Los inventarios se encuentran en cada uno de los niveles de la cadena de suministro. ¿Es necesaria su existencia?... es necesario su control.
Durante los últimos años las perspectivas sobre las cuales los responsables logísticos de los inventarios desarrollan sus modelos parecen converger en la idea central de minimizar la tenencia de inventarios, al menos, a niveles cuyo tiempo de cobertura no exceda el que realmente demanda la operación para brindar un adecuado (buscado, pretendido) servicio al cliente, en cuanto a cantidad y calidad en el tiempo que lo demande. Este enorme desafío, que supone la combinación entre espacio, tiempo y calidad para brindar un nivel competitivo de servicio al cliente, ha generado corrientes de pensamiento a favor, en contra y posicionas medias en cuanto al mantenimiento de inventarios. Lo cierto es que cualquiera fuere el motivo, los inventarios no sólo existen en los depósitos (ya sea para producir o para entregar al cliente), sino ocupando un lugar central en la mente de los responsables de su gestión directa y también de aquellos que, indirectamente, ven supeditada una buena parte de sus responsabilidades a las existencias de mercadería.
Ya sea: por motivos ligados al cumplimiento de los estándares de producción, para garantizar una posición competitiva en torno al nivel de servicio al cliente, para lograr ventajas por compras anticipadas en periodos inflacionarios o eficiencias en lotes de compras, o para adaptarse a las exigencias del canal, los inventarios son, en buena medida, la cama básica sobre la cual los empresarios descansan los riesgos del negocio y la incertidumbre del mañana. Si pudiéramos pronosticar la demanda con total exactitud y producir acorde a sus volúmenes, habría poca necesidad de mantener inventario, de todos modos, estaríamos manteniendo inventarios para cubrir lead times de transporte hacía y desde plantas, y sobre buffers para evitar incurrir en descalces del proceso de producción de bienes.
Como cualquier integrante del activo, las existencias comportan costos ampliamente difundidos y por todos conocidos (posesión, obsolescencia, almacenamiento, vinculados al pedido, a la no posesión) y es, justamente por estos motivos que, los inventarios deben ser controlados, o lo que es mejor, deben ser controlados mediante un modelo efectivo que permita, no sólo el control físico cuando éste ya es para la empresa, sino un sistema integral, que implique monitoreos previos que sirvan de basamento para la toma de decisiones vinculadas a mantener óptimos niveles de inventario.
La utilización de los sistemas de información de la empresa son de vital importancia para delinear y utilizar el modelo de administración de inventarios más adecuado para la organización, no obstante, una suerte de vicio que recae en manos de empresarios es confiarle al sistema informático y las nuevas tecnologías la efectiva administración (y por ella el control) de los inventarios. Es bueno recordar que necesitamos procesos eficientes y eficaces, adaptables al sistema informático de gestión, si queremos evitar sobrestock o situaciones de stock-out derivadas de la toma de decisiones a partir de datos erróneos.
Por cualquiera de los motivos descriptos (o por algún otro), pensar en controlar los niveles de inventario debería ser parte integrante del modelo macro diseñado para gestionar, de la “A” a la “Z”, los inventarios en la empresa. Hablamos entonces de la relación existente entre: el modelo de pronósticos, decisiones de inventario, compras y programación de los suministros, decisiones relativas al almacenamiento, estrategia de ubicación (localización) y estrategia de transporte.
Delinear el diseño y la implementación de un modelo efectivo que garantice aceptables niveles de confianza en el control de los inventarios implica, en primer lugar, describir claramente un método de trabajo capaz de dar respuesta a las siguientes pretéritas y sabias preguntas:
• ¿Qué controlar?
• ¿Dónde controlar?
• ¿Cuándo controlar?
Acordamos que no es posible controlar ni gestionar los inventarios (y cualquier otro elemento) sin la existencia de procesos, cierto es también que necesitamos de una metodología que permita configurar los procesos.
Primera fase
En primer lugar es necesario dar respuesta a los siguientes tres interrogantes:
¿Qué controlar? - ¿Dónde controlar? - ¿Cuándo controlar?
Es a partir de estas preguntas de tipo metodológicas que, devenidas en respuestas, nos permitirán establecer claramente el contenido de los procesos que servirán de guía a la práctica cotidiana en el campo mismo de ejecución de las acciones de control.
Así, comenzamos a transitar un camino que va desde lo universal a lo particular, y que mantiene abiertos constantemente los canales para re-inventarse, para re-hacerse, en todas las oportunidades que el giro del negocio así lo requiera.
¿Qué controlar?
Daremos las primeras respuestas en formato de preguntas: ¿vamos a controlar la totalidad de los inventarios o sólo una parte de ellos? Si optamos por una parte de ellos ¿cuál debería ser la que constituye el foco de nuestra gestión de control? Por la naturaleza e importancia del bien ¿lo administrará la empresa o se dejará la administración en manos del proveedor?
En el intento de dar con el proceso de control más efectivo y beneficioso para la gestión de los inventarios se debe responder, indefectiblemente, a este primer eslabón de la secuencia metodológica, pues de él derivarán las siguientes definiciones componentes del proceso para la gestión de los inventarios:
• Modelo de gestión a implementar
o Sistema de revisión continua
o Sistema de revisión periódica
o Sistema de revisión gestionado por proveedor
o Push
o Pull
o Otros / mix de varios
• Sistemas de información intervinientes
• Formato de formularios, planillas y registros
• Prácticas manuales necesarias de acuerdo a la naturaleza del bien
¿Dónde controlar?
Las respuestas al interrogante de fase II en nuestro andamiaje metodológico, debiera conducirnos a la determinación no sólo de espacios físicos para la ejecución de controles asociados a revisiones físicas de inventario, sino también a la determinación de las áreas correspondientes a la estructura de la organización que tendrán un rol activo en el proceso.
El producto resultante de esta fase del trabajo aportaría luz respecto de los equipos de trabajo, enriqueciendo el futuro proceso con una clara determinación de responsabilidades y funciones puestas al servicio de la ejecución de las tareas en aquellos lugares que serán postas claves para identificar los principales disparadores del proceso de toma de decisiones. Visualizando el ciclo de flujo del inventario es posible establecer centros de atención en el canal, en el depósito, en ruta, en casa del cliente, en áreas de recepción, en zonas de despacho o en cualquier otro lugar que resulte clave para el objetivo de gestión del modelo seleccionado.
¿Cuándo controlar?
Temporalizar el modelo resulta tan relevante como su selección y el establecimiento de los espacios de control. Determinar en qué momentos se ejecutará cada acción a fin de garantizar las premisas definidas en el modelo (como por ejemplo el nivel de servicio al cliente y los días de cobertura de demanda deseados) constituye nada menos que el soporte que la gestión logística brinda en términos de valor a las operaciones del negocio.
Así, definir tiempos para el lanzamiento de órdenes de reaprovisionamiento, ejecutar autorizaciones de despacho o analizar pedidos de producción, entre otras, configuran en los equipos de trabajo la cadencia, el ritmo, que permitirá ordenar y estandarizar el proceso de control.
Como resultado final del conjunto de respuestas tenemos todas las definiciones y elementos necesarios para configurar los procesos para la gestión efectiva (según estándares de la empresa) de los inventarios. Así, podríamos afirmar que la respuesta a la famosa inquietud reflejada en la expresión ¿cómo? la hallaremos, en una primera instancia, en la sistematización de nuestro desarrollo de procesos mediante el abordaje claro y alineado de los tres interrogantes descriptos.
Finalmente, el cómo será la respuesta de la empresa en forma de procesos, dado que es el proceso el que contendrá los detalles de las tareas a realizar, los sistemas de información a utilizar, la temporalización de dichas tareas y los responsables de llevar a cabo las mismas.
Segunda fase
Una vez desarrollado el proceso, es necesario lograr una efectiva implementación del mismo que permita, por un lado, gestionar los inventarios en el marco del modelo definido. Para esto es vital la existencia del proceso, que como ya mencionamos determina el cómo, y por otro lado la re-configuración del mismo. Para esto la efectiva implementación del proceso debe estar acompañada de un equipo de trabajo con roles claramente identificados, otorgando a aquellos miembros responsables de las actividades de monitoreo y coordinación la visibilidad necesaria a fin de facilitar la revisión del proceso cada vez que así lo requiera el propio giro del negocio.
Resumiendo, garantizar un efectivo control sobre los inventarios es el resultado del conocimiento y la capacidad de aplicación de buenas prácticas y eficaces modelos hoy existentes, pero también, de la correcta utilización de herramientas matemáticas y estadísticas sobre las características resultantes de los cuestionamientos planteados en fase 1.
