El pronóstico se usa para lidiar con la incertidumbre, que es en esencia la ausencia de información. El proceso para elaborar el pronóstico se basa en recolectar información de muchas fuentes para integrarla a un modelo que nos permita tener un estimado del futuro, que esté tan cerca de la realidad como el comportamiento del producto o servicio lo permita.
Consecuencias de un mal pronóstico
En una organización que tienen pronósticos adecuados seguramente algunos de los recursos no serán utilizados de manera óptima, ya que habrá capacidad que no se esté utilizando y materiales en exceso cuando el pronóstico se quede por encima de lo real, y en el otro extremo se tendrán que pagar tiempos extra, expeditación de materiales y posiblemente se ocasione un daño a la relación con los clientes.
Debemos entender que los resultados del pronóstico no son solamente una serie de números, sino que en muchos casos —basados en esos números— se generan compromisos, algunos de los cuales pueden ser irreversibles, lo que trae como consecuencia impactos económicos y de nivel de servicio al cliente.
Es importante que las empresas evalúen el costo aproximado que tiene cada porciento de error de su pronóstico, como una herramienta para lograr la atención de la dirección a la mejora de este proceso.
• Consensuando la información al interior de la empresa
Históricamente, las empresas se han limitado a trabajar con información interna, utilizando principalmente el conocimiento de sus áreas comerciales y la proyección que puede ser obtenida del uso de modelos matemáticos de series de tiempo. En estos procesos internos, es común que las organizaciones cuenten con más de un pronóstico, ya que cada una de las áreas que serán afectadas por el mismo prefiere realizar su propia estimación partiendo de la base que “su información” es la más adecuada para lograr una buena proyección.
Una de las primeras tareas que las empresas tienen que hacer para mejorar su proceso de pronóstico es lograr un pronóstico interno consensuado, que no es más que trabajar con las diferentes áreas de la organización para tratar de acordar un solo juego de números con el cual todos se sientan "relativamente" confortables. El proceso de comunicación que implica llegar a un pronóstico consensuado es una buena práctica que permite la organización estar alineada y poder trabajar como equipo, esto quiere decir, que el resultado que se alcance será perfecto, pero si logra que toda la organización esté apuntando hacia la misma dirección facilitará el movimiento de la compañía hacia los logros estratégicos.
Pronósticos colaborativos
Podemos pensar en los pronósticos colaborativos como una extensión natural del proceso de los pronósticos consensuados, con la diferencia de que los participantes serán compañías que se encuentran en diferentes niveles de la cadena de suministro. Contar con un claro proceso y una buena comunicación interna es un pre requisito fundamental para avanzar a la colaboración.
Una de las fuentes naturales de los pronósticos de negocio son los datos macroeconómicos que indican cómo se verá afectada una empresa o una industria por aspectos como crecimiento de la población, inversión gubernamental o el poder adquisitivo. Sin embargo, hay otra información que sólo poseen los miembros de la cadena que se encuentran en contacto directo con el consumidor final, que es la que mejor representa la demanda de un producto o servicio.
Para el cálculo de un pronóstico, las empresas pueden utilizar datos provenientes de:
- Sus embarques, que seguramente son alterados por su disponibilidad para entregar o los tamaños de lote.
- Su facturación, que pueden verse alterados por los movimientos entre el período de facturación al igual que por la entrega de un material en sustitución de otros.
- Los pedidos de sus clientes, que nuevamente alteran los datos de la demanda real por políticas de compra, descuentos o tamaños de lotes.
- Las compras reales efectuadas por los consumidores finales en el punto de venta, que a pesar de que pueden verse alterados por faltantes de material, son sin lugar a dudas el mejor reflejo del comportamiento natural de un producto.
Es entonces común que los esfuerzos de colaboración tengan una mayor predilección por realizarse con los miembros de una cadena que se encuentran lo más cercano posible al cliente.
¿Cómo realizar un pronóstico colaborativo?
A pesar de todas las evidencias de que colaborar es bueno para los miembros de una cadena de suministro, el proceso es complejo y enfrenta obstáculos que deben ser conocidos, anticipados y resueltos durante la implantación y la operación del proceso.
Los siguientes ocho pasos son una guía para lograr una colaboración básica entre organizaciones.
Paso 1. Elegir candidatos a la colaboración.
Evalúe en su cadena quiénes son los miembros que más información le pueden aportar para disminuir su incertidumbre en el pronóstico, generalmente serán aquellos que compren el mayor volumen o presenten las mayores variaciones en su compra.
Paso 2. Medir impacto.
Mida el impacto que estos socios potenciales causan en su cadena en cuanto a inventarios, expeditaciones, tiempo extra y ventas perdidas. Defina el ahorro y beneficios que puede obtenerse de esta colaboración e identifique los valores que recibirá su contraparte.
Paso 3. Obtener el soporte de la dirección.
Por el tipo de información que se compartirá, el proceso debe estar 100% apoyado por la dirección quien puede llegar a intervenir para formalizar los acuerdos con los socios del proceso. Además, esto garantiza el apoyo de toda la organización a la implantación y operación.
Paso 4 Establecer un equipo multifuncional.
Prepare un equipo interno que incluya a la gente de ventas, mercadotecnia, producto, operaciones y sistemas, estos últimos para garantizar la operación de los flujos de información.
Paso 5. Obtener el compromiso de colaboración de los socios.
Con el proceso soportado internamente es momento de presentar a los socios los beneficios del pronóstico colaborativo y definir con ellos las reglas básicas para el intercambio de información. Esto debe incluir responsables, tipo de información, periodicidad y formatos. La información mínima que se debe compartir es: volúmenes históricos, proyecciones, supuestos que soportan las proyecciones y eventos esperados.
El proceso requerirá comunicación entre diferentes departamentos de los participantes, por lo que las comunicaciones se incrementarán y deben ser documentadas y compartidas.
Paso 6. Definir procesos para conflictos y excepciones.
Se deberá planear para que todo funcione bien pero el proceso debe tener considerado el manejo de eventos fuera de lo normal, así como asuntos que no estén definidos en el proceso. El compromiso de las altas direcciones ayuda generalmente a mantener el proceso operando.
Paso 7. Realizar pruebas piloto y ajustes.
Se recomienda iniciar con muy pocos productos para asegurar el intercambio de información, medir los resultados y ajustar el proceso. En caso de que el proceso incluya integración de sistemas de información diferentes es posible que se requiera más tiempo para atender asuntos propios de la tecnología.
Paso 8. Ampliar el proceso.
Una vez que se logre estabilizar el proceso, se recomienda ir agregando más partes para incrementar los beneficios de la colaboración.
Consideraciones finales
El pronóstico colaborativo es una buena herramienta que impacta la eficiencia de los participantes al hacer un mejor uso de sus recursos humanos, físicos y económicos. Como consecuencia de la colaboración también se mejorará la efectividad, ya que se mejorará el servicio al cliente. Pero sobre estas dos grandes aportaciones, el pronóstico colaborativo construye un ambiente de confianza al interior y al exterior de las organizaciones que permite un mejor flujo de información, el intercambio de datos e ideas y la construcción de relaciones sólidas que pueden traducirse en nuevas oportunidades de negocio.
El pronóstico colaborativo es un gran primer paso en la búsqueda de una mayor integración hacia modelos como el CPFR (Planeación, pronóstico y reemplazo colaborativo) y debe ser una prioridad en las organizaciones que quieran enfrentar exitosamente los retos de la nueva competencia global.
* Especialista en procesos de cadena de suministro y administración de proyectos. Socio Director de Corporate Resources Management y Presidente de APICS Capítulo México.
