En la actualidad existe un gran número de empresas, esforzándose día con día por contar con una operación de calidad mundial, con diversas certificaciones, con altos estándares de cumplimiento y con procesos impecables. Pero difícilmente dichas empresas le otorgan el valor que se merecen a los planes de contingencia ante desastres, un aspecto crucial en toda organización que generalmente se queda en último plano y que es un elemento que complementa el camino a la excelencia operativa.
Debemos ser conscientes que el riesgo está latente en toda organización de diversas formas y basta con revisar la historia de las compañías que han sido afectadas por diversos desastres, que en los mejores escenarios únicamente han afectado ciertas áreas de su operación, pero en muchas otras los siniestros han hecho desaparecer la instalación por completo.
Los riesgos más comunes que han experimentado las organizaciones son pérdida o afectación importante de las instalaciones por incendio, huracán, temblor o corto circuito; plagas y huelga de trabajo. Además de pérdida en el transporte por escasez de combustible, huelga laboral, cierre fronterizo, robo, cierre de vías por obras públicas, fallas en tecnologías de la información y desastres naturales.
Programa de recuperación
Se propone que cada organización desarrolle a su medida un programa exitoso de recuperación ante desastres, el cual se puede iniciar tomando en cuenta los siguientes factores clave:
a) Mapeo y modelación de la cadena de suministro donde se contemple los flujos de 12 meses, desde la fábrica hasta la entrega a cliente final y se identifique estacionalidad e influencia de las promociones.
b) Determinar la capacidad de cada eslabón que compone la cadena de suministro con la capacidad actual y máxima; layout, procedimientos y soportes tecnológicos.
Como en todas las actividades críticas de la compañía, será necesario involucrar a todas las áreas de la organización y formar un equipo, coordinado a través de un comité para el programa exitoso de recuperación ante desastres. Se recomienda que dicho comité esté compuesto por los siguientes miembros:
1. Presidente o director de la compañía. Definición de estrategias corporativas.
2. Tecnologías de la información. Desarrollo del soporte técnico y procesamiento de datos.
3. Operaciones, distribución y logística. Desarrollo de los requerimientos de la instalación, monitoreo de nuevos programas y servicios.
4. Gerencia de compras e inventario.
5. Servicio a cliente. Comunicación de planes existentes.
6. Merchandising. Pronósticos de volúmenes y proveeduría de información a operaciones.
7. Recursos humanos. Establecimiento de protocolos de comunicación y revisión de planes con asociaciones.
8. Consejero externo. Actualización de las necesidades del mercado.
¿Cómo actualizar el programa?
Una vez conformado el plan de contingencia, será muy conveniente tomar las siguientes recomendaciones para la depuración y actualización del mismo:
i. Identificar la calidad de proveedores actuales y nuevos.
ii. Establecer alianzas sólidas con tus proveedores, tomándolos en cuenta como verdaderos socios de negocio.
iii. Desarrollar especificaciones de desempeño con tus proveedores en términos de tiempo de entrega, disponibilidad y nivel de inventario.
iv. Actualizar padrón de instalaciones externas de almacenamiento.
v. Solicitar cotizaciones de servicios tercerizados constantemente.
vi. Mantener actualizados todos los cambios realizados en el layout de diseño, en los servicios y todos los procesos que se sigan en la operación.
El comité deberá reunirse de manera periódica para discutir los planes de contingencia existentes y proponer nuevas ideas que hagan dichos planes más eficientes, actualizándolos por lo menos dos veces al año.
Será necesario practicar tantas veces como sea posible a través de simulacros, planteando el mayor número de adversidades que podría enfrentar cada área de la organización, ya sea por falta de abasto de algún producto, por incendio en el centro de distribución, por la caída de los sistemas de información, incrementos repentinos del volumen de ventas, etcétera.
Porque no basta tener un almacén o un centro de distribución eficiente y de clase mundial, o contar con una flota de transporte nueva y eficaz, o ser parte de una cadena de suministro de alto nivel, si no se cuenta con un plan de contingencia sólido que nos proteja de los riesgos que día a día retan nuestra operación.
* Directora y Gerente de Mercadotecnia, respectivamente, de KOM Internacional.
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