Fue en 1991 en la ciudad de Tuxtla Gutiérrez, Chiapas, donde se inauguró la primera sucursal de la cadena de Farmacias del Ahorro, compañía que a la fecha cuenta con mil puntos de venta en toda la República Mexicana. Bajo ese escenario y debido al crecimiento que ha representado la red de distribución, así como a la necesidad de abastecimiento, se creó el denominado macro centro de distribución (MCDIS) ubicado en Lerma, Estado de México, que dará servicio a 700 sucursales de México.
Estructura y sustentabilidad del MCEDIS
La planeación de esta infraestructura parte de la premisa de darle versatilidad y sustentabilidad a toda la cadena de Farmacias del Ahorro, por lo que su diseño consta de diversas secciones situadas estratégicamente para aprovechar y optimizar los recursos energéticos.
En primera instancia, los apartados más innovadores —según Bosúe Esquinca— que se localizan en el centro de distribución están en un cuarto blindado en el cual se almacenan y surten artículos especiales como licores y algunos medicamentos especiales.
“Ese cuarto puede aguantar alguna explosión y fuego durante cuatro horas, por lo que nos da el tiempo suficiente de reacción, además de que esta área se controlada por personal autorizado actualizado en los procesos y cuidados del cuarto”, describió.
Según la empresa, el diseño e implantación de los componentes del MCEDIS entre los que se encuentran elementos como la iluminación, cantidad y el tamaño de las puertas, las entradas para embarque, la zona de recepción, entre otros aspectos, tardó un año en realizarse.
En estas instalaciones trabajan 200 personas más los operarios y administrativos organizados en cinco turnos y en áreas como surtido y almacenaje. La empresa prevé continuar con la reducción de los costos de distribución que a la fecha ha registrado hasta un 20%.
Respecto al tema de la sustentabilidad, el MCEDIS tiene disponible una flotilla de baja emisión con diesel, además se localiza un área exclusiva para el lavado de aparatos mecánicos en los que hay trampas recicladoras que reúnen todo el aceite de los montacargas.
“Una de las mayores inversiones que hicimos en cuestión ambiental son las lámparas que iluminan esta instalación, ya que utilizan tecnología LED, las cuales no cansan la vista aún en la madrugada y ahorran mucha energía”, señaló Bosúe Esquinca.
Las áreas de la nave
Las principales áreas de servicio de esta nave convergen en una inicial: el servicio a proveedores que cuenta con un sistema de citas (colaboration portal) que controla la cantidad de piezas, tarimas y órdenes de compra, entre otros aspectos. Todo eso es auxiliado por otro método para administrar la fuerza de trabajo que regula las cuadrillas o le da más tiempo a los proveedores para cargar y descargar, además de contar con indicadores donde se administran las puertas, informó Bosúe Esquinca, Director General de Distribución Abasto y Logística de Farmacias del Ahorro y encargado del MCEDIS.
El directivo detalló todas las implementaciones del complejo y resaltó la dinámica de la zona de surtido en volumen, la cual conjunta productos lácteos, botes o enlatados, jeringas y productos que vienen en cajas grandes. En ese aspecto, hacen el pedido al sistema central el cual trabaja en conjunto con la parte de almacenaje, ubicado al fondo del MCDIS y con los cuatro pasillos principales de manera que se pueda surtir en zigzag bajo la tecnología de surtido por voz (picking for voice).
El objetivo de esta infraestructura es tener la mejor cadena de suministro de México, por lo que sus esfuerzos se concentran en aumentar la efectividad en el surtido de 97% de a 99% con ayuda de la tecnología aplicada a la mayoría de los procesos.
Metodología de trabajo en el MCEDIS
La manera de trabajar en el abastecimiento de pedidos en el macro centro de distribución de Farmacias del Ahorro está fundamentada en el sistema de voz, el cual implica una serie de algoritmos que a diario calcula y reabastece la carga a fin de tener mejores inventarios para los clientes, sin llegar a las sobre existencias, precisó Bosúe Esquinca.
“Tradicionalmente cuando se generan pedidos existía una orden de surtido escrita, con este sistema las órdenes se transforman en comandos de voz por áreas específicas con gente para cada una de ellas que recorren los pasillos y ponen la mercancía en una banda que lleva al área de embarque”, explicó el encargado del MCEDIS.
En toda la infraestructura hay información de indicadores en línea los cuales atraen a los operadores que recogen productos a corta distancia, ya que el sistema slotting hace los ajustes necesarios de ubicación para que los productos de mayor rotación estén a la mano de los trabajadores.
“Estamos preparados para el surtimiento especializado de seis rutas o más al mismo tiempo, ya que contamos con el pick and pass y 35 gentes surtiendo simultáneamente, además de los 30 que se encuentran en las torres, de esta manera asignamos un código de barras para las rutas y las taras lo que implica surtir todos los pedidos”, afirmó Bosúe Esquinca.
Bajo estos parámetros, se genera la visita de los proveedores además de involucrar los procesos internos y las auditorías pertinentes, con lo que prevén surtir 15 millones de piezas mensualmente y recorrer 400 mil kilómetros.
Inventarios al día: el ritmo del trabajo
De acuerdo con Esquinca, en Farmacias del Ahorro se debe atender al cliente, cerrar la cortina, contar inventario y hacer corte de caja. La mayor parte de este procedimiento no se refleja en el macro centro de distribución, sin embargo, el buen manejo de los inventarios es un factor clave para su cadena de abastecimiento.
Ante ello, se llevan a cabo aproximadamente siete procesos de inventario que controlan caducidades, devoluciones, abastecimiento, reabastecimiento y paquetes de artículos especiales, ya sean promociones u ofertas.
“Contamos aleatoriamente el inventario todos los días, además que tenemos una auditoría interna, es decir, un propio supervisor que revisa la mercancía periódicamente, pero después el auditor del consejo de auditoría de la empresa también revisa lo que se contó”, comentó Bosúe Esquinca.
El directivo de este MCEDIS explicó que su línea de trabajo comprende las 24 horas; reciben a los proveedores en el turno matutino, mientras que en el vespertino y nocturno surten. Posteriormente, los transportistas se ponen en ruta para llegar antes de que abran las farmacias.
Los trabajadores que operan con radiofrecuencia cuentan con un sistema de indicadores por productividad que parte de un sueldo base pero su mejoría en los índices de desempeño reconoce a los mejores. Por otra parte, los supervisores garantizan el desarrollo y capacitación de su equipo, "son como entrenadores", agregó el encargado del macrocentro de distribución.
En cuanto a las mercancías y productos que no se vendieron, su forma de organización radica en concentrarlos en el MCEDIS y redistribuirlos, con lo cual obtienen una vuelta de inventario mayor.
Para manejar las caducidades de la mercancía, el sistema central asigna un número de lote que coordina con primeras entradas y primeras salidas; ese tipo de producto tiene un proceso de conteo de bajo movimiento con lo que excluyen a los inservibles o los devuelven a los proveedores.
De esta manera, la compañía abastece a 18 estados los cuales van desde San Luis Potosí hasta Oaxaca, Veracruz, Jalisco, Guerrero, donde se sitúan las 700 farmacias que reciben artículos del macro centro de distribución.
A corto y mediano plazo, Farmacias del Ahorro proyecta la adjunción de la tecnología RFID, así como la implantación de una zona especial para el manejo y control de psicotrópicos de segundo y tercer nivel que sea avalado por la Comisión Federal para la Protección contra Riesgos Sanitarios (COFEPRIS).
