación progresiva y regresiva de los plazos, los mensajes de excepción permiten la visibilidad de los retrasos producidos o los que se prevé que ocurran.
b) Desarrollo. Su propósito principal es la gestión de la colaboración entre proveedores. El sistema integra los datos de proveedores y plantas de manufactura, entre otros, de manera que se representen los pedidos y procesos de producción.
Los remitentes de la mercancía pueden crear listas de envío electrónicas, incluida la etiqueta, para tener disponible la información en el sistema para posteriores procesos de gestión de almacén, aduanas y cartas de crédito. Además, se pueden comprobar los estándares de calidad y gestionar sus variaciones (por ejemplo, reembalaje y reetiquetado), así como supervisar las normas de embalaje y cláusulas de los términos internacionales de comercio (incoterms).
No obstante, esto sólo será posible si el sistema informático es capaz de relacionar los datos de los pedidos con la información de los envíos. Este requisito puede ser muy complejo y requiere vincular los diferentes objetos (proveedores, pedidos, envíos, lista de bultos, contenedores FCL/LCL, pallets, cajas, etc.) con el software para la visibilidad en la cadena de suministro.
c) Optimización. El principal objetivo de esta fase es optimizar la cadena de suministro. La oferta de información detallada y cualitativamente muy valiosa que ofrece la visibilidad en la red de abastecimiento, permite la realización de análisis top-down/bottom-up, comparativas y previsiones, así como consultar los KPIs por mes o por semana.
De esta manera, se podrá aumentar el potencial de optimización a corto, mediano y largo plazo. A corto plazo, por ejemplo, se puede mejorar la consolidación de los cargamentos en el país de origen y simular escenarios tipo “qué pasaría si” para conseguir un equilibrio entre costos y planificación de plazos.
Respecto a la optimización a mediano y largo plazo, ésta incluye la introducción de un proceso estratégico estandarizado para la gestión de la cadena de suministro y la elaboración de planes de emergencia (por ejemplo, catástrofes naturales).
Además, la elaboración de rankings de rendimiento de suministradores y proveedores de servicios, ayudará a evaluar la calidad de la colaboración con los socios de la cadena.
Factores de éxito para adoptar la visibilidad en la cadena
Antes de iniciar el proyecto de visibilidad y de elegir la herramienta de software que ayudará a conseguir la transparencia de la cadena de suministro, deben tomarse las siguientes decisiones estratégicas:
• ¿Qué objetivos persigue la empresa con la visibilidad de la cadena?
• ¿Se trata principalmente de reducir costos o mejorar el servicio?
• ¿Qué índices se necesitan para la toma de decisiones a nivel estratégico y operativo?
• ¿Qué grado de madurez en la visibilidad de la cadena de suministro se persigue con el proyecto?
• ¿A qué ámbitos (procesos, funcionalidad, integración de socios de la cadena de suministro, etc.) se aplicará la visibilidad de la red de abastecimiento?
• ¿Cuáles son otros factores críticos para el éxito en un proyecto de visibilidad de la cadena?
Por otra parte, previo a elegir la futura herramienta para la visibilidad de la cadena de suministro, se deben tener claros los requisitos funcionales, por lo que hay que desarrollar un modelo teórico de los procesos logísticos y de la red de abastecimiento en colaboración con los propietarios de dichos procesos.
De forma ideal, la documentación de los procesos se puede realizar con el estándar de modelación BPMN 2.0. A partir de estos procedimientos, se derivarán los requisitos funcionales de la próxima herramienta, además de recopilarse en un pliego de condiciones para el sistema informático.
Posteriormente, hay que determinar qué cambiará en la empresa con la visibilidad en la cadena de suministro como organización, procesos y sistemas informáticos. En estos proyectos es común que haya muchos actores internos (ventas, compras, producción, logística, etc.) y participantes externos (clientes, suministradores, proveedores de servicios logísticos, entre otros), por lo que al tener en cuenta esto, el proyecto deberá ir acompañado desde el principio por medidas adecuadas de gestión del cambio.
Para justificar la rentabilidad de la inversión en la visibilidad de la cadena, es imprescindible realizar un análisis del negocio (business case), el cual tendrá el objetivo de determinar los beneficios que se conseguirán al aumentar la transparencia como son la toma de decisiones estratégicas, tácticas y operativas basadas en información actual y confiable, y procurar una reducción del gasto logístico (menor componente de carga aérea, reducción del stock, etc.).
Respecto a la herramienta para visualizar la cadena, hay que elegir el modelo operativo de software que permita la integración de la red de abastecimiento de manera vertical y horizontal. Se aconseja optar por soluciones basadas en la web, ya que se ofrecen bajo el modelo de software como servicio (SaaS, por sus siglas en inglés).
La experiencia indica que al implementar el software para visualizar la cadena de suministro, se debe realizar primero un programa piloto, seguido de varios despliegues. Esto debido a que durante la implementación del piloto se adquieren conocimientos muy valiosos, los cuales serán muy útiles en las siguientes etapas de la puesta en práctica para obtener los máximos beneficios potenciales.
* Director del Área de Competencia y Procesos de Información de Miebach Consulting. / [email protected]
