9 claves para un proyecto de reingeniería

Hacer una reingeniería de un centro de distribución (CD) es un poco como tener una cirugía de corazón mientras se corre una maratón. La operación debe seguir funcionando mientras se realizan los cambios. A menudo el tiempo es limitado en el día a día para el trabajo que requiere el procesamiento de pedidos pendientes. 

Con frecuencia se tiene una gran cantidad de actividad que ocurre en un corto período de tiempo (nocturno/fuera de turno de operación) que requiere una sólida organización del equipo y gerenciamiento de proyecto. Una vez que se inicia el trabajo, a menudo no se tiene la opción de "volver atrás". Una vez se pone en marcha el equipamiento, este tiene que funcionar correctamente o las operaciones se afectarán hasta que se haga funcionar. Las limitaciones de tiempo también aplican para pruebas, las cuales son un aspecto crítico de cualquier reingeniería. ¿Cómo realizar pruebas en un CD operativo sin afectar la productividad?

Presentamos nueve claves a considerar antes de iniciar un proyecto de reingeniería:

1. Diagramar los procesos para determinar si los equipos y procesos están dimensionados para manejar el impacto del nuevo equipamiento. En un entorno automatizado, al cambiar cualquier equipo, hay bandas transportadoras que conducen hacia y desde el equipo que se verá afectado. La velocidad de la banda debe coincidir con el equipo que está operando. Los procesos existentes pueden requerir estaciones de trabajo adicionales o mano de obra adicional. ¿Pueden estos ser acomodados en el nuevo diseño? Todas estas pueden ser limitantes cuando se consideran nuevos equipos.

2. Considere los costos de mantenimiento y reacondicionamiento al reutilizar equipamiento antiguo. En los últimos años ha habido mucha actividad en cuanto a fusiones y adquisiciones entre los proveedores de equipos de manejo de materiales. ¿El equipo todavía tiene soporte del fabricante original o de la empresa que los adquirió? ¿Cuál es el costo de ese soporte? ¿Se pueden obtener piezas de repuesto cuando se necesiten? Las garantías del equipo también pueden ser anuladas por los cambios realizados durante una reingeniería. Asegúrese de comprender completamente la garantía y el soporte de cualquier equipo afectado por la reingeniería.

3. Dedicar tiempo y recursos para una gestión de cambio como parte de la solución para mitigar la resistencia a los nuevos procesos. Cambios en los procesos pueden ser más difíciles que los cambios de equipamiento. Los nuevos estándares de los procesos deben ser enseñados y medidos. Educar y capacitar a los empleados en los nuevos procesos es indispensable, pero una gestión de cambio adecuada ayuda a disminuir la resistencia y asegurar una transición suave. Las reingenierías a menudo requieren nuevos métodos operativos y procedimientos. La adopción de nuevos métodos requiere involucrar al personal al principio del proceso y obtener su aceptación. La creación de prototipos es una gran manera para que los empleados "prueben" el nuevo diseño con el fin de ganar su aceptación. Se necesita que los empleados se apropien del cambio desde los niveles más bajos de la organización hasta la gerencia. Es mejor implementar los cambios lentamente a través de una serie de reuniones y entrenamientos para asegurarse que todos estén a bordo y listos para el cambio.

4. Prepararse para los cambios en los sistemas de software y la necesidad de actualizaciones, especialmente en el software de control. La parte de sistemas puede convertirse en la mayor área de costo y complejidad. En instalaciones con una arquitectura de sistemas bien definida y comprensión de la funcionalidad que recae en cada sistema (ERP, WMS y software de control), es más fácil agregar equipos y actualizar los sistemas. Esto es a menudo el caso con las construcciones más recientes. Con el tiempo y por cualquier número de razones, las operaciones cambian y se alejan de la arquitectura planificada. Se termina con varios sistemas en una bodega con capacidades superpuestas y sin una arquitectura clara. Siempre hay algún nivel de riesgo alrededor de los controles de equipos y el traslado de un sistema al otro. Pregúntese: ¿Es similar el esquema de I/O (cableado del equipo) de los sistemas que se conectarán? ¿Pueden comunicarse el uno al otro? La manera de mitigar el riesgo es mediante la implementación de una solución de software de control de bodega para hacer que el equipo trabaje en conjunto.

5. Planifique pruebas extensas a los volúmenes de producción porque ahí es donde se encuentran los problemas. El plan de pruebas es fundamental para el éxito. Puede establecerse el momento de pruebas durante un tiempo cuando la operación no esté en uso, pero asegúrese de utilizar volúmenes similares a los de producción para probar adecuadamente el sistema. El software de simulación puede ayudar con las capacidades de prueba antes de comenzar a mover el equipamiento. Una simulación ayudará a entender el flujo general y ver los impactos resultantes antes de realizar una prueba de funcionalidad al  volumen máximo. La prueba de WMS es otra área crítica. Los proveedores suelen hacer pruebas funcionales, técnicas y de esfuerzo en sus piezas individuales de la solución, pero una prueba completa de preparación operativa integrada (POI) es necesaria para asegurar que los diferentes componentes de la solución funcionen juntos y estar listo para funcionar a su máximo nivel de producción.

6. Aumente los recursos existentes. El gerenciamiento de proyecto suele ser un trabajo de tiempo completo en reingenierías complejas; incluso en proyectos de reingeniería más pequeños, puede requerir mucho tiempo y energía. Las compañías, sin embargo, rara vez dedican recursos de tiempo completo a este papel crítico y en su lugar agregan la responsabilidad del proyecto a un líder que ya tiene un trabajo de tiempo completo para realizar diariamente. En cuando sea posible, considere la posibilidad de descargar algunas responsabilidades diarias del gerente de proyecto a otros recursos durante la duración del proyecto, para que puedan enfocarse totalmente donde más se necesita. Al pasar de una operación manual o con baja automatización a entornos automatizados más complejos, asegúrese de que haya un equipo de mantenimiento para apoyarlo. El nuevo software también puede requerir recursos técnicos adicionales o mejoras de habilidades para dar soporte. 

7. Considerar un presupuesto para contingencias donde se conozcan áreas de riesgo. ¿Qué hacer si no funciona la primera vez que se activa la nueva solución? El momento y la secuencia de los cambios en las instalaciones, el equipamiento, las personas, los procesos y los sistemas deben ser claramente entendidos y aceptados por todas las partes. Es posible que se requiera buscar ayuda externa para obtener una mejor comprensión de algunas de las áreas de riesgo (controles, ciertos tipos de equipos, etc.) y las implicaciones a largo plazo de las decisiones que se requerirán tomar. La aceptación de todas las personas involucradas, tanto dentro de la organización como aquellos con quienes se contrata para trabajar en el proyecto es uno de los aspectos más desafiantes de cualquier proyecto de reingeniería.

8. Documentar exhaustivamente las condiciones del sitio antes de comenzar el trabajo de diseño tanto con los planos de diseño estructural del arquitecto (cuando estén disponibles) como con exhaustivas mediciones de campo. Asegurarse de que la losa y cualquier entrepiso existente o plataformas puedan soportar el peso de cualquier equipo nuevo, que la energía y compresión neumática sean suficientes para cubrir los requisitos de carga adicional y las vigas de techo puedan soportar el peso adicional de las bandas transportadoras colgantes y otros equipos adjuntos a ellas. Tomarse el tiempo necesario para hacer mediciones con precisión en múltiples ubicaciones. No mida la distancia entre dos columnas de una plataforma y suponer que el resto se están instaladas uniformemente a lo largo de la misma. Si no lo están, el diseño puede estar desfasado o requerir un replanteamiento significativo.

9. Elegir un socio que se responsabilice de la solución completa, en lugar de sólo una parte de ella. Si se tienen varios proveedores de equipos, puede ser difícil encontrar uno que asuma la responsabilidad de la solución cuando el problema se encuentra fuera de su propio equipo. Se quiere un socio que esté allí para dar soporte al equipo después de que la solución esté implementada y en marcha. Un socio que demuestra estar comprometido a largo plazo es alguien que ha invertido significativamente en su software de control, proporciona una hoja de ruta clara para el desarrollo de la tecnología y proporciona soporte 24/7/365 para toda la solución.