Prácticas en pronósticos de la demanda

Prácticas en pronósticos y administración de la demanda en empresas mexicanas

Durante julio y agosto de 2014 realicé, por cuarto año consecutivo, el estudio Prácticas en pronósticos y administración de la demanda en empresas mexicanas con el fin de identificar la evolución en políticas, procedimiento, técnicas y estructuras y así ofrecer a las organizaciones un marco de referencia para identificar áreas de oportunidad.

Hacer una comparación directa de los resultados de los cuatro años es arriesgado, ya que los ambientes de negocio son diferentes pero si se les da el contexto adecuado los mismos resultados pueden utilizarse para suponer las condiciones que los rodean.

En este 2014 se contó con 366 participantes, distribuidos de la siguiente manera: 46.6% en manufactureras; 29.7% comercializadoras; y 23.7% empresas de servicio. El 47.7% de las compañías participantes se clasifican como grandes, el 21.8% como medianas, y siendo el resto pequeñas y micros. Esto nos da la confianza de tener una adecuada representatividad en los resultados generales.

Confirmando la tendencia presentada en el 2013, las empresas tienden a pronosticar a un plazo anual, 32.5%, y como segundo plazo de pronóstico a un semestre, con el 20.8%. El pronóstico a un plazo mayor a un año disminuyó 1.6 puntos porcentuales en relación con el año pasado. Esto se puede interpretar como que las empresas no identifican un escenario lo suficientemente  confiable para pronosticar a mediano plazo.

Confirmando lo ocurrido en los últimos años, las organizaciones tienden a utilizar hasta 12 meses de datos históricos para realizar sus pronósticos y solamente el 4% manifestó utilizar 37 meses o más. Con estos horizontes, los pronósticos no tienen suficiente información para identificar estacionalidades o ciclicidades, ya que lo ideal es utilizar de tres a cinco años de datos históricos.

En relación con las técnicas de pronósticos, seis de cada 10 participantes manifestaron nuevamente hacer uso de promedios móviles como su principal modelo y el 37.7% mencionó del uso de escenarios. El estudio demuestra una caída en la utilización de series de tiempo y un crecimiento en el uso del método análogo. Tan elevada utilización de promedios móviles es incongruente con la inestabilidad en la demanda típica de los mercados actuales, aunque es posible que su excesivo uso tenga que ver con su facilidad o es debido al uso de hojas de cálculo como herramienta de pronóstico. El uso de escenarios se considera ideal para situaciones de incertidumbre y los modelos análogos son típicos de productos con ciclos de vida cortos, ya que el pronóstico de una parte nueva toma la historia del producto precedente como base del pronóstico.

Analizando la frecuencia con que se revisa el pronóstico, el 55.9% lo hace de forma mensual para aún existe un 3.6% que lo hace de forma anual. Estos datos no han variado significativamente en los últimos cuatro años. Bajo las actuales condiciones de mercados cualquier plazo de revisión mayor a tres meses debe ser considerado inadecuado.

¿Dónde reside la función de pronósticos dentro de la organización?

En relación a dónde reside la función de pronósticos dentro de la organización, uno de cada cuatro organizaciones indicó que se encuentra dentro del área de planeación estratégica y prácticamente la misma proporción indicó que está dentro de la función logística. Sólo el 13% respondió que se encuentra colocada en el área de mercadotecnia.

Este resultado nos llevará a que en futuros estudios tratemos de identificar claramente la definición de la función de planeación estratégica de la organización, aunque se considera como una buena alternativa que se ubique ahí, ya que en esta área no existen conflictos de interés con las áreas de operaciones y las áreas comerciales lo que puede facilitar la realización un pronóstico sin sesgos.

Al igual que los años anteriores, la herramienta tecnológica más utilizada para realizar los pronósticos es la hoja de cálculo, con prácticamente una de cada dos empresas. En el uso de grandes sistemas de planeación nuevamente SAP obtuvo el mayor número de menciones, con el 26.8% y en relación a las aplicaciones especializadas, el 12.2% manifestó utilizar Forecast Pro.

Es de llamar la atención, que el 24% de las empresas manifestaron utilizar un desarrollo interno cuando cada vez hay más aplicaciones especializadas que son simples de usar y económicas y no requieren de constante mantenimiento de recursos internos. La falta de herramientas adecuadas es, sin lugar, a dudas un obstáculo para la mejora de los pronósticos.

Durante los últimos tres años, las organizaciones han sido consistentes al responder más del 50% que la alta gerencia está ofreciendo “mucho apoyo” a los pronósticos y solamente el 8% manifiesta que éste no ocurre. El apoyo debería traducirse en acciones como la adquisición de una herramienta adecuada para elaborar pronósticos y/u otra herramienta para el manejo del S&OP.

El proceso de maduración de la administración de la demanda

Al cuestionar acerca del proceso de planeación de ventas de operaciones (S&OP), los resultados se mantienen sin movimientos significativos respecto del año anterior, ya que 44.2% manifestaron no tener ni haber tenido este proceso de planeación; sin embargo, se identificó una fuerte caída con relación a las empresas que lo utilizan a todo su potencial, ya que del 16.6% del 2013 sólo respondieron al mismo nivel el 8.7% este año. Esto puede ser un indicativo de que no se está logrando consolidar el uso del S&OP. La pronta y adecuada adopción del proceso de S&OP es un paso crítico para madurar la administración de la demanda y la colaboración al interior y exterior de al organización.

En relación con la utilización de un programa de pronóstico, planeación y  reemplazo colaborativo, tipo CPFR, solamente una de cada cuatro empresas manifestó estarlo aplicando en este momento.

Aprovechando que los participantes clasifican la industria a la que pertenece su organización y el tamaño de la misma, se encontró que las organizaciones de servicio están realizando pronósticos a mayor plazo que las otras dos, debido a que en este sector el 40.8% de las organizaciones lo realizan a un año en comparación con el 34.5% de las manufactureras y 23.6% de las comercializadoras. Tal vez es en las industrias de servicio donde hay menos incertidumbre.

Conclusiones finales

El estudio nos indica que las empresas de manufactura son las que revisan con mayor frecuencia su pronóstico de forma mensual, con el 61 3% de los casos, que es también el más utilizado por las otras dos, con las comercializadoras haciéndolo en un 55.7% de los casos y las de servicio con sólo el 43.5%.

Las compañías de servicio son las que manifiestan tener la función de pronóstico con mayor frecuencia en el área de planeación estratégica, con el 30.6% y en segundo lugar en finanzas con 26.4%. Mientras que las comercializadoras y las manufactureras las tienen principalmente en las áreas de logística.

Los resultados del uso de herramientas de pronóstico en las organizaciones, arroja que las de servicio utilizan con mayor frecuencia desarrollos internos, 31.6%, y las empresas manufactureras son las que comentaron hacer mayor uso de hojas de cálculo con un 53%.

Una de cada dos empresas de servicio manifestó no tener ni haber tenido el proceso de planeación de ventas y operaciones S&OP y las comercializadoras son las que tienen mayor satisfacción con su uso. El S&OP sigue siendo más aplicado en manufactura, pero los resultados en las comercializadoras deberían motivar el crecimiento de su uso en este sector en el que frecuentemente recibe el nombre de “marchandize planning”.

En el resto de los temas no se identifican desviaciones relevantes en función del tipo de industria. Al realizar un comparativo basado en el  tamaño de las organizaciones, solamente entre las empresas grandes y medianas, se encontró que las grandes organizaciones pronostican utilizando muchos más datos históricos que las medianas pero en ambos casos se utilizan básicamente de uno a 12 meses. Las compañías grandes tienden más a utilizar la técnica de escenarios que las medianas, pero las medianas utilizan más promedios móviles que las grandes.

Con todo esto, se puede concluir que las empresas grandes hacen un mejor uso de los datos y los métodos de pronóstico, pero en ambos casos es necesario dar una revisada al excesivo uso de los promedios móviles.

El 60% de las empresas grandes revisa su pronóstico una vez al mes comparado con el 50% de las medianas, y en el caso de las medianas 14.8% manifestó hacerlo sólo una vez al año en comparación a ninguna de las empresas grandes. Lo que refuerza la idea de que hay oportunidad de mejora en las empresas medianas al realizar revisiones más frecuentes de sus pronósticos.

El 51.5% de las empresas grandes manifestaron recibir mucho apoyo de su dirección en la implantación y uso de un proceso de pronósticos contra solamente 43.6% de las medianas. En esta misma línea, el 10.9% de las medianas manifestaron recibir nada de apoyo en comparación con sólo 5.8% de las grandes, esto es un tema que se debe atender, ya que el apoyo de la dirección es crítico.

Como otra muestra del potencial de mejora de las empresas medianas, el 56.6% de ellas dijeron no tener ni haber tenido un proceso de planeación de ventas y operaciones, en comparación con sólo el 30.6% de las empresas grandes. El S&OP ha demostrado ser un proceso robusto y confiable para fomentar la colaboración interna independientemente del tamaño o giro de la organización.

Para el caso de planeación, pronóstico y reemplazo colaborativo, las organizaciones medianas están más retrasadas en su adopción, pues sólo 20.4% lo tienen contra el 33.7% de las grandes. Es de esperarse que conforme las empresas grandes se integren a procesos colaborativos soliciten a las medianas alinearse con estas prácticas.

En general, el estudio nos presenta un escenario de estancamiento donde las organizaciones no terminan de adoptar las mejores prácticas, métodos y herramientas y continúan utilizando soluciones que no son las ideales para ambientes de negocios de alta incertidumbre y corto ciclos de vida como los que hoy son más comunes de encontrar.

Alcanzar un uso adecuado y extendido del proceso de planeación de ventas y operaciones, es un paso crítico para que las organizaciones alcancen un adecuado nivel de madurez en la colaboración interna y se encuentren preparados para la colaboración extendida.

Invertir en herramientas tecnológicas y ubicar la función de pronóstico bajo una estructura organizacional que garantice su neutralidad son tareas que no se pueden postergar si se desean alcanzar bajos niveles de inventario con alto nivel de servicio y una adecuada rentabilidad.