Disminuir los niveles de inventario involucra una reducción significativa de los márgenes de seguridad necesarios para el nivel de servicio. Por lo tanto, comenzaremos por definir: ¿cuál es el nivel de servicio que deseamos alcanzar? para entonces determinar el nivel de seguridad necesario y si dicho monto superará lo factible; de esta forma, tendremos que calcularlo nuevamente estableciendo nuevos objetivos tomando como punto de partida que la disminución de los inventarios sin un objetivo bien definido podría representar una apuesta inequívoca en la medida que signifique una merma de los niveles de servicio esperados por la empresa.
El inventario de seguridad responde ante la demanda que excede sobre la cantidad proyectada para un periodo de tiempo, mientras incrementa la incertidumbre de la oferta o demanda, el nivel requerido de seguridad aumenta atenuando las fluctuaciones propias del mercado y favoreciéndose de las siguientes cinco consideraciones para alcanzar los objetivos que se delinean en la administración del inventario:
1. Seguridad por categorías:
Al desagregar el inventario identificamos que su permanencia en la empresa obedece a mitigar la estacionalidad, el periodo de tránsito y el ciclo de vida de los artículos siendo la primera etapa de introducción aquella con mayor necesidad de complemento; mientras se hace más clara la demanda del mercado por el nuevo producto, la incertidumbre se reducirá de la mano con las probabilidades de quiebres. Durante la segunda etapa de maduración y declive, los parámetros de programación de los niveles de inventario tendrán que ser más conservadores con la frecuencia y cantidad de reposición para no convertir el nivel de seguridad en excedente o en el cierre del ciclo de vida.
2. Elasticidad de la demanda:
La demanda no siempre es constante y puede estar expuesta a factores no controlables, lo cual la vuelven más incierta, un producto con demanda elástica deja de ser importante para el cliente y puede ser reemplazado al no contar con condiciones normales de mercado, en cambio la demanda inelástica de los artículos favorece al margen de error, ya que al ser de primera necesidad no se afectan ante las variaciones del mercado destacando por su bajo grado de complejidad en la proyección.
3. Puntos divergentes:
Las bases teóricas y matemáticas definen una serie de variables “complejas” que estadísticamente determinarán los niveles óptimos; asimismo, otras variables más cercanas a la realidad juegan un papel crítico puesto que hacen que los resultados finales esperados disminuyan el margen de error estadístico. Éstas variables conocidas como “agregadas” son el resultado de gestiones colaborativas y un trabajo estructurado entre el equipo logístico y comercial, las cuales se sirven de las cantidades resultantes del modelo determinístico empleado por la empresa, para obtenerlas se define la cantidad de elementos históricos, hay quienes consideran que el margen de error se dispersa cuando optamos por la mayor cantidad de datos, mientras una vertiente distinta, resalta la elección de los datos que más influyen sobre el periodo de análisis centrando los esfuerzos en los más significativos.
4. Pruebas unitarias:
La desviación del tiempo de reposición determinará la necesidad de establecer niveles de seguridad de la materia prima, insumos y repuestos, mientras que la inestabilidad en la demanda contribuirá al incremento de la cobertura de los productos terminados.
La matemática es simple y no acepta suposiciones, para agregar inventario de seguridad debemos identificar la peor incidencia tanto en las atenciones del proveedor o en las cantidades históricas de demanda y así determinar el riesgo que éste representa a partir del tiempo de reposición y el promedio histórico de demanda.
La estadística aplicada a la gestión de inventarios nos lleva a considerar la desviación estándar como un método apropiado para identificar la necesidad de incrementar inventario. A fin de validar ambas metodologías, consideraremos cuatro últimos datos históricos de atenciones del proveedor y la demanda por el artículo como se muestra a continuación. (Consulte PDF adjunto)
Mediante el análisis general de datos consideramos que la peor atención del proveedor fue de nueve días, tras un ofrecimiento de tiempo de reposición no mayor a seis, lo que implica el incremento de cobertura de inventario en tres días, es decir, que hay riesgo que el proveedor pueda volver a desabastecer. Es importante no suponer y trabajar con el peor escenario, este nivel no asegura que la próxima atención sea menor o mayor a nueve días pero acerca a los objetivos.
Para la demanda, iniciaremos identificando el dato máximo (1600) y restaremos la media (1410), esta metodología nos dice que para protegernos ante un nuevo incidente en la demanda debemos incrementar en 190 unidades los niveles de cobertura.
Los críticos más ácidos de esta metodología podrían afirmar que el análisis es empírico y con alta exposición al margen de error, mientras quienes están en operaciones la entienden como una medida significativa respecto al comportamiento de los artículos, para los primeros estimaremos los niveles de seguridad mediante la desviación estándar: (Consulte PDF adjunto)
De la segunda tabla obtenemos la variabilidad para el tiempo de reposición, al dividir la sumatoria de la desviación cuadrática respecto a la media, ésta al ser una evaluación muestra deberá ser dividida entre el número total de datos menos uno, (26.75/3) = 8.92; mientras que la desviación estándar se obtendrá de la raíz cuadrada de la variable (2.99), valor que explica la necesidad de inventario de seguridad en días a multiplicarse con la demanda promedio diaria para identificar nuestro nivel adicional en unidades.
Similar procedimiento se realizará para la demanda (tabla 3), la variabilidad de los últimos cuatro meses es de 30 mil 67 unidades, obteniéndose de éste la desviación estándar (173 unidades) como medida representativa para el incremento del inventario. (Consulte PDF adjunto)
5. Teorema y juicios de análisis
La necesidad por un nivel específico de inventario requiere de esfuerzos financieros y de almacenamiento apuntando a los artículos de mayor exposición al quiebre de inventario, entendiéndose esta medida como una herramienta preventiva y no correctiva ante escenarios de incertidumbre.
Los valores agregados (desviación estándar y demanda promedio) condicionan esquemas para establecer el inventario de seguridad cuantificándose
Muchas empresas coexisten con escenarios de financiamiento para los proveedores, asumiendo como propios los riesgos y las deficiencias en el intercambio de información que impactan en los tiempos de reposición, escondiendo también errores de las proyecciones de demanda.
(*) Consultor Logístico Senior, investigador, docente en materias Logísticas y Speaker en Expo Logística Panamá 2012, Logistic Summit & Expo México 2013 y Workshop Approlog – Universidad del Pacifico./ [email protected]
