Business analyst forecasting

Las organizaciones requieren cada vez más resultados rápidos en un mercado más complicado y dinámico, por lo que la toma de decisiones debe evolucionar para lograr los objetivos. Ante esto, es recomendable convivir con profesionistas con un enfoque interdisciplinario y una de las figuras que puede hacerlo es el business analyst (BA), es menos conocido el rol en español como analista de negocios.

Es más común encontrar en el mercado a los BA desempeñándose en proyectos de tecnologías de la información (TI), una de las competencias más valoradas de este rol es el entendimiento del entorno empresarial que permite recabar  requerimientos (necesidades) con un enfoque orientado al negocio, amén de ser enlace entre los stakeholders (personas clave) para entender a toda una organización, con lo anterior es más factible asegurarse de alcanzar los objetivos.

La experiencia del BA en proyectos de TI se puede trasladar a otro tipo de empresas y actividades, por ejemplo  no es inusual escuchar a una compañía hablar de pronósticos buenos y malos, en este caso uno de los problemas recurrentes principalmente son problemáticas como el que las ventas no alcanzaron las cifras pronosticadas, la materia prima no fue suficiente o por el contrario se han excedido inventarios. En suma, problemas de falta y exceso.

En el área de pronósticos, donde se demanda de la toma de decisiones, contar con especialistas es más que necesario por lo que se recomienda la contratación de un business analyst, pues tiene una visión interdisciplinaria, es decir, que no sólo plasma en una presentación conclusiones en torno a conocimientos propios de varias disciplinas de forma aislada, sino que tiene la habilidad de fusionarlos para proponer de forma integral, y mejor aún obtiene información relevante de las personas que participan en comités de S&OP. 

Con lo anterior se plantean  alternativas creativas para resolver los problemas que atañen a todo el negocio, no con lo que sólo requiere una sola área, es decir, sin sesgo y tomando en cuenta las necesidades de todo un entorno. 

La brecha entre la falta o un exceso en los pronósticos puede ser muy grande, siempre va a prevalecer en todos los negocios porque ninguna persona tiene una fórmula mágica para saber lo que sucederá; sin embargo, cuando una organización cuenta con personal multidisciplinario, la incertidumbre y el riesgo pueden ser menor.

Los skills y enfoque multidisciplinario que deben tener el business analyst, principalmente son los siguientes: creativos, persuasivos, organizados, analíticos, comunicadores, proactivos, liderazgo, entre otros. Y deben poseer habilidades como: poder de negociación (tengan o no empowerment); que escuchan activamente; investigan; sintetizan; evalúan; proponen; cuestionan; son facilitadores; asesoraran; son pacientes con la gente; analizan; tienen habilidades de change management; y el trabajo en equipo.

Mientras que en el enfoque multidisciplinario: 

• Son muy valorados cuando tienen experiencia en varias empresas y/o sectores.

• Principalmente son conocedores de varias áreas de negocio y disciplinas, entre las más destacadas, administración, finanzas, recursos humanos, ventas, mercadotecnia, compras, sistemas computacionales y, sobre todo, matemáticas.

• Respecto a las matemáticas, este componente es indispensable en el business analyst forecasting, con diversas líneas, entre las más relevantes se encuentran la probabilidad, estadística, cálculo diferencial e integral,  investigación de operaciones (teoría de las decisiones o programación matemática).

• Interdisciplinario: puede relacionar las disciplinas que conoce y puede explotar las de otros.

Dependiendo de lo que quiera pronosticar, de los datos disponibles y del comportamiento de los mismos, las técnicas a aplicar son variadas, por ejemplo antes de sacar un producto a la venta se tienen que realizar diversos estudios; cuando es un producto nuevo podría aplicar la siguiente estrategia:

1. Realizar un estudio de mercado para evaluar la aceptación del producto en el mercado.

2. Dependiendo del resultado anterior, podría realizar un estudio denominado business case, el cual permite pronosticar el impacto financiero de introducir el nuevo producto al mercado, hacia el interior de una organización, es una herramienta estratégica para decidir en iniciativas de inversión y es un pronóstico, este tipo de estudios incluyen indicadores como BVI, IRR, ROI, NPV, punto de equilibrio, y proyecciones financieras (gastos y beneficios).

3. Amén de lo anterior es menester determinar el pronóstico de la demanda (útil para diversas áreas de la empresa).

Existe un eterno debate del lugar donde estructuralmente se debe ubicar  a un pronosticador en una estructura organizacional, tal vez pueda resolverse generando un departamento especial de business analysis, para que el encargado de esa área pueda contratar personal que puede coadyuvar en distintas áreas y distintos tipos de análisis.

Realizar un análisis de business case es una pieza clave e incluso mucho más importante que el pronóstico de la demanda, lo anterior debido a que de nada sirve enviar un pronóstico de la demanda con un error bajo, si las utilidades no son las esperadas. 

Diversos roles inician proyectos como el de introducir un producto nuevo al mercado sin un análisis apropiado, sin estar alineado a los objetivos de la empresa y desafortunadamente lo hacen porque así lo solicita la alta dirección, pero se debe tomar en cuenta si la inversión realmente será efectiva, si tiene un retorno de inversión a corto o mediano plazo y si las utilidades son las esperadas.

Hoy en día en el mercado se está conviviendo con varias generaciones baby boomers, X, Y, Z, por lo que es momento de aprovechar la experiencia para trasladarla a los jóvenes, pero sobre todo se debe tomar en cuenta que la generación Y y Z, ya sean empleados o proveedores de servicios, son un poco más complicados de reclutarlos y retenerlos porque muchos de ellos ya no están esperando estar por siempre en una empresa, sino aprender todo lo que puedan para establecer sus propios negocios, por ello es  necesario crear un plan para tener una oferta de valor realmente diferenciada, para los BA de todas las generaciones.

Como en cualquier iniciativa, no es prudente precipitarse en elegir estrategias asumiendo que se obtendrán resultados similares a los obtenidos como en otros años, esto con base en la experiencia de la propia compañía y de otras, es indispensable crear estudios más rigurosos y presentarlos ante comités con diversos expertos y liderarlos con el rol del business analyst.

¿Ha pensado cuál es el costo que implica tener un cliente nuevo y conservarlo?, si realizara una aritmética sencilla podría darse cuenta de que el costo es elevado cuando el cliente se pierde, lo mismo sucede con los empleados o proveedores de servicios, el conocimiento y experiencia sobre todo de los más grandes de edad, más que calificarlo como costoso, es totalmente invaluable.