La planificación de pedidos abarca una serie de factores que no pueden descuidarse si se busca bajar costos y aumentar el rendimiento de una empresa o industria. A medida que se desarrollan, los sistemas informáticos se ajustan cada vez más a las necesidades de los usuarios.
La planificación y gestión de pedidos es un paso fundamental a la hora de optimizar el funcionamiento de la cadena logística de las empresas de todos los rubros; este paso se cruza, sin duda, con el control de stock, los límites de almacenamiento y la capacidad de acumulación.
Cada uno de estos pasos forma un entramado de tareas y responsabilidades que hoy en día, con el crecimiento de las operaciones, se tornan imposibles sin un sistema de soluciones informáticas.
Una de las novedades que ofrece el mercado son los “Software de paletización de pedidos”. Alejandro Singer, representante de Systeam, explica que estos programas “incorporan metodologías de armado de pallets y brindan instrucciones a cada operario de cómo hacer la preparación.”
También se desarrolló el “Warehouse Management System” (WMS) que permite administrar en tiempo real un centro de distribución y simular olas de preparación y optimizar el picking en tiempo real.
El WMS o Sistema de Administración de Almacenes, permite controlar el movimiento y almacenamiento de materiales en la empresa, para determinar dónde almacenar y recoger materiales y en qué secuencia hacerlo. Este método utiliza una combinación de artículo, localización, cantidad, unidad de medida, e información de la orden.
En consecuencia, avanza sobre los sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) o sistemas de Planeación de los Recursos de la Empresa, que integran todos los departamentos y funciones de una compañía a través de un sistema de cómputo único. Según los especialistas el ERP, ofrece grandes beneficios pero se hace costoso para las empresas que sólo necesitan el módulo de almacenes.
Todas las posibilidades que brinda la tecnología entusiasman, pero siempre antes de implementar un sistema de planificación, se deben tener en cuneta varios puntos. Singer, distingue los principales factores a evaluar:
- La adecuación del sistema a los requerimientos funcionales de la operación.
- El costo total de propiedad (TCO) del proyecto
- La capacidad de la empresa para asignar tiempo y recursos humanos al proyecto
- La experiencia del proveedor del software e implementador.
Mayor nivel de servicio
Calidad, eficacia, rendimiento, son objetivos comunes a todas las empresas. Y es sabido que sin organización todas las metas se vuelven lejanas. Implementar un Software que gestione la planificación de los pedidos genera “mayor capacidad de preparación, reducción de errores de preparación y mayor trazabilidad” según el representante de Systeam.
Del mismo modo, plantea beneficios como la “reducción de costos operativos a partir de la optimización de la preparación de los pedidos y también reducción de costos administrativos en el procesamiento y control de pedidos.”
No perder el control
“Habitualmente los errores en la preparación se producen por deficientes fuentes de información y falta de control” resalta Singer. Esto puede evitarse mediante la implementación de “procedimientos operativos bien definidos y documentados que ayudan a reducir errores de preparación.”
Resulta al hombre sumamente difícil controlar en tiempo real la preparación de pedidos para eso existen sistemas a medida que posibilitan “sistematizar y optimizar reduciendo al mínimo la posibilidad de fallas” agrega.
Para despachar los pedidos sin complicaciones “es importante contar con una buena planificación de distribución y hacer un adecuado seguimiento de los mismos mediante un sistema de control de ejecución de transporte. Actualizado en tiempo real a través de un PDA, teléfono o mediante ingreso manual es posible gestionar el estado de cada una de las entregas” indica y agrega que “en cada etapa se transfiere o se ingresa todo tipo de información requerida por la empresa cuando una ruta se completa y ha sido actualizada la información requerida, esta se archiva para su posterior análisis y se realizan los post-tratamientos que correspondan: informes, estadísticas, pre-facturación, etc.”
Conclusión
La planificación es un paso clave en la administración de la cadena de suministro, hoy, luego de la caída que sufrieron los mercados de valores de decenas de países de todo el mundo, se amplía y profundiza su protagonismo. Para aprovechar al máximo los beneficios que brindan los softwares a la hora de organizar y planificar pedidos, pensando tanto en la optimización de espacios, como de recursos humanos y equipos, “el principal lineamiento tiene que ver con maximizar la utilización de los recursos logísticos con que cuenta la empresa y reducir los costos de operación haciendo más eficientes los procesos de la cadena de suministro” señala Singer.
