Éstos son los principios clave de las 5s y también de una compañía que busca la productividad y la generación de valor agregado. Se recomienda establecer las 5s progresivas de manera efectiva en cada uno de los departamentos del negocio para contar con un corporativo en orden, prolífico y con más posibilidades de alcanzar el éxito.
Con tanto énfasis en estos días en convertirse en una empresa esbelta, es difícil creer que muchas personas aún se refieren a las 5s simplemente como el cuidado de la casa. Las 5s es un proceso para crear y mantener seguridad, organización, limpieza y alto desempeño del lugar de trabajo. Fomentar las 5s no significa solamente recoger la basura (aunque ciertamente es parte de ella): el énfasis está en ser organizado, designar un espacio para los materiales necesarios y ser disciplinado, asegurando que todo el material y equipo siempre sean guardados en su lugar.
En muchas empresas, las 5s se implementan como una idea de último momento —como otro elemento de la mejora continua para lograr una transformación esbelta—. Sin embargo, este proceso debe ser visto como un prerrequisito clave en la preparación de la cultura en el trabajo repetitivo estándar. La verdad es simple: si las empresas no pueden manejar las 5s (esto incluye su mantenimiento) es probable que no sean capaces de dirigir el resto de su jornada esbelta.
La productividad y las 5s
Toyota no llegó al lugar donde está sólo por casualidad. Toyota está comprometida con la búsqueda interminable de la eliminación del desperdicio; entendiendo que la mejor contribución que se puede hacer para incrementar la productividad es la eliminación del tiempo que no añade o agrega valor. Un lugar de trabajo limpio y bien organizado es, por lo tanto, la base de otras actividades esbeltas y los logros de la productividad.
La aplicación de las 5s tiene múltiples beneficios en el sentido de que:
• Crea un ambiente apropiado para el trabajo estándar.
• Es un prerrequisito para la calidad perfecta.
• Promueve el control visual.
• Ayuda a identificar el desperdicio.
• Busca la seguridad y la satisfacción de los empleados.
Históricamente, las 5s se derivaron de palabras japonesas que describen cinco pasos para crear un lugar de trabajo organizado:
• Seiri: Separar y desechar.
• Seiton: Ordenar e identificar.
• Seiso: Limpiar e inspeccionar diariamente.
• Seiketsu: Revisar frecuentemente.
• Shitsuke: Motivar para sostener.
Este enfoque clásico de las 5s es a menudo difícil de implementar, auditar y sostener. Cuando una organización utiliza el enfoque tradicional, ésta tiende a mezclar y combinar todos los cinco niveles de una sola vez, lo que a menudo crea confusión y la incompleta implementación del programa. Aún si una empresa tiene un éxito razonable con este enfoque, la subjetividad de sus controles aún representa un obstáculo importante. Es decir, si evaluar un progreso y sustentarlo bajo un sistema tradicional de 5s a menudo puede dar como resultado un amplio espectro de calificaciones, el mismo programa —tanto como su éxito— puede ser cuestionado respecto a su efectividad y credibilidad.
Las 5s a detalle
Pero, ¿qué pasaría si revisáramos estos cinco pasos y los reenfocáramos de manera en que, al dividirlos en niveles, indiquen las actividades clave y las acciones que necesitan realizarse? ¿No sería mucho más sencillo tanto de implementar como de monitorear los resultados? En poco tiempo, no sólo se reduciría el lapso que toma cumplir las actividades, sino también el que implica cuantificar los resultados.
Las 5s progresivas se pueden desglosar en su esencia, a fin de que cada paso pueda ser vinculado con una tarea o actividad específica llevando a cabo una disciplina o acción clave.
Paso 1: Ordenar
En este primer nivel, como en todos los pasos de las 5s, se definen específicamente 10 categorías junto con ejemplos que detallan cuáles elementos se considerarán necesarios en la operación del área a revisar. Cada una de estas 10 categorías puede ser adaptada dentro de un área en particular, ya sea en el piso de producción o en la oficina. Por supuesto que la definición de qué es necesario y qué no lo es tendrá que ser discutida y aceptada por sus integrantes.
Por ejemplo, una de las categorías puede aplicarse al mobiliario y equipo, otra puede referirse al equipo de seguridad personal y otra más a la revisión de documentación y guías educativas. La categoría recibirá una puntuación de 0.1 si todos los elementos que deban aparecer en esa lista lo hacen. Si algún otro elemento aparece, entonces la puntuación será de 0 y el auditor lo listará como ajeno, señalando que debe ser descartados y la razón de su eliminación. Ninguna categoría deberá recibir una puntuación mayor a 0.1, cualquier infracción tendrá que ser señalada en las observaciones.
Al utilizar la definición de las 10 categorías (un sencillo sistema de puntuación de 0.1 por cada una que cubra el criterio y 0 por las áreas que no lo cubran) es fácil llevar el seguimiento de un área respecto de su primer paso (ordenar). Cuando se logra una puntuación de 1.0, esto es una puntuación de 0.1 por cada una de las 10 categorías, entonces se ha dominado el nivel y se puede continuar con el siguiente paso. La puntuación de cada nivel se agrega a los niveles previamente logrados, llegando así hasta 5.0 por los cinco niveles.
Paso 2: Ubicar
Todas las personas que integran un área decidirán el lugar de cada artículo o cosa. Esto es crucial sobre todo en áreas de usuarios múltiples (el lugar para las herramientas y equipo debe tener sentido para aquellos que utilizarán su frecuencia de uso al igual que su ergonomía). Una vez que se ha determinado el lugar, éste debe ser claramente etiquetado. Es muy útil identificar y etiquetar extintores contra incendio, equipo, mobiliario, archiveros, herramientas, plantillas y accesorios.
Paso 3: Sostener
Cuando un área ha logrado de conformidad el segundo nivel de las 5s, es decir, ha obtenido una puntuación de 2.0, significa que todos los artículos o cosas innecesarias han sido removidas y que todo lo demás tiene un hogar designado. Sin embargo, esta puntuación no indica o asegura que todos los empleados coloquen las cosas en su lugar. Esta acción es evaluada en el tercer paso de las 5s Progresivas. Este nivel (sostener) califica que esos objetos son de hecho puestos en su lugar cuando no están siendo utilizados. Es crucial en este punto la importancia de crear y sostener pasos operativos o trabajo estándar para lograr la consistencia de las operaciones.
Paso 4: Simplificar
Este nivel se centra en la iniciativa de eliminar las actividades que no agregan valor, detectándolas y tomando contramedidas que puedan ser implementadas para eliminar su recurrencia. Claro que eliminar las actividades que no agregan valor es solamente un prerrequisito para el paso más importante de sustituirlas por actividades que sí lo hagan, a fin de realmente obtener una mejora verdadera a la productividad. Por ejemplo, en una planta automotriz, al final de cada turno tenían asignados 10 minutos para limpiar su lugar de trabajo. Si los empleados tuvieran la disciplina de mantener su área bien organizada y limpia, ¿qué tanto tiempo les llevaría esta actividad?
Encontrar una fuga de aceite o investigar por qué se tira basura en un lugar en especial puede reducir el tiempo de limpieza de un área, en este caso en particular, el fabricante de automóviles pudo añadir nueve minutos más al turno, incrementando así su productividad.
Paso 5: Estandarizar
Este nivel se extiende desde un punto de vista particular en un área hacia toda la organización. Incluye evaluar los espacios entre las áreas de trabajo, tanto en el piso de planta como en las oficinas e instalaciones, incluso en el estacionamiento, zona de carga y otras áreas neutrales. Si las personas en áreas específicas empiezan a hacerse cargo de estos otros espacios con los que interactúan, entonces todos serán responsables de promover esta filosofía de organización y disciplina. Adicionalmente, este énfasis de las 5s en todas las instalaciones proporciona un mayor impacto a los visitantes (por ejemplo, en clientes y prospectos), creándoles una primera impresión más duradera que toda su visita.
Una casa en orden
Evaluaciones inconsistentes, un proceso lento y calificaciones incorrectas son propias de un sistema de 5s tradicional, que tiende a sufrir de subjetividad y falta de sustento. Estos contratiempos a menudo ocultan oportunidades, obstaculizan la propagación de la efectividad del programa y socavan la credibilidad de la dirección. Si se quiere establecer un programa de 5s efectivo y duradero, que permita a la empresa avanzar, no hay duda que la mejor manera de hacerlo es implementando las 5s progresivas.
Las 5s progresivas son un enfoque lógico paso a paso para organizar un lugar de trabajo de alto desempeño. Son completamente cuantificables, lo que las hacen sencillo de entender y aceptar.
Este enfoque simplificado de actividades y acciones observables ofrece una gran ventaja: permite a quienes lo practiquen concentrarse en la ejecución de las 5s un nivel a la vez, hasta que su implementación sea total y sostenible. Además, posibilita que el proceso completo sea visto de una manera más aceptable desde la perspectiva de la fuerza laboral, y sea más manejable desde el punto de vista general.
Si las personas entienden las actividades que se requieren llevar a cabo en un nivel particular, es más fácil incluirlas a sus rutinas diarias. La lógica fundamental de las 5s progresivas es que tanto el éxito como las oportunidades pueden ser cuantificados en cada paso para, de este modo, proporcionar una guía clara para continuar al siguiente nivel.
Con este enfoque se crean los cimientos para un alto desempeño: ¿quién no querría poner su casa en orden para “entretener” el mercado global?
