Executive S&OP es una herramienta que permite establecer por adelantado los niveles deseados de servicio e inventario y conducir el negocio proactivamente para alcanzar dichos objetivos.
En la actualidad, la planificación de ventas y operaciones (Sales & Operations Planning, S&OP) y la participación directa de la alta gerencia en ella suscitan gran interés. Se trata de un conjunto de procesos de toma de decisiones que contribuye al equilibrio entre demanda y abastecimiento, a la integración de la planificación financiera con la operativa, y a la vinculación entre las estrategias y planes financieros del más alto nivel empresarial con la ejecución cotidiana.
Son cuatro las razones que justifican su popularidad:
1. Las empresas dicen obtener considerables beneficios a través de la planificación de ventas y operaciones, y se ha corrido la voz al respecto.
2. Los cambios se producen cada vez con mayor complejidad y rapidez.
3. La comunidad que adhiere a la filosofía del lean manufacturing está descubriendo las ventajas inherentes a la planificación de ventas y operaciones. Ante el acortamiento de los ciclos de vida de los productos y la creciente volatilidad de la demanda, muchas empresas que han aplicado dichos principios con éxito están centrando su atención en la planificación de ventas y operaciones para perfeccionar sus proyecciones sobre la demanda y lograr armonizarlas con el abastecimiento, si bien esta planificación no surgió como parte de aquella filosofía.
4. Lo que hemos denominado curva de adopción de nuevos procesos muestra que ha llegado la hora de planificar las ventas y las operaciones. Según este concepto, un proceso de enorme influencia y amplia adopción (Lean/JIT/Six Sigma/TQM/ERP/MRP) surge en el mundo empresario en ciclos de entre 15 y 25 años. S&OP fue inventada a principios de la década de los 80.
Analicemos ahora los beneficios con mayor detenimiento. Las empresas que aplican con indiscutida eficiencia la planificación ejecutiva de ventas y operaciones citan beneficios que pueden clasificarse en dos categorías. La primera de ellas es la de los beneficios duros: los que pueden ser medidos de inmediato e impactan sobre las finanzas. En el caso de las empresas del sector de la producción, entre ellos figuran la prestación de mejores servicios al cliente, la reducción de los inventarios de productos terminados, la mayor estabilidad de las tasas de abastecimiento, la mayor rapidez y mejor control de los lanzamientos de nuevos productos y la menor demora en la satisfacción de las órdenes de compra.
Estos beneficios son importantes, pero no todos los que pueden derivarse de la implementación eficiente de la S&OP.
La segunda categoría de beneficios es la de los blandos, que también pueden ser sustanciales:
• Mejor trabajo en equipo, tanto en el nivel gerencial como en los niveles operativos.
• Mejores decisiones y planes financieros, con menor esfuerzo, menor tiempo y mejores resultados.
• Mayor compromiso por los resultados. La planificación ejecutiva de ventas y operaciones apunta al compromiso.
• Mejor control de las actividades a través del uso de un único conjunto de indicadores (cifras) previamente convenidos.
• La apertura de una ventana al futuro, que permite visualizar potenciales problemas con tiempo suficiente para prevenirlos antes de que se hagan realidad.
Si se tienen en cuenta estos beneficios -duros y blandos- es fácil comprender por qué se ha dado a la planificación ejecutiva de ventas y operaciones la denominación de la alta gerencia toma el mando de los negocios.
Un ejemplo: al concluir una reunión sobre planificación ejecutiva de ventas y operaciones en la que se habían adoptado decisiones realmente trascendentes, el CEO me dijo: “Tom, cuando pienso en un año atrás, antes de que implementáramos Sales & Operations Planning, me pregunto cómo hacíamos para conducir las actividades sin ella.”
La implementación efectiva de la planificación ejecutiva de ventas y operaciones es una propuesta que involucra bajos costos y escasos riesgos y que conduce a elevados rendimientos. Insume unos nueve meses, con exigua inversión. Por este motivo, también se alude a este proceso como el mayor impulso que puede darse a la cosecha de dólares en los negocios.
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