Es común que las Pequeñas y Medianas Empresas (PYMES) consideren que los sistemas de Planeación de Recursos Empresariales (ERP, por sus siglas en inglés) son sólo para las grandes empresas. Sin embargo, esto no es real.
Existen en el mercado soluciones ERP que, además de eficientar la operación, contribuyen a la recuperación y el crecimiento de las PYMES. Por ello, para encontrar el sistema más adecuado a las necesidades de una empresa es vital que se consideren cinco aspectos durante el proceso de búsqueda y selección:
1. Encontrar el mejor momento para adquirir un sistema ERP. La mayoría de las PYMES usa métodos tradicionales como pluma, papel y Microsoft Excel para registrar información sobre su negocio, para facturar a clientes y para hacer sus cuentas. Es la forma más económica y rápida de comenzar, pero después de un tiempo estos procesos tradicionales son difíciles de mantener, provocando que la compañía pierda tiempo y recursos.
Cuando una empresa siente que ya no puede mantener bajo control los métodos o sistemas actuales es recomendable empezar a buscar un sistema ERP. El mejor momento para que una pequeña o mediana empresa adquiera un ERP es cuando decide dejar de gastar tiempo y dinero en procesos manuales que pueden ser fácilmente automatizados.
2. Definir claramente los requerimientos. Antes de contactarse con un proveedor de ERP es muy importante definir los requerimientos de la compañía por adelantado, a fin de que el proveedor conozca claramente cómo se usará el sistema, cuántos usuarios futuros tendrá que cubrir, qué tipo de funcionalidades se requieren, de manera que pueda ajustarse al presupuesto disponible.
La mayoría de las PyMEs que están a punto de adquirir su primer sistema ERP desean mejorar sus procesos y obtener una mejor visión de sus recursos. Por eso, cuando llega el momento de remplazar el sistema actual, las organizaciones deben conocer sus requerimientos a detalle, así sabrán qué funciones solicitar.
Un buen sistema ERP es flexible y está listo para crecer con su compañía. Es recomendable que no solicite funcionalidad que no necesite al inicio. Tiene más sentido elegir un sistema que sea lo suficientemente flexible para permitirle comprar e implementar módulos adicionales cuando se requiera.
3. Escuchar las experiencias de otros. Aunque se puede encontrar mucha información en línea sobre los diversos proveedores de ERP, la empresa debe tomarse el tiempo para escuchar las experiencias y recomendaciones de colegas, expertos en el tema y empresarios o ejecutivos que hayan pasado por un proceso de implementación recientemente. Si bien los requerimientos de su organización pueden ser diferentes a los de las demás, la visión que le pueden brindar sobre los niveles de servicio al cliente del proveedor es de gran valor.
Una pequeña y mediana empresa que adquiere su primer sistema ERP tiene muchas expectativas y, por lo general, muchas preguntas, lo cual requiere que los proveedores demuestren su compromiso desde el inicio del proceso de selección.
Si no se sabe mucho sobre las diferencias entre varios sistemas ERP, puede ser de ayuda contratar a un consultor externo. Sin embargo, cuando se elija a un consultor es importante asegurarse de elegir una firma o un individuo de buena reputación y que se firme un contrato donde se establezcan las expectativas; de otra forma, es posible que la compañía no se beneficie lo suficiente para justificar el costo.
4. Asegurar la confiabilidad del proveedor. Las PYMES que buscan un nuevo sistema no deben desconfiar a cada paso del proveedor de ERP, sino hacer un análisis minucioso de lo que les presenta. Es aconsejable que los compradores obtengan una copia de la presentación de ventas y tomen notas de todo lo que se acuerda durante las negociaciones.
Entre más grande el proveedor es posible que se firmen contratos por escrito y por adelantado. Un proveedor internacional opera según una serie de reglas generales y suele cumplir lo que ha prometido. Un proveedor profesional también ayudará al cliente a considerar qué funciones del sistema realmente necesita y cuál es el impacto en el costo total.
5. Reservar suficiente tiempo para la investigación y la selección. Encontrar un sistema ERP adecuado no es cuestión de días, por lo que es importante reservar suficiente tiempo para el proceso de investigación y selección. Si no se están considerando muchos proveedores, es posible que se puedan encontrar las opciones disponibles para la empresa en cuestión de un mes. Establecer un nivel realista de recursos por adelantado también será de gran ayuda, así como las preparaciones para implementar el sistema.
Es bueno recordar que después de haber comprado e implementado el sistema, lleva tiempo aprender a usarlo. Un sistema bien seleccionado tendrá un retorno de inversión tan pronto como los empleados hayan aprendido a usarlo correctamente.
* Gerente de Consultoría en Latinoamérica para Epicor.
