11 pasos para alinear su red de distribución

Las redes de distribución están recibiendo el reconocimiento que merecen como impulsores del éxito en el mercado. Adaptar su red de distribución a cambios en la estrategia y crecimiento del negocio es una ruta para alcanzar ventajas competitivas. Pero elegir el mejor diseño de la red de distribución de la miríada de opciones es un desafío. 

Además, hacer un cambio a su red de distribución sin comprender el impacto en los costos y servicio podría originar costos de operación e inversiones de capital innecesarios a través de la cadena de suministros y/o potencialmente disminuir los niveles de servicio al cliente. ¿Cómo diseña su red de distribución para maximizar el servicio al cliente y la flexibilidad y minimizar los costos operacionales, inversión de capital y riesgo?  

Determinar el alcance del diseño en una estrategia de redes de distribución es crucial. Una razón es que la red de distribución debe realinearse con los cambios en el negocio. Por ejemplo, un cambio en su volumen de ventas, base de clientes, requerimientos, mercados geográficos, etc. puede requerir un cambio en su estrategia de red. 

También es importante delinear las restricciones bajo las cuales opera la red actualmente, para crear un diseño que proporcione resultados implementables. 

Si está experimentando problemas en el servicio al cliente, puede estar tratando de desplazar su costo versus su curva de servicio, o tal vez esté simplemente intentando reducir costos. Identificar estas metas al comienzo impulsará decisiones acerca de dónde se debe concentrar la estrategia de la red de distribución.

Para alinear su red de distribución con cambios en el negocio o planes de crecimiento a largo plazo y justificar la inversión de capital, se deben mostrar beneficios cuantificables.

Comprender la red actual es el paso más difícil y que quita más tiempo asociado a cualquier estrategia de redes de distribución. Cuando se hace adecuadamente, permite la toma informada de decisiones y proporciona confianza en la salida de las herramientas de modelamiento. 

Dependiendo del tipo de diseño de red que se esté llevando a cabo, se pueden requerir otros datos, tales como tasas y capacidades de líneas de producción, ubicaciones de las tiendas minoristas, información de flotas privadas, etc.

Una vez que se hayan recolectado los datos, se deben limpiar, verificar su precisión y dar formato para trabajar con las herramientas que se van a usar para modelar la red. Si bien es virtualmente imposible asegurar que cada dato recolectado sea 100% correcto, aquí hay algunos pasos para ayudarle a determinar si hay errores que salten a la vista y que puedan cambiar la recomendación de diseño.

Toda inconsistencia en los datos debe rectificarse con la fuente más cercana a los datos. Después que se haya verificado la precisión de los datos, se les debe dar formato de acuerdo con las especificaciones requeridas por las herramientas de diseño que usted usará. Cada herramienta tiene diferentes especificaciones. Dependiendo de las herramientas de modelamiento que esté usando y de sus requerimientos de diseño, tal vez no tenga que dar formato a los datos, o tal vez requiera varios días para dejar los datos listos para su ingreso.

 

Hay varias herramientas que pueden acortar el tiempo que tome desarrollar el diseño de la red, proporcionar una mayor comprensión de la situación de la red actual y de cómo los cambios afectarán a la red y proporcionar mejor información para la toma de decisiones. Las herramientas de diseño de red incluyen:

• Software de análisis de bases de datos y software de planillas electrónicas: usados para limpiar y verificar datos y para analizar alternativas en redes simples o en pequeños segmentos de grandes redes.

• Software de mapeo: ilustra los cambios en la estructura de la red sin basarse solamente en tablas y gráficos. 

• Paquetes de tarifación de transporte: usados para tarifar miles de envíos al mismo tiempo para diferentes modos de transporte. 

• Software de cálculo de distancias: proporciona cálculos de distancias entre direcciones, códigos postales o ciudades. 

• Software de optimización de cadena de suministros: hace un gran trabajo al proporcionar la mejor respuesta para fotografías específicas de una red, tomando en consideración las restricciones delineadas en los pasos 1 y 2 (minimizar costos, maximizar ingresos, mejorar el servicio al cliente, etc.). 

La tarea que ocupa más tiempo en el proceso de diseño de una red es la construcción de un modelo base que refleje con precisión la operación y capacidades actuales de la red de distribución. Un modelo base típicamente se construye con datos de los 12 meses anteriores de operaciones. Cuando esté listo, éste debería proporcionar resultados que calcen con los resultados históricos con un cierto nivel establecido de confianza.

Una vez que se haya finalizado el modelo base para los 12 meses anteriores, se debe correr al menos para el último año del horizonte de pronóstico y si es posible, para varios años intermedios. El propósito es mostrar el impacto del crecimiento en las operaciones y capacidades existentes. Esta es típicamente la primera opción que considerará, también conocida como el escenario “no hacer nada”.

Luego, es conveniente desarrollar un escenario de “base optimizada”. Esto le ayudará a comprender cómo su red de distribución operaría bajo condiciones perfectas con las restricciones actuales de capacidad: el inventario siempre está en el lugar apropiado en el momento oportuno, el transportista más barato siempre está disponible, no existen los tiempos no programados de detención en las líneas de producción o en los centros de distribución, la disponibilidad de mano de obra está siempre optimizada para la carga diaria, etc. 

Habrá muchos ahorros de costos operacionales en este escenario, pero recuerde que se trata de un escenario en un “mundo perfecto”; no todos los ahorros se pueden alcanzar en el mundo real. Pero este modelo es útil porque proporciona indicadores acerca de cómo se podrían mejorar los costos operacionales y de servicio de la red actual. Los resultados sirven como base para comparar potenciales reducciones de costo que se encuentran en otros escenarios de red.

Cuando se haya construido y verificado los modelos base, usted comenzará a modelar escenarios alternativos de red para comprender el impacto de cambios específicos en los costos operacionales, niveles de servicio y en los tiempos de tránsito. Los cambios y escenarios que usted evalúe dependerán de la situación única de su empresa.

Luego que se desarrolle y evalúe un conjunto de escenarios se debe seleccionar las principales 2-5 opciones para análisis adicional. Este análisis adicional puede incluir: determinación de la inversión de capital; requerimientos del costo de transición; justificación financiera y cualitativa; y recomendaciones de diseño para procesos futuros de cadenas de suministros.

El análisis de sensibilidad (o de punto de inflexión) se debe llevar a cabo en variables críticas para comprender el impacto en los costos y niveles de servicio de la red. Asegúrese de incluir el análisis de puntos de inflexión en las suposiciones hechas cuando no había datos disponibles. 

Es tanto un arte como una ciencia efectuar las suposiciones correctas y verificar los datos en el modelo en la parte inicial del proceso, luego aplicar correctamente los resultados del modelo en la parte final del proceso. Este diagrama ilustra el proceso general de modelamiento: (CONSULTE ESQUEMA ADJUNTO)

Paso 9: determine los requerimientos de inversión de capital 

Todo lo que se ha hecho hasta este punto involucra comprender cómo los cambios en la red afectan los costos operacionales, niveles de servicio y requerimientos de inventario. Pero probablemente se requiera alguna inversión de capital para realizar alguna reducción en costos operacionales. La siguiente información proporcionará la base para una estimación presupuestaria de capital y justificación financiera:

a) Requerimientos de capacidad y almacenamiento de cada instalación basados en las salidas de las herramientas de modelamiento.

b) Requerimientos de tamaño y equipos de instalación basados en esas capacidades.

c) Requerimientos de inventario para una nueva alineación de la red comparados con niveles existentes de inventario. Este paso se puede efectuar a alto nivel durante el diseño de la red, o se puede emprender una iniciativa separada para optimizar los niveles de inventario por SKU en cada instalación.

d) Costos asociados a la adquisición o expansión de una instalación y a la compra de equipos de manejo de materiales.

e) Costos de sistemas asociados con cambios en la red.

f) Los ingresos generados por la venta de una instalación también se deben incorporar a la justificación financiera de la implementación de la estrategia de una red de distribución. (CONSULTE ESQUEMA ADJUNTO)

Toda empresa tiene una metodología para la aprobación y asignación de fondos para proyectos de capital. En este punto, todas las entradas financieras debiesen estar listas para que se cree un modelo financiero de las principales estrategias de red que se han identificado. Este paso puede ser iterativo. Cambios a la estructura de la red pueden ser necesarios si los resultados financieros no cumplen con los niveles aceptables.

Puede que usted tenga que proporcionar más que una mera justificación financiera para su propuesta de cambios en la red. Puede haber implicaciones políticas asociadas con sus cambios, especialmente si una función de la instalación se cambia o si una instalación se cierra del todo. 

Puede que haya que evaluar el impacto cultural de cambios en la red. La capacidad de consolidar operaciones con otra división tal vez tenga que evaluarse. Durante la fase del escenario de desarrollo, estos asuntos se debiesen anotar y considerar junto con los resultados cuantitativos de sus escenarios, para determinar al comienzo del proceso si existe algún conflicto que no se pueda superar.

Una vez que esté completa la justificación de los escenarios, un único escenario o un par de escenarios pueden pasar a ocupar el primer lugar. Dos escenarios pueden ser muy similares. Si un escenario es el mejor bajo ciertas restricciones y otro es el mejor bajo un conjunto diferente de restricciones, puede ser prudente avanzar en el diseño e implementación con una recomendación dual y eliminar una durante una fase futura de la implementación.

Como parte de una recomendación, se debería desarrollar un plan de implementación y plazos para proporcionar estructura al proceso de implementación y comenzar a involucrar recursos de la empresa que no tomaron parte del proceso de diseño de red.