Para nadie es nuevo que vivimos en mundo en donde el ámbito de los negocios es cada vez más competitivo, y la presión por mejorar la eficiencia en todos los procesos de las organizaciones siempre está presente. La cadena de suministro no está exenta de esta presión y este artículo busca apoyar a los profesionales en logística a encontrar nuevas formas de hacer más eficiente las operaciones dentro de su almacén. Por ello nos enfocaremos en siete recomendaciones que hemos podido validar en campo a través de la experiencia en distintos proyectos con empresas latinoamericanas, resaltando en cada caso las eficiencias que les trajo a cada una.
1. Establecer programa de recibo con citas y aviso anticipado de embarque con proveedores confiables
Es común encontrarnos con empresas que no tienen un programa de recibo de proveedores o reciben este programa un día antes y que ha sido definido (o impuesto) por otra área.
Información recopilada de la herramienta DNA en LogistiK (sistema en línea que analiza la cadena de suministro y que contiene 26 procesos logísticos y más de 250 mejores prácticas; para este artículo se tomaron en promedio 650 empresas que evaluaron el proceso de almacenaje) nos indica que el 48% de las empresas declaran no programar citas o hacerlo en forma inmadura, tienen poca visibilidad sobre lo programado y no registran el incumplimiento de sus proveedores, sólo el 8% de efectúan citas con mejores prácticas a través de sistemas colaborativos, lo cual provoca que las empresas tengan fugas de productividad y costos asociados a malas prácticas.
Para implementar un programa de citas se puede usar desde una hoja de cálculo y llamadas telefónicas, hasta sistemas especializados que permiten al proveedor gestionar su cita a través de un portal de internet. Sugerimos empezar por clasificar a los proveedores, por ejemplo para citas fijas versus variables, calcular la capacidad de recibo y dejar espacio en la planeación para improvistos. Como una segunda etapa es posible exigir más al proveedor, rechazándolo o penalizándolo cuando se entrega fuera de cita.
Asimismo, recomendamos diseñar un programa de recibo a confianza, basado en la entrega de un aviso anticipado de embarque (ASN, advanced shipping notice, por sus siglas en inglés), lo cual implica dejar de recibir a detalle el embarque y a cambio recibir a detalle sólo un porcentaje mínimo de la entrega (por ejemplo si el proveedor entrega 20 productos, se cuenta y valida el 10%, que serían dos productos).
Aconsejamos detectar a los proveedores que consumen el mayor tiempo del proceso de recibo y posteriormente seleccionar a los proveedores con quienes intuitivamente se podría empezar un recibo a confianza, una vez detectados arrancar un piloto en donde se vaya reduciendo de forma paulatina el porcentaje de recibo a detalle.
2. Implementar el uso de familias logísticas
Nos hemos encontrado que una forma de hacer más eficiente el acomodo y el control de inventarios es organizando el producto de acuerdo con familias logísticas. Estas familias agrupan producto que puede ser gestionado de forma similar dentro de nuestro almacén desde el recibo o durante el surtido.
El truco es entender que las familias logísticas no son lo mismo que las familias de producto que se utilizan en las tiendas o por el área de compras. Por ejemplo, en una cadena de farmacias los antigripales constituyen una familia, pero a nivel del almacén hace más sentido agrupar a esta y otras familias en “medicamentos”.
Es conveniente considerar las características físicas de los artículos, ya que puede haber productos dentro una misma familia logística que tengan dimensiones, presentaciones o especificaciones de manejo muy diferentes a otros artículos de la misma familia logística. Por ejemplo, en un almacén de abarrotes se manejan costales de arroz de 40 kilógramos que pueden ser manejados en ciertos tipos de estanterías, pero además se manejan bolsas de arroz de la misma marca, que puede surtirse de forma diferente e incluso estar en otras áreas del almacén.
3. Asegurar que existe un proceso periódico para ajustar el “slotting”
La cantidad y los productos que embarcamos cambia constantemente, esto obedece a los ciclos de vida de los productos (en algunos casos cada vez más cortos) y a la estacionalidad. El slotting consiste en asignar la cantidad y tipo de ubicaciones correctas a los productos de acuerdo con distintos criterios como: la rotación, tamaño, dimensiones o peso.
Con frecuencia nos encontramos que las empresas tienen más de seis meses sin realizar un análisis de slotting que permita hacer más eficiente sus procesos como por ejemplo: a) acomodo, reducir recorridos al almacenar el producto de mayor rotación cerca de los andenes; b) reabasto, minimizar cantidad de tareas durante la operación; y c) surtido, evitar almacenar productos similares juntos para reducir errores, optimizar el espacio para minimizar costos de almacenaje; se recomienda en las caras de surtido tener mínimo dos y máximo siete días de inventario.
Más del 36% de las empresas reportan no realizar estudios para dimensionar y asignar zonas de surtido, la herramienta DNA en LogistiK —que clasifica los procesos logísticos como: integrados (procesos estables en operaciones estandarizadas y ejecutadas con sistemas integrados de información); funcional (procesos en operaciones estandarizadas y ejecutadas con sistemas locales de información); e inmaduro (procesos realizados con operaciones sin procedimientos ni sistemas de información)— nos indica que una de cada tres empresas reporta no llevar a cabo esta práctica o realizarla de forma inmadura, por ello las empresas se han dado a la tarea de incrementar su proceso de slotting a través de la designación mejor planeada de ubicaciones.
4. Ayuda visual para asegurar la rotación del inventario
Para ciertos productos la rotación es muy importante y hemos notado que a menudo las empresas tienen problemas porque no lograron respetarla.
Algunas medidas para apoyar a la operación son implementar la ayuda visual en las siguientes áreas:
• Poner una etiqueta de color por mes, de acuerdo con la fecha en la que se recibió el producto (en algunos productos de vida corta puede ser por semana), de esta forma se puede encontrar, a través de una inspección visual, producto con problema de rotación.
• Poner etiquetas de color por día al producto que se encuentra en los andenes de embarque, de esta manera se puede encontrar rápidamente el producto que se debe embarcar.
• Poner conos color naranja (como los que se usan en la construcción) para identificar el producto surtido, en particular en empresas que tienen un espacio reducido en la zona de embarque. Los conos sirven para identificar el número de pedido, número de ruta o nombre del cliente/sucursal que se está surtiendo, permitiendo a los pickers encontrar más rápido el lugar en donde se está depositando el producto.
5. Asegurar un plan de ejecución de “olas” que reduzca el ciclo de surtido
El objetivo de esto es aumentar la rotación de los andenes de embarque, es decir, lograr embarcar un mayor número de pedidos sin aumentar los horarios de trabajo o el número de andenes. Para lograrlo se debe hacer un análisis detallado del proceso, desde la planeación, asignación de trabajo, surtido, auditorías de embarque y la carga al camión, para encontrar áreas de oportunidad y reducir los tiempos.
Las empresas que tienen ciclos de surtido de entre 12 y 24 horas para pedidos o rutas, y después del análisis e implementación de mejoras, han logrado reducir de manera importante estos tiempos.
Algunas recomendaciones que hemos implementado en empresas son:
• Organizar la planeación del surtido por “olas”, que agrupen varios pedidos que pueden ser procesados en conjunto. Esta planeación es el proceso vital para una ejecución ordenada, no sólo de los distintos tipos de surtido (pallets, cajas, piezas, etcétera), si no de todas las tareas relacionadas (como reabastos y embarque).
• Controlar y monitorear el tiempo que una ola puede mantenerse en proceso, antes de ser completamente embarcada y despachada. Si se determina que el tiempo es de cuatro horas, hay que establecer puntos clave en el proceso, por ejemplo, asegurarnos de hacer un corte a las tres horas para identificar el producto faltante y enfocar los esfuerzos en surtirlo.
• Mantener una pizarra visible que indique las olas que serán procesadas durante el día, y los tiempos para cada paso (planeación, asignación de trabajo, surtido, embarque, etcétera). Esta pizarra debe actualizarse constantemente con los tiempos reales.
• Si el proceso lo permite, debe asignarse una hora en la cual se debe realizar un corte al surtido, es decir, lo que no se ha surtido no será embarcado. En ocasiones un embarque que está al 98% surtido puede quedarse varias horas esperando a que llegue el producto faltante.
Hemos encontrado empresas que tienen ciclos de surtido de entre 12 y 24 horas para pedidos o rutas, y después del análisis e implementación de mejoras, han logrado reducir este tiempo de manera importante.
6. Establecer programa de conteos cíclicos para incrementar la exactitud del inventario
Es común que como parte de la operación el inventario comience a presentar discrepancias (diferencias al recibo, merma, robo y errores al surtido) que de no corregirse a tiempo impactarán negativamente en la eficiencia de varios procesos dentro del almacén. Con frecuencia las empresas se olvidan de la importancia de este proceso y no cuentan con un plan periódico que les permita tener una exactitud elevada de sus inventarios.
Podemos encontrar que sólo el 12% de las empresas cuenta con sistemas que automatizan las labores de conteo, y una de cada cuatro empresas no realiza conteos o lo hacen en un grado inmaduro (sin recursos dedicados a este proceso, falta de reglas y periodicidad).
Las compañías pueden empezar por hacer conteos aleatorios para medir la exactitud (de preferencia a nivel localidad), sugerimos seguir el siguiente método: si una ubicación tiene la cantidad o el producto incorrecto, entonces cuenta como un error, así que al contar 100 ubicaciones si hay 15 ubicaciones con cantidad o producto incorrecto, la exactitud sería del 85%.
Además de los conteos cíclicos es conveniente que se generen conteos cuando se presentan incidencias en la operación, esto puede ser automatizado o en operaciones manuales, detonado directamente por los usuarios cuando detecten una discrepancia en el inventario. También es necesario realizar una clasificación de los productos (método ABC) para encontrar aquellos productos en donde se requiere mayor exactitud (por ejemplo productos de alto valor) y, por lo tanto, una mayor frecuencia de conteos.
7. Implementar un programa de indicadores de desempeño por empleado y proceso
Existe un dicho que indica que “aquello que no se mide no se puede mejorar”, y es por ello que las empresas deben asegurarse de tener indicadores que permitan monitorear la productividad, calidad y eficiencia. Los indicadores deben medir a los trabajadores, a los proveedores y al almacén en general (nivel de servicio hacia clientes).
Es fácil encontrarnos con compañías que no han implementado un programa de indicadores, lo cual les imposibilita fijarse metas de mejora y, peor aún, impide diferenciar a los empleados más productivos del resto.
Un paso antes de fijar los indicadores es documentar políticas y procedimientos, para: evitar desviaciones causadas por los usuarios a los procesos establecidos por la dirección; establecer métricas objetivo para el desempeño de las operaciones, dentro de los procedimientos documentados; y contar con una base firme para ejecutar procesos de mejora continua.
Recordemos que estas sugerencias están enfocadas tanto a empresas que tienen tecnología implementada en sus almacenes, como a aquellas que están en la búsqueda de hacer más eficientes sus procesos antes de implementar tecnología.
* Consulte el artículo completo en la edición de julio 2014 de la revista Énfasis Logística México y Centroamérica.
