De acuerdo con el estudio Middle Child Syndrome de Ricoh Europa, algunas empresas priorizan la velocidad y la agilidad y trabajan duro para superar a sus competidores. El 93% de los encuestados asegura que hace frente a barreras que les impiden alcanzar su máximo potencial. Sin embargo, a menudo un elemento de control falta, dejándolos desprevenidos para futuros desafíos.
Para ello, la automatización proporciona a las organizaciones la capacidad de mantener el control mientras avanzan en sus metas, lo que les permite dar prioridad a la innovación y superar a su competencia. Frente a esto, la empresa de equipamiento digital para la oficina y servicios de TI comparte a través de un comunicado, cuatro razones por las que todos los negocios deberían impulsar la automatización en sus compañías.
1. La capacidad de acelerar la velocidad con la que se cierran negocios. La automatización en los servicios financieros, en grandes bancos y bolsas de valores, pone a las empresas no sólo en una posición más ágil, sino que libera uno de sus recursos más importantes, el tiempo de sus empleados, para que puedan dedicarse a actividades más críticas dentro de un negocio. Además, los empleados pueden acelerar la toma de decisiones facilitando el flujo rápido, preciso y el intercambio de información.
2. Obtener más control sobre la facturación y las finanzas. Al automatizar el flujo de caja y reemplazar las facturas en papel con la facturación electrónica, las empresas podrán acelerar casi de inmediato los recibos y los pagos sin incurrir en gastos de capital significativos.
3. Reducir los gastos gestionando todo el ciclo de vida de los documentos. Los procesos avanzados de copiado, escaneo e impresión que integran sistemas, procesos de oficina y back office son cada vez más fundamentales para las empresas modernas. La automatización no sólo simplifica estos procesos, sino que también tiene el beneficio añadido de reducir los residuos de papel.
4. Mejorar el acceso a los archivos. Al automatizar los servicios de escaneo y archivado, los empleados pueden acceder a la información precisa cuando la necesitan. Este sistema eficiente ahorra tiempo y dinero. También reduce el tiempo dedicado a la construcción y mantenimiento de registros comerciales. Archivar datos electrónicamente simplifica la búsqueda y extracción de datos y permite una trituración segura y una gestión de fin de vida útil. Los flujos de documentos también se pueden simplificar para facilitar la administración.
En la carrera por ganar, las compañías necesitan tomar decisiones que ayuden a que su negocio sea más innovador y, al mismo tiempo, les ayuden a reducir costos y simplificar las tareas diarias, indicó Ricoh en el mismo documento.
