Consejos para el control de almacenes

El almacén es el lugar donde realmente se genera “la magia” del e-commerce. ¿De qué sirve un cliente emocionado por un pedido si no tenemos el control del producto y no se le puede enviar?

Así comenzó Victor Turcott, especialista en cadena de suministro y ex Warehouse Manager de GAIA Design, la charla que impartió durante THE LOGISTICS WORLD SUMMIT & EXPO 2024.

En el encuentro Dinámicas de almacén, donde empieza el éxito del comercio electrónico, el especialista resaltó que la promesa de velocidad en las entregas de la última milla es cada vez más relevante e incluso un factor decisivo para las compras.

“Las promesas de entrega dependen en su gran mayoría del almacén. Si no contamos con operaciones rápidas, controladas y en buen estado en ese espacio, no podemos tener repartos exitoso”, explicó.

Remarcó que es fundamental determinar el número de almacenes que se requieren para las operaciones de e-commerce de la empresa, así como los tamaños.

“Debemos determinar el perfil del pedido. ¿Qué vendemos? ¿Piezas, sets, palets, toneladas? ¿Cuántos pedidos tienes dos productos y cuántos otros 100? Esa combinación de factores debe determinar cómo va a funcionar el almacén. Cómo vamos a surtir”, planteó.

Y es que al momento de distribuir los productos en un almacén todo cuenta.

¿Construir o no un almacén?

De entrada, el experto señaló la importancia de evaluar si la empresa debe construir un almacén o recurrir a terceros.

“A lo mejor nuestra empresa sí puede construir un almacén, pero si no igual conviene más tercerizar. Esto es un tema de costos. A lo mejor resulta ideal dejar que el proveedor almacene porque yo sólo vendo, tengo un marketplace, pero no el producto físicamente”, apuntó.

Y luego debe analizarse el uso del espacio: ¿dónde poner los racks y la mercancía?

“Ahora con el e- commerce de repente tenemos productos separados y queremos vender sets, no puedo mandar separados, los tenemos que armar. Entonces hay un paso intermedio antes de la salida y tenemos que establecer esa área de productos especiales o etiquetado especial”, detalló.

Insistió en diferenciar claramente las zonas: de recibo, de almacenaje, de surtido, para procesos especiales y determinar qué se almacenará en piso, así como aquellos productos que deben estar a la mano por su alta demanda.

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¿Por qué determinar asignaciones específicas?

También destacó la importancia de las asignaciones específicas y de que la planeación del funcionamiento del almacén identifique muy bien las tareas a realizar por parte del personal.

“No les vamos asignar el mismo rol a una persona que acaba de entrar que a alguien que tienes tres años en la empresa o alguien que es un experto. Todo se tiene que administrar y definir cuántas decisiones debe tomar un operativo en el almacén. Desde mi punto de vista, ninguna. Un operativo tiene tareas que seguir, actividades muy específicas”, añadió.

Dijo que cuando a un operativo lo pones a decidir muy probablemente se va a equivocar y el fallo es doble porque ellos no tienen la tarea de diseñar.

“Hay responsables que tienen la asignación de diseñar el almacén y las funciones a realizar de manera que todas estén encadenadas y sean seguras para que no haya riesgo de error”, agregó.

Añadió que hay una regla de productividad que señala que “mientras menos toques menos daño tendrá el producto al momento de surtir”.

El diseño de procesos, la disposición de los productos en los anaqueles y pasillos, la capacidad instalada, minimizar errores y la flexibilidad de generar ágilmente subprocesos nuevos pueden asegurar el éxito de la empresa.

Dichos elementos deben, además, alinearse con los objetivos del S&OP y el costo de la operación.

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Operaciones más flexibles en los almacenes

Señaló que la pandemia enseñó a las empresas que las operaciones en los almacenes deben estar preparadas para ser flexibles.

“La logística cuesta sí o sí; la logística siempre cuesta, no es gratis. Tener un producto aquí para ponerlo mañana en Mérida o en Tijuana cuesta. Pero todo se trata de costo beneficio. El diseño tiene que estar en función de no perder la rentabilidad del producto”, afirmó.

Sin embargo, no se puede descuidar a otro aspecto vital para el funcionamiento de los almacenes: los colaboradores.

“La gente tira proyectos si no está contigo, si no les mueves fibras sensibles, incluso se pone en contra tuya si no eres firme en tus procesos o no informas apropiadamente hasta dónde llegan las responsabilidades de cada elemento. Es gente que conoce la operación y que te va a iluminar sobre los puntos de dolor”, aclaró.

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Pese al aumento en la automatización de almacenes, el personal involucrado es fundamental para el correcto funcionamiento del lugar y hacer ajuste tomando en cuenta sus impresiones permite ajustes más rápidos y baratos.