Con una globalización en constante crecimiento, las fuentes de abastecimiento son cada vez más difíciles de alcanzar de una manera eficiente. La cadena logística se torna compleja: con cientos de agentes en distintas regiones del globo, múltiples proveedores de servicios con diferentes esquemas, muchas posibilidades para considerar y una cantidad enorme de recursos para administrar. En este complicado entorno, el uso de la tecnología adecuada es un aspecto muy importante para tomar en cuenta.
El transportation management system o sistema de administración de transporte (TMS por sus siglas en inglés) y el route management, más conocido coloquialmente como ruteador, son frecuentemente llamados a hacer tareas que transgreden los límites de sus capacidades, por la falta de definición o por falsas expectativas de desempeño. Aunque en muchos casos pueden hacer tareas comunes, o cubrir necesidades básicas, hay que hacer una valoración detallada para soportar la decisión con el tipo de software correcto. Evaluación que comienza con el conocimiento de las capacidades de cada sistema.
El Transportation Management System
Un TMS es un software diseñado para administrar las operaciones de transporte que por lo general opera entre un ERP o el procesamiento de pedidos y el manejo almacén o WMS (warehouse management system por sus siglas en inglés).
Un escenario típico incluiría tanto órdenes de entrada de materiales (recibo) como de salida (envío) para ser evaluadas en el módulo de planeación o despacho del TMS, que ofrece al usuario diversas propuestas de transporte. Normalmente, estos pedidos serán transportados en vehículos de carga y a una distancia típicamente definida entre diferentes ciudades, o incluso entre diferentes países.
La construcción del embarque puede incluir uno o varios orígenes y uno o varios destinos; la información también suele incluir kilometraje y tiempo estimado de transporte, pero no es tan detallada para dirigir al conductor en su ruta calle por calle hacia las entregas o próximas paradas. Estas opciones son evaluadas por el usuario y se pasan al módulo de análisis de proveedores de transporte para seleccionar la más conveniente y el arreglo con el costo adecuado.
En algunos sistemas es seleccionado el proveedor de acuerdo a una serie de reglas, que no siempre son sólo consideraciones de precio, también pueden ser calificación por cumplimiento de servicios, cuotas o acuerdos de un mínimo de negocio para algunas rutas, o mejores condiciones comerciales.
Una vez que el encargado de ejecutar el servicio es seleccionado, la solución suele generar información electrónica para intercambiar con otros sistemas internos y externos, también hace el seguimiento y posteriormente ayuda a rastrear mercancías y el pago o cobro por servicios (proceso de liquidación).
El seguimiento del embarque se realiza mediante eventos que fueron configurados para ser analizados o manejados por excepción. El seguimiento no significa que se puede ver un punto (o un camioncito en un mapa), al parecer esto es un paradigma del seguimiento, pues realmente ver un mapa con un punto, no es información relevante.
Lo que el seguimiento por excepción ofrece es información que se puede analizar para tomar acciones posteriores como consecuencia del evento notificado. Por ejemplo, un retraso al pasar por un punto determinado en la ruta, una llegada a cargar o descargar fuera de tiempo, o el reporte de una descompostura; estos eventos pueden ser luego interpretados en el sistema como una causa de retraso y por ende un recálculo de los horarios de los siguientes puntos de parada del embarque.
Algunos de los TMS más robustos tienen la posibilidad de manejar tanto la contratación de transporte o uso de recursos propios, como la venta de servicios de transporte a clientes.
El TMS contempla tres procesos clave de administración del transporte:
1. La planificación y toma de decisiones. El sistema definirá el modo de transporte más eficiente de acuerdo a parámetros que se indican y que tienen una importancia mayor o menor de acuerdo con las reglas que el usuario configura: los costos de transporte, tiempo de transporte adecuado, menos paradas posibles para asegurar la factibilidad y la agrupación eficiente de órdenes, entre otras.
2. Seguimiento del transporte. El TMS permitirá que cualquier evento físico o administrativo que se relacione con el transporte tenga un historial (envío de la orden, la llegada a descarga, despacho de aduanas, etcétera). Asimismo es posible obtener alertas de transporte (retraso, accidentes, paradas no previstas).
3. Mediciones. La herramienta tiene —o debe tener— una función de informes de KPIs (indicadores clave de rendimiento) para el transporte.
En cuanto a los tipos de empresas que suelen contratar los servicios de un TMS, figuran compañías de transporte de carga consolida; empresas con necesidades de embarque que requieren un departamento de logísticas para controlar sus movimientos de transporte; corporativos que manejan transporte consolidado entre más de uno de sus negocios; compañías con una red de distribución grande y compleja; y negocios que contratan una cantidad de transporte que impacta con un porcentaje elevado sus costos de operación.
El ruteador
El ruteador es un software que permite la eficiente optimización de un programa u horario de entregas, entre los que se encuentran actividades como entregar o recoger materiales, efectuar servicios, o acudir a una cita en más de alguna localización.
Algunas de las tareas de un ruteador pueden ser:
• Asignar carga para que una flotilla de vehículos haga entregas o cargas en diferentes lugares.
• Crear un programa de servicios para ser ejecutados por técnicos en diferentes lugares y a diferentes horarios.
• Administrar la entrega de materiales a cliente.
Un planeador con buen alcance debe ser flexible y versátil, suponiendo que permite programar la entrega de materiales o citas de servicio que pueden recibir cambios, o deben entrar en la lista de servicios aun cuando las rutas ya fueron planeadas. A este tipo de ruteador se la llama dinámico, lo que quiere decir que aun después de definir rutas y horarios de entregas, éstas pueden ser modificadas por nuevos requerimientos, los cuales se agregan, y las rutas y horarios de entrega se modifican “en vivo”.
Para hacer este tipo de modificaciones y obtener el mayor provecho de un ruteador dinámico, el uso de dispositivos móviles es mandatorio. Si no se cuenta con este tipo de herramientas, es difícil que los cambios de rutas o nuevos requerimientos sean transmitidos a los transportes que están cumpliendo con los servicios que les fueron asignados.
Los motores de planeación de un ruteador normalmente pueden ser configurados para tomar en cuenta más de una variable, como puede ser el costo, el tiempo de entrega, la capacidad de carga de los vehículos que cumplen servicios, o las calificaciones de los proveedores del servicio. En algunos casos especiales, sobre todo hablando de servicios, el costo no siempre es la variable más importante. Por ejemplo, si lo que se va a rutear son servicios de emergencia o de asistencia, se debe favorecer un tiempo de cumplimiento corto antes que un costo menor. Si lo que se va a administrar es la entrega de materiales o de compras a clientes, muy probablemente, el costo será el componente a cuidar.
En un sistema de optimización de ruteo es necesario contar con los datos cartográficos digitalizados para poder crear el posicionamiento de los sitios logísticos y el cálculo de las duraciones y distancias de trayecto entre el conjunto de los sitios logísticos, teniendo en cuenta las características de la red de caminos, tal como se hace con un mapa en un proceso manual.
Consejos de elección
Las diferencias entre un administrador del transporte y un ruteador pueden resultar poco evidentes, sobre todo teniendo en cuenta que cada desarrollador de software da un enfoque diferente a sus herramientas. Sin embargo, el objetivo de la implementación deberá cumplir con los requerimientos de negocio de la mejor manera posible, y para lograrlo hay que hacer una buena comparación entre las soluciones disponibles en el mercado, sin dejarse llevar por el nombre de la aplicación, los antecedentes de negocio o sus referencias.
Primero hay que determinar la funcionalidad que se necesita para cumplir con los requerimientos y después hacer una verificación del historial del desarrollador, sus casos de éxito y cuáles son las áreas en las que enfocan su desarrollo. De otra forma se corre el riesgo de adquirir una herramienta que tenga una muy buena calificación dentro del mundo de la logística pero que no es precisa para atender las exigencias que se manifiestan en la competencia global de nuestros tiempos.
*OTM Solution Architect y Logistics Professional de TSOL.
** Consulte el artículo completo en la edición impresa de junio de Énfasis México y Centroamérica.
