Compras y transformación digital, ¿cómo lograr un correcto proceso integrador?

El proceso de transformación digital se ha convertido en una prioridad para toda organización que busque mantener un estándar de competitividad acorde con la realidad de un mercado, en continua interconexión e integración.

Pero pensar, desear o anhelar que el mismo se lleve a cabo de manera expedita y sin contratiempos, es una idealización comprensible, más no real.

¿La razón? La digitalización parte por tener una gestión procesal bien conceptualizada y en ejecución diáfana.

No es un esquema de solo contar con el voluntarismo de los colaboradores, la dirección de la empresa o el visto bueno de los accionistas para experimentar, adecuar e implementar.

Requiere de la madurez de los procesos y su control, para pasar de un estado sistémico, internalizado en la cultura de la organización, a una ejecución a través de herramientas digitales.

Es posible que, al realizar el arqueo de las mismas, podamos saber si en verdad tenemos bastantes, además de metodologías y protocolos de aplicación.

Pero la disrupción en los negocios llegó para quedarse y la aplicación de lo que hasta ahora habíamos estado empleando puede no ser la ideal, o incluso que las herramientas no resulten tan eficaces.

Por ello, es necesaria una revisión o actualización. Pero poco aportaría esta acción si desconocemos el estatus de nuestros procesos de compra.

Acorde con esta recomendación, vamos a plasmar una hoja de ruta de verificación – ajuste que nos brindaría la excelente oportunidad desarrollar nuestro camino hacia la digitalización del proceso de procurement.

1. Establecer el estado procesal actual

Para poder conocer por dónde iniciar la digitalización tenemos que determinar cómo fluye nuestro proceso.

Es necesario para ello apoyarse en metodologías ágiles y colaborativas, como el Business Process Management (BPM), y así determinar nuestro estadio actual.

El BPM permite coordinar desde el comportamiento de los asociados hasta la gestión de los sistemas de información.

Su empleo también permite generar modelos y analizar implicaciones en cada una de las actividades que integran al proceso. De igual forma permite establecer cuáles podrían ser las mejoras u optimizaciones que se pueden poner en práctica.

Entonces, al analizar a través del diagrama del proceso (flowchart) se obtiene una visualización completa.

El diagrama de flujo nos otorga la concreción de plasmar cómo fluye el proceso, según las actividades involucradas, cómo al redimensionarlas pudiesen optimizarse o desmejorarse, cómo sería el flujo de tareas administrativas, los enlaces de información y el relacionamiento, bidireccional, con la operación.

Esto permite despejar interrogantes en un ambiente de colaboración, visualizar prospectivamente qué podría ocurrir si seguimos tal o cual camino.

Al propio tiempo, se puede establecer la base para la parametrización que precede a la digitalización del proceso.

2. Generar el flujo de trabajo para iniciar, ajustar e implementar el proceso de digitalización

Este segundo paso es determinante para potenciar la aplicación tecnológica que necesitamos.

A través de la asignación de funciones, tareas y diseño de registros, dentro de los tiempos y objetivos particulares de cumplimiento, nos permite tener un camino seguro, y sobre todo de conocimiento común.

La coordinación de cómo ejecutar este paso es una responsabilidad mayor de los profesionales al frente del proceso de compras, en sintonía con sus socios de interés: finanzas, operaciones, proveedores y usuarios.

La particularidad de la gestión de procura, sus esquemas de negociación, el cómo mide el desempeño de los proveedores, cómo es el grado de utilización de los elementos adquiridos o cómo son las sinuosidades de las contrataciones de servicios, son ampliamente conocidas por quienes integran este proceso.

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Dicho paso no es exclusivamente tecnológico, es primordialmente procesal, y por ende el conocimiento experto, es insumo clave para obtener el mejor provecho para la futura digitalización.

3. La implementación del proceso de digitalización

Una vez completados los pasos procesales, ajustados los elementos de instrucción y actualizadas las actividades, flujo documental y gestión de las pautas sistémicas para accionar las herramientas digitales, es necesario empezar recopilar resultados.

Este apartado, que representa implementar el plan de trabajo, debe ser cuidadosamente retroalimentado.

Para ello es necesario que los indicadores clave de desempeño, que reflejaran todos los elementos medulares del proceso de compra, se encuentren actualizados y dentro del sistema de tecnología escogido para su registro y cálculo.

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La analítica de datos, correctamente aplicada, permitirá las primeras planificaciones de adquisición por proveedor, por categoría, con visual de su impacto dentro de la estructura de costos de la empresa.

Como podemos ver, el reto es multitareas y demandante, pero la realidad de los tiempos disruptivos, nos imponen dicha adecuación.

El siguiente paso aún es incipiente, pero muy claro, es la utilización de la inteligencia artificial, los grandes bancos de datos y la automatización de procesos, como elementos de aporte (Input) hacía la gestión digital de las compras.

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