La figura (ver gráfico - PDF) resume los diferentes tipos de objetivos manifestados por cada área involucrada.
El consenso de objetivos es de fundamental importancia para la empresa y debe ser validado por el responsable máximo de la organización.
Podemos decir que la planificación es la primera etapa de la administración y consiste en la selección de objetivos factibles de ser medidos y así, a partir de las estrategias definidas, tomar las decisiones necesarias para alcanzarlos. Primero, es necesario Planear, segundo es necesario Ejecutar y por último es necesario Controlar.
La planificación de la producción debe anteceder cualquiera de las decisiones a ser tomadas en el sistema productivo-empresario. Es a partir de las negociaciones establecidas -consenso de objetivos- que se lograrán obtener los inputs necesarios para confeccionar los diferentes programas requeridos; tal cómo, el plan de producción o production planning o el programa maestro de producción o master production schedule.
El entendimiento completo de los conceptos expresados en la figura anterior ayudará a la alta gerencia a entender cómo serán alcanzados los objetivos planteados; y por sobre todas las cosas ayudará a disminuir la incertidumbre al verse incrementado el horizonte de visibilidad.
Dicho lo anterior, podemos decir que, la principal razón por la que una empresa debe planificar, consiste justamente en la incertidumbre en la que está sumergida su actividad productiva.
Un sistema MPC - Manufacturing Planning and Control - o sistema de Planeamiento y Control de la Producción, es como lo expresa Thomas Vollmann , un sistema que brinda la información necesaria para hacer mas eficiente el flujo de los materiales y el uso de los recursos, y administrar correctamente las actividades del personal y los proveedores, entendiendo las necesidades de los consumidores y reorientando, a su vez, las decisiones a tomar para ser congruentes con estas últimas necesidades.
Por lo tanto un sistema MPC es básicamente un sistema que nos permite administrar eficientemente las incertidumbres que se generan durante todo el proceso productivo. Esto último significa que es necesario identificar las incertidumbres del proceso, las herramientas y los sistemas de control a ser utilizados.
Siendo consistentes con lo anterior, podemos identificar tres fuentes de incertidumbre (ver gráfico - PDF) que afectan directamente al proceso productivo.
Los consumidores de nuestros productos son una fuente muy importante de incertidumbre, dado que, no podemos conocer efectivamente qué, cuánto y cuándo van a comprarlos. Podemos tener una idea aproximada, es decir podemos acotar la incertidumbre, pero de ninguna manera podemos conocer con exactitud las respuestas.
La segunda fuente de incertidumbre la localizamos en los proveedores: la falta de entrega o las entregas tardías de los insumos requeridos para el proceso productivo o los rechazos que se producen por no cumplir con las especificaciones técnicas, son solo algunos de los causantes de dichas incertidumbres.
En tercer lugar hay que mencionar los equipos de producción. Cuando se habla de planificación de la producción, se suele hacer referencia a la administración de la demanda, relegándose a un segundo lugar la administración de los equipos de producción. Sin embargo una parada de planta puede llevarnos a tener un servicio al cliente muy por debajo del esperado.
Para llegar a administrar eficientemente los tres tipos de incertidumbres mencionados, es necesario utilizar herramientas que nos permitan, de alguna manera transformar los acontecimientos desconocidos en acontecimientos conocidos probabilísticamente. Es posible agrupar éstas herramientas en tres categorías diferentes (ver gráfico - PDF).
La administración de la demanda hace referencia al manejo de los pronósticos de venta y las órdenes colocadas en firme. Este tipo de herramienta tiene que ver con la calidad del forecast y con su metodología de cálculo, entre otros.
La administración del inventario de producto terminado y materia prima, termina siendo crucial a la hora de definir cuál será el nivel de servicio al cliente deseado. Es sin lugar a dudas un punto de vital importancia al que debe dedicarse una atención especial. Aquí la identificación de los sistemas de reaprovisionamiento, los puntos de reposición, los sistemas de conteo o las decisiones de políticas de inventarios, resultan más que importantes.
Por último, un programa de Mantenimiento ayudará a mantener controlado no solo los gastos de mantenimiento, sino también mejorará la disponibilidad de repuestos dentro del pañol de la Planta.
De las tres herramientas, no cabe dudas que la administración del inventario es la herramienta de debe dominar el gerente de abastecimiento. Su función no es comprar barato, o entregar los productos en tiempo y forma. Esto es algo que resulta más que obvio. Una visión moderna del gerente de abastecimiento, consiste en que éste conozca y domine cuáles son las incertidumbres que se generan en la cadena de abastecimiento, anticipándose a ellas mediante el uso de las herramientas adecuadas.
