Así beneficia la factura electrónica a la cadena de suministro

Desde el primer día del 2013, todos los contribuyentes que facturan más de cuatro millones de pesos anuales están obligados por el Servicio de Administración Tributaria (SAT) a entregar la nueva factura electrónica.

Este grupo de contribuyentes está formado, principalmente, por las grandes empresas mexicanas, las cuales son las que a su vez tienen mayores cadenas de suministro y distribución. Sin embargo, la Factura Electrónica más que ser una obligación puede ser vista como una oportunidad para mejorar la eficiencia en los procesos logísticos.

En concreto los beneficios del esquema de Facturación Electrónica para la cadena de distribución son la mayor eficiencia en los procesos logísticos, conciliaciones más certeras, un importante ahorro en papel, mejor relación con el cliente y la automatización de procesos.

Al final, todos estos beneficios se traducen en ahorros económicos a mediano y largo plazo, además de una ventaja competitiva en una industria que constantemente se renueva y en la que actualmente existen muchos competidores.

Además de incumplir con la ley, aquellas empresas que no implementen el esquema de factura electrónica también podrían llegar a enfrentar ciertas dificultades comerciales.

Esto debido a que las grandes cadenas comerciales ya exigen que sus proveedores les entreguen facturas electrónicas únicamente. Si bien hay industrias específicas con pocos o ningún competidor, en la mayoría de los sectores existe un sinfín de competidores que pueden ofrecer un producto muy similar, por lo que sería un grave error perder a un socio comercial por cuestiones fiscales.

Al mismo tiempo, la obligatoriedad de la Factura Electrónica también implica que las empresas deben de adaptar sus sistemas de acuerdo a los requerimientos de la autoridad, sean fiscales o técnicos.

Hasta la fecha la autoridad publica sus cambios con anticipación, por lo quelas empresas pueden estar bien informadas de los cambios que publica la autoridad en su página del SAT. Aunado a lo anterior, GS1 México ha desarrollado seminarios acorde a las necesidades de las empresas en el tema de Factura Electrónica.

De manera regular, la autoridad publica las estadísticas de la penetración de este esquema en México. A la fecha y según la última información disponible en el portal, de enero de 2005 a diciembre de 2012, 222 mil 603 contribuyentes migraron al esquema de Comprobantes Fiscales Digitales (CFD) y se emitieron 5 mil 329 millones 650 mil 301 CFDs en el país.

Mientras que de enero de 2011 a diciembre de 2012, 545,809 contribuyentes migraron al esquema de Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI) y se emitieron  567 millones 746 mil 714 comprobantes de este tipo. No importa realmente qué tipo de comprobante se utilice, puesto que ambos siguen siendo válidos y forman parte del esquema de Factura Electrónica, la diferencia está en que actualmente al CFD ya no puede migrar ninguna empresa nueva.

Por otro lado, en la actualidad la industria logística se enfrenta al constante reto de hacerse más eficiente en toda la cadena. En especial, debido a que muchas compañías manejan, paralelamente, tiendas físicas y online lo que las obliga a tener costos realmente efectivos en los procesos de almacenaje, transporte, retorno y manipulado de mercancías.

Asimismo, las preferencias del consumidor cambian constantemente, por lo que el servicio al cliente debe ser excelente. Esto abre aún más la necesidad de eficientar todos los procesos, lo cual empieza desde la facturación.

Para este propósito, aunado a la Factura Electrónica, existe el Proceso de Post-facturación. Este proceso se da cuando el fabricante envía la mercancía con un comprobante simplificado, que cumple con todos los requerimientos del SAT.

Posteriormente el receptor, al recibir la mercancía puede registrar que es lo que realmente está recibiendo y aceptando – descontando el producto dañado o erróneo que pudiera haber – y enviar un mensaje hacia el fabricante solicitando la Factura Electrónica con la cantidad aceptada de mercancía.

Con este proceso, se reducen el número de aclaraciones entre fabricante y retailer, así como la cantidad de carteras vencidas, además de que se facilita la investigación de porque había productos dañados que evitaron que se entregara todo el lote completo.  Este esquema está en regla con la legislación vigente del SAT, sin embargo no se ha logrado masificar puesto que a veces el modelo es muy complejo y ya que la legislación actual al respecto cambio en 2011.

Debido a la falta de conocimiento y a lo complejo que a veces resulta el proceso, GS1 México, está haciendo proyectos piloto de Post-facturación para conseguir un modelo más básico y universal que ayude a su masificación. Es un hecho que ya existen varias grandes empresas interesadas en el esquema, mismas que están participando en los pilotos.

En una industria que se encuentra en constante cambio y en donde las preferencias del consumidor pueden cambiar repentinamente, es sumamente importante destacarse y lograr hacer más con menos. La eficiencia en la utilización de los recursos puede ser la gran diferencia al final de cada mes y en última instancia lo que defina el éxito de la empresa.

En la asociación estamos seguros que gran parte del éxito que las empresas con cadenas de distribución complejas tengan se deberá en gran medida a lo eficientes que puedan llegar a ser en todos sus procesos tanto administrativos como operativos. No hay duda, de que el proceso de facturación es de vital importancia para una empresa, y lo mismo puede ser una herramienta de eficiencia como un proceso burocrático y largo que retrase los demás procesos.

Por ende, invitamos a todos los empresarios a hacer un análisis detallado de la mano de GS1, de cómo podrían eficientar su cadena de distribución con alguna solución de factura electrónica de los diferentes proveedores certificados.

Por: Alejandra Montes de Oca. Especialista en Estándares de GS1 México.

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