Énfasis Logística Online entrevistó a Gustavo Fitzsimons, Gerente de Recursos de la Unidad Administrativo Financiera de Agrocom, sobre las ventajas que tiene para una empresa logística contar con un ERP.
Importancia de un ERP
La importancia de la incorporación de un ERP (Enterprise Resource Planning) para Agrocom está dada por la necesidad de “poder cambiar la tecnología. Esto apunta a tener un mejor servicio al cliente. Queríamos ir a un producto externo, sacarnos el problema de estar aplicando esfuerzo sobre algo que no es el core bussiness de la empresa”, explica Gustavo Fitzsimons, Gerente de Recursos de la Unidad Administrativo Financiera de Agrocom, empresa especializada en servicios de comercialización y logística.
Fitzsimons agrega que “la decisión de hacer un cambio tecnológico se dio porque los sistemas de Agrocom ya tenían cerca de 14 años, y por ende teníamos un atraso tecnológico, tanto en software como en hardware, y se empezaba a hacer necesaria la evolución tecnológica”.
Elección del ERP
“La elección del ERP, desarrollado por la empresa Calipso, la hicimos basándonos fundamentalmente en la funcionalidad del negocio. Era fundamental, para cualquier ERP que eligiéramos, que tuviera una flexibilidad que nos permitiera modelizar las operaciones de negocio que nosotros ofrecemos y que soportara el modelo de negocio, tanto comercial como logístico, que queríamos”, señaló Fitzsimons.
Y agregó que “la implementación de este sistema la tuvimos que hacer en marcha, porque en el mercado nuestro no se puede parar, no se pueden dejar de realizar las operaciones. Un camión que no sale es una venta perdida”.
Para poder resolver este problema, resolvieron dividir la puesta en marcha y hacer un ciclo continuo, aprendiendo nosotros del software.
La implementación tuvo 3 etapas:
- Administración
- Comercial
- Logística
Administración
El alcance que tuvo la implementación del ERP en esta etapa fue todo el back office. Es decir, la contabilidad, compras, cuentas a pagar, tesorería, etc. Esto permitió cierta seguridad en cuanto a que la puesta en marcha de esta parte no afectaba el ciclo comercial. Se pudo hacer la primer experiencia en el conocimiento del software sin tener que afectar directamente la operación de la empresa.
Esta etapa no implicó grandes cambios en el modelo que ya poseía la empresa y se llevó a cabo durante 3 meses.
Comercial
Esta parte fue un poco más complicada de implementar. El principal nudo que se encontró fue el plan de políticas comerciales, tales como planes de venta para las distintas empresas a las que les prestan servicios. Este módulo de planes abarca la valorización y modificaciones de las ordenes que van entrando. Y además hace el control de qué se puede vender, dónde y a quiénes. Esto está relacionado con los contratos que hace Agrocom.
En la compañía tenían un modelo de planes de venta que contemplaba las situaciones comerciales de Agrocom, que tenía 14 años de vigencia y era exitoso. La decisión fue volver a construir este modelo, pero con mejoras en los procesos a través del software.
Esto permitió hacer la modelización de este módulo, que no es estandard.
Logística
En esta área también hubo que sortear algunos inconvenientes con algunas reglamentaciones, como el COT (Código de Operaciones de Traslado). Esto trae una problemática ya que todo aquello que factura Agrocom o que sale con su documentación, la propia compañía es la responsable de pedir el COT ante Rentas de la provincia de Buenos Aires. Pero Agrocom hace logística para terceros, recibiendo los remitos de la mercadería para poder entregarlos en los depósitos propios. Esto trajo un interrogante: ¿quién administraba el COT? En realidad, la industria que emite la documentación es la responsable para la solicitud del COT, pero para nosotros eso era un problema porque nuestra ventaja competitiva es poder mezclar mercaderías de distintas empresas adentro de un camión.
“La solución que aplicamos para este problema fue decidir administrar el COT nosotros mismos, invitando a las empresas a trabajar bajo remito electrónico con Rentas de la Provincia de Buenos Aires, pero la administración del COT, su pedido, lo va a hacer Agrocom, sin necesidad de ningún dato extra.”, explicó Fitzsimons.
A partir de esto, se hizo un esquema de generación de los archivos de interface, su envío a Rentas, verificación de la devolución de Rentas, etc. Todo esto, en forma automática. Esto fue un beneficio para la industria porque se desligó del problema del COT y un beneficio para el usuario porque es transparente en el pedido del mismo. “Esto nació como un problema y termino siendo un servicio más para ofrecerle a nuestros clientes”, señala Fitzsimons.
Aquí se logró una integración funcional, que llevo a tener la combinación tanto de la parte comercial como de la parte logística y de la trazabilidad de las transacciones a través de todos los procesos.
“Este producto de Calipso no tenía un TMS (Transport Management System) nativo, pero después de haber echo el plan de políticas comerciales, sabíamos que aplicar un software de gestión de flota no era algo demasiado complicado”, explica Fitzsimons. La decisión fue modelizar el TMS del producto que teníamos. Se trabaja con una herramienta sobre una base de una ERP, que otorgaba la posibilidad y las facilidades de incluir diversas modelizaciones. “Esta etapa está en implementación y no se han presentado inconvenientes”, manifestó Fitzsimons.
Integración de ERP y WMS
Agrocom ya poseía un sistema de WMS (Warehouse Management System), por lo que tuvo que integrar su nuevo ERP con el sistema ya existente.
Fitzsimons señaló que para esto “definimos una serie de interfaces a través de las cuales le estamos diciendo al ERP que todo lo que tiene que ver con el manejo de stock no iba a estar basado en él sino en otro producto”.
ERP y Logística Inversa
En el caso de la logística inversa, Fitzsimons dijo que el ERP aportó visibilidad en toda la cadena funcional del proceso, pudiendo hacer una trazabilidad de la entrega en todos sus aspectos y tener todos los costos atados, sobre todo en canales donde la devolución de productos es muy compulsiva. Existen productos que tiene un temporada de 2 ó 3 meses, los supermercados se abarrotan de esos productos y después se produce la devolución de los mismos y es bastante complicada la identificación.
Servicio al cliente
Para Fitzsimons, la incorporación del ERP en cuanto al servicio al cliente “es algo que se está viendo, a través de mejorar las fuentes de información y de tener mayor conectividad con ellos. Hoy, quienes contratan a un operador logístico quieren saber dónde está su producto, su trazabilidad, etc, y estamos apuntando a eso”.
Esta nueva solución también apunta a que los clientes puedan disponer de información online para acceder a la información que deseen. “Actualmente tenemos un servicio que está online, con actualizaciones periódicas, varias veces por día. A través de la página de Agrocom se puede acceder a determinadas consultas sobre el estado de los remitos, las entregas, los stocks, los pendientes, etc, indicó Fitzsimons.
