La era digital ya se encuentra latente en nuestro día a día y algunas cosas que una vez visualizamos muy a futuro o en libros de ciencia ficción, son una realidad; los trámites que se realizaban en numerosos pasos han ido migrando a lo electrónico volviéndose más sencillos y rápidos.
Ventajas de las comunicaciones electrónicas
Las comunicaciones electrónicas han dado paso a nuevos modelos de negocio, actualmente no podemos imaginar interactuar con clientes al otro lado del mundo vía fax o correo tradicional; las soluciones a través del Internet son la clave en la búsqueda de la evolución y optimización de procesos para entablar relaciones comerciales más eficientes.
Es sumamente importante que las empresas tengan un control estricto en el manejo de sus operaciones. Una excelente forma de lograr la integración automática y sin intervención humana es a través de estándares aceptados internacionalmente, siendo el Intercambio Electrónico de Datos, (EDI, por sus siglas en inglés) la opción para lograr dicha integración, permitiendo que todos los archivos que antes se intercambiaban en papel, ahora se hagan de manera electrónica, garantizando su seguridad y confidencialidad.
De esta manera documentos como: catálogo de productos, orden de compra, factura electrónica, aviso de embarque, entre otros, que facilitan las relaciones entre socios comerciales, pueden ser obtenidos en un tiempo casi inmediato, sin errores de captura, reduciendo costos en el manejo, envío y resguardo de la información.
Actualmente, en nuestro país, de acuerdo con la Secretaría de Economía, los costos logísticos pueden representar entre 15% y 20% del precio del producto colocado en el punto de venta, parte de estos altos niveles destinados a la logística, se deben a la poca cultura que existe en las empresas acerca del uso de medios electrónicos y automatización de procesos, aún no están conscientes de los beneficios que puede generar dentro de la cadena de suministro, integrar documentos electrónicos para hacer más eficiente el ciclo comercial y lograr a corto plazo mejoras en la productividad y ahorro en los costos operativos.
Por ello, temas tan simples hoy son de gran relevancia para el logro de relaciones comerciales efectivas, siendo actualmente la factura uno de los esquemas electrónicos que se utiliza en México y el cual ha tenido un gran auge en los últimos años, no sólo debido a la obligatoriedad que ha marcado la ley para su implementación.
Migrar a esquemas electrónicos
A pesar de esta disposición oficial por parte del SAT, el desconocimiento de las empresas para migrar a un esquema electrónico es aún persistente, empezando por los beneficios y la manera en que estos pueden ser generados hasta los pasos a seguir para su implementación.
Por esto, es fundamental rescatar a la factura electrónica y resaltar su valor, pues ésta es la apertura a la evolución electrónica de los negocios llevándolos a la sustentabilidad, productividad, eficiencia, rapidez y ahorros de hasta un 80% en costos y tiempos de operación, almacenamiento físico y de impresión. Además de ser hoy un factor fundamental para relacionarse con muchos de los grandes corporativos.
La recomendación es que las empresas migren al esquema de factura electrónica, el cual brinda a los contribuyentes numerosos beneficios en materia de seguridad, disminución de costos, optimización de controles internos, impulso de mejores procesos tecnológicos, cambio de prácticas administrativas, competitividad a nivel local e internacional; además de generar eficiencia y productividad en su operación y relaciones comerciales, facilita el cotejo de información contable, simplifica la generación de comprobantes fiscales, contribuye con el ahorro de papel y costos en el proceso.
Hoy, las empresas no pueden seguir evaluando la importancia de la tecnología para generar valor al negocio y ayudar a resolver las necesidades en torno a su ciclo comercial, pues es una herramienta esencial para cualquier tipo y tamaño de organización, más aún cuando en la actualidad existen una serie de formatos para adquirirla.
La tecnología debe ser considerada como un aliado de nuestro negocio y más aún con un proveedor que ayude no sólo a cumplir con la nueva regulación, sino también a tomar ventaja de la misma, apostando a la eficiencia y productividad para mejorar la comunicación comercial entre clientes y proveedores, para que éstos a su vez puedan brindar información veraz y confiable para la toma de decisiones, generando un clima de confianza, ahorros y eficiencias en tiempo y dinero. De esta manera podrán enfocar al capital humano en tareas que agreguen valor a los servicios que proporciona el negocio con el fin de explotar su talento y capacidad en pro de la empresa y así establecer oportunidades de ventas. La factura electrónica es realmente una inversión para la mejora de nuestra empresas, más allá que una inversión capricho de unos cuantos.
* Director General de Levicom.
